Projektleiter Teilnehmermanagement (m/w/d)

event it AG; Hannover; Hybrid; EUR 52,000 - 78,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub

Gleitzeitregelung

Homeoffice möglich

Betriebliche Altersvorsorge

Corporate Benefits

Job summary

event it AG sucht eine/n Projektleiter/in (m/w/d) für das 15-köpfige Teilnehmermanagement-Team. Sie steuern eigenständig Projekte von der Anfrage bis zur Nachbereitung, beraten Kunden zu Anforderungen und entwickeln digitale Anmelde- und Registrierungsprozesse.

Sie koordinieren Einladungen, Mailings, Check-ins und Onsite-Prozesse, sichern Datenqualität und übernehmen die Verantwortung auch bei nationalen und internationalen Einsätzen. Mit Reisetätigkeit und flexiblem Arbeitsmodell.

Qualifications

• 2–3 Jahre Berufserfahrung im Teilnehmermanagement, Eventmanagement oder vergleichbaren Bereich.

Responsibilities

• Eigenständige Planung, Steuerung und Umsetzung von Teilnehmermanagement-Projekten.
• Direkte Ansprechpartnerin/Ansprechpartner für Kunden und Beratung zu Anforderungen.
• Konzeption und Betreuung digitaler Anmelde- und Registrierungsprozesse.
• Koordination Einladungen, Mailings und Qualität der Teilnehmerdaten.
• Planung von Akkreditierungs-, Check-in- und Onsite-Prozessen.
• Teilnehmerlogistik inklusive Hotels, Shuttles und Transfers.
• Erstellung Timings/Projektpläne und Koordination interner/externer Teams.
• Testen von Prozessen und Weiterentwicklung der Abläufe.
• Interdisziplinäre Einsätze vor Ort, auch international.

Skills

Kundenberatung

Projektmanagement

Teamkoordination

Excelkenntnisse

Deutschkenntnisse

Job description

Wer ist Dein neuer Arbeitgeber?

Wir sind mehr als 80 Persönlichkeiten. Jede anders, jede professionell, jede ambitioniert. Unser gemeinsames Ziel ist es, einzigartige Events zu gestalten. Dabei wissen wir genau: Nur mit Teamgeist können wir das auch erreichen. Für ein erfolgreiches Projektmanagement nimmt jeder Einzelne seine ganz besondere Aufgabe im Team wahr.

Du möchtest Veranstaltungen nicht nur begleiten, sondern Projekte eigenständig steuern?

Für unser 15-köpfiges Teilnehmermanagement-Team suchen wir einen Projektleiter (m/w/d), der Verantwortung übernimmt, Kunden berät und gemeinsam mit seinem Projektteam digitale und operative Teilnehmerprozesse von Anfang bis Ende umsetzt.

Unsere Projekte reichen von Veranstaltungen mit 20 Gästen bis zu internationalen Events mit bis zu 80.000 Teilnehmern.

Was ist Deine Aufgabe in unserem Team?

Du übernimmst die eigenständige Planung, Steuerung und Umsetzung unserer Teilnehmermanagement-Projekte – von der ersten Kundenanfrage bis zur erfolgreichen Nachbereitung.

Dabei bist Du direkte Ansprechperson für unsere Kunden, berätst sie zu ihren Anforderungen und entwickelst gemeinsam mit Deinem Projektteam passende Lösungen.

Du konzipierst und betreust digitale Anmelde- und Registrierungsprozesse, koordinierst Einladungen und Mailings und stellst die Qualität unserer Teilnehmerdaten sicher.

Du planst und organisierst Akkreditierungs-, Check-in- und Onsite-Prozesse und sorgst dafür, dass vor Ort alles reibungslos funktioniert.

Auch die Teilnehmerlogistik gehört zu Deinen Aufgaben: Du koordinierst Hotels, Zimmerkontingente, Shuttles und Transfers.

Du erstellst Timings und Projektpläne, koordinierst interne Teams sowie externe Dienstleister und behältst dabei Termine, Abläufe und Qualität im Blick.

