Projektassistenz in Stuttgart (m/w/d)

emagine; Stuttgart; Vor Ort; EUR 32.000 - 42.000; Vollzeit

Zusammenfassung

emagine sucht zur Verstärkung eine Projektassistenz im Bereich Bauen und Projekte in Stuttgart. Sie arbeiten eng mit der Projektleitung vor Ort zusammen und unterstützen bei administrativen Tätigkeiten.

Sie fungieren als Schnittstelle für Projektbeteiligte, bereiten Informationen auf und dokumentieren Ergebnisse. Der Einsatz erfolgt mit Tools wie RDB, JIRA und SharePoint zur Zusammenarbeit und Datenpflege, inklusive Meeting- und Workshop-Vorbereitung.

Qualifikationen

• Abgeschlossenes Studium im Bereich Projektmanagement oder vergleichbare Ausbildung/Erfahrung.
• Kenntnisse in Assistenzfunktionen, ideal im Projektmanagement.
• Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise.
• Gute Office-Kenntnisse, Grundkenntnisse in SharePoint und DMS wünschenswert.
• Hohe Einsatzbereitschaft, Kommunikationsstärke und Eigeninitiative.

Aufgaben

• Sie arbeiten eng mit der Projektleitung zusammen und unterstützen diese vor Ort aktiv bei administrativen Tätigkeiten.
• Sie fungieren als erste Anlaufstelle für organisatorische und inhaltliche Fragestellungen.
• Sie bereiten relevante Informationen auf und wirken an projektbezogenen Fragestellungen mit.
• Sie koordinieren Ein- und Austritte im Projekt und pflegen Daten sowie Zugänge.
• Sie nutzen Tools wie RDB, JIRA und SharePoint zur Zusammenarbeit, Dokumentation und Organisation.
• Sie organisieren Meetings, bereiten Inhalte vor und dokumentieren Ergebnisse.
• Sie unterstützen standortbezogene Themen in Zusammenarbeit mit dem Facility-Team.

Kenntnisse

Assistenzfunktionen

Projektmanagement

Organisation

MS Office

Teamkoordination

Kommunikation

Ausbildung

Hochschulabschluss im Projektmanagement

vergleichbarer Studiengang

kaufmännische/technische Ausbildung

Tools

SharePoint

DMS

JIRA

Jobbeschreibung

Wir bei emagine suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Projektassistenz für den Bereich Bauen und Projekte. Unser Kunde ist einer der großen deutschen Übertragungsnetzbetreiber, der das Höchstspannungsnetz in einer zentralen Region Deutschlands betreibt und die sichere Stromversorgung von mehreren Millionen Menschen verantwortet. Mit tausenden Mitarbeitenden zählt das Unternehmen zu den wichtigsten Akteuren der Energiewende. Der Bereich Bauen und Projekte trägt dort die Kosten- und Umsetzungsverantwortung für Netzbau- und Immobilienprojekte, inklusive projektübergreifendem Wissen zu Qualitätsmanagement, Daten- und Informationsmanagement sowie HSE- und Umweltfachwissen. Wegweisende Großprojekte tragen maßgeblich zum Unternehmenserfolg und zum Gelingen der Energiewende bei.

Ihre Aufgaben

• Sie arbeiten eng mit der Projektleitung zusammen und unterstützen diese vor Ort aktiv bei administrativen Tätigkeiten
• Sie sind eine zuverlässige Schnittstelle für Projektbeteiligte und fungieren als erste Anlaufstelle für organisatorische und inhaltliche Fragestellungen
• Sie unterstützen bei inhaltlichen Aufgaben, bereiten relevante Informationen auf und wirken an der Bearbeitung projektbezogener Fragestellungen mit
• Sie koordinieren und begleiten die Ein- und Austritte im Projekt und stellen einen reibungslosen Ablauf sowie die Pflege relevanter Daten und Zugänge sicher
• Sie nutzen je nach Bedarf Tools wie RDB, JIRA und SharePoint zur Unterstützung der Zusammenarbeit, Dokumentation und Organisation im Projekt
• Sie organisieren Meetingformate, bereiten Inhalte und Unterlagen vor und sorgen für eine strukturierte Nachbereitung inklusive Dokumentation der Ergebnisse
• Sie unterstützen bei allen standortbezogenen Themen, arbeiten eng mit dem Facility-Team zusammen und sorgen für die professionelle Vor- und Nachbereitung von Workshop- und Besprechungsräumen

Was Sie mitbringen

• Ein abgeschlossenes Studium mit der Fachrichtung Projektmanagement, einen vergleichbaren Studiengang oder eine kaufmännische beziehungsweise technische Berufsausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung
• Tätigkeitsrelevante Kenntnisse in Assistenzfunktionen, idealerweise im Projektmanagement
• Eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
• Fundierte Kenntnisse der gängigen Office-Anwendungen M365, Grundkenntnisse in SharePoint und DMS sind wünschenswert
• Eine hohe Einsatzbereitschaft, Hartnäckigkeit, Kommunikationsgeschick sowie Eigeninitiative und Geduld