Du testest unsere digitalen Prozesse, erkennst Optimierungspotenziale und entwickelst gemeinsam mit Deinem Team unsere Abläufe kontinuierlich weiter.

Bei Veranstaltungen im In- und Ausland bist Du auch vor Ort im Einsatz und übernimmst die operative Verantwortung für Deine Projekte.

Was solltest Du bitte schon mitbringen?

Du bringst idealerweise 2–3 Jahre Berufserfahrung im Teilnehmermanagement, Eventmanagement oder einem vergleichbaren Bereich mit und hast bereits eigenständig Projekte betreut.

Du hast Freude am direkten Kundenkontakt, kannst Dich gut auf unterschiedliche Menschen einstellen und behältst auch bei anspruchsvollen Anforderungen einen kühlen Kopf.

Du arbeitest strukturiert, selbstständig und lösungsorientiert und übernimmst gerne Verantwortung für Deine Projekte.

Du verfügst über gute Excel-Kenntnisse und hast ein gutes Verständnis für digitale Prozesse und webbasierte Anwendungen.

Idealerweise hast Du bereits Erfahrungen in der Teilnehmerlogistik, beispielsweise mit Hotels, Zimmerkontingenten, Shuttles oder Transfers, gesammelt.

Du kommunizierst sicher auf Deutsch und verfügst über gute Englischkenntnisse.

Teamgeist, Zuverlässigkeit, Flexibilität und Eigeninitiative sind für Dich selbstverständlich.

Du hast Lust, unsere Veranstaltungen auch vor Ort zu begleiten, und bringst die Bereitschaft zu nationalen und internationalen Dienstreisen mit.

Du bist im Besitz eines Führerscheins der Klasse B.

Programmierkenntnisse brauchst Du bei uns nicht. Viel wichtiger ist uns, dass Du Spaß an digitalen Lösungen hast, technische Zusammenhänge verstehst und Kundenanforderungen in passende Prozesse übersetzen kannst.

Was bieten wir dir?

Bei uns stehen Leidenschaft und Spaß an der Arbeit im Mittelpunkt, denn wir wissen, dass Erfolg von Begeisterung kommt. Nur wenn unser Team brennt, können wir auch unsere Kunden mitreißen.

Vertrauen und Eigenverantwortung sind für uns keine leeren Worte. Du bekommst bei uns den Freiraum, Deine Projekte selbstständig zu steuern, Entscheidungen zu treffen und eigene Ideen einzubringen.

Dich erwarten abwechslungsreiche Projekte – von kleinen, individuellen Veranstaltungen bis hin zu internationalen Großevents mit bis zu 80.000 Teilnehmenden.

Du wirst Teil eines erfahrenen 15-köpfigen Teams, das sich gegenseitig unterstützt und gemeinsam an Lösungen arbeitet.

Mit unserer Gleitzeitregelung und flexiblen Arbeitszeiten kannst Du Deinen Arbeitsalltag mitgestalten.

Ob an unseren Standorten in Hannover oder München oder vollständig remote – je nach Wohnort und Projekt bieten wir Dir unterschiedliche Möglichkeiten der Zusammenarbeit. Bei hybrider Tätigkeit kombinieren wir Homeoffice in der Regel mit ein bis zwei Bürotagen pro Woche.

Du erhältst 30 Tage Urlaub und profitierst von unserer betrieblichen Altersvorsorge sowie attraktiven Corporate Benefits.

Mit Hansefit, Urban Sports Club und JobRad unterstützen wir Dich dabei, auch außerhalb der Arbeit aktiv zu bleiben.

Eine strukturierte Einarbeitung, kurze Entscheidungswege und Raum für Deine persönliche Weiterentwicklung sind für uns selbstverständlich.

Team- und Agenturveranstaltungen sind bei uns fest im Jahresplan verankert. Denn gemeinsame Erlebnisse stärken den Teamgeist und fördern den Zusammenhalt.

Und weil unsere Projekte nicht nur in Deutschland stattfinden: Du kannst Dich auf internationale Einsätze freuen. Rechne dabei mit etwa 40–50 Reisetagen im Jahr – von einzelnen Veranstaltungstagen bis hin zu mehrwöchigen Projekten im Ausland.