Professional Back Office Specialist (80-100%, Hybrid) - ID260923

Adfinis AG; München; Hybrid; EUR 42.000 - 56.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitszeiten

Home-Office nach Absprache

Deutschlandticket

Mobilfunkpauschale

Soft-Skills-Trainings/Weiterbildungen

Zusammenfassung

Adfinis AG sucht eine/n Professional Back Office Specialist zur Unterstützung des deutschen Teams in München. Sie übernehmen das administrative Tagesgeschäft einschließlich Finanz- und Personaladministration, koordinieren Termine, bereiten Berichte vor und arbeiten eng mit Sales/Delivery zusammen.

Sie bringen 2–5 Jahre relevante Erfahrung, solides HRM- und Finanzwissen sowie Deutsch- und Englischkenntnisse auf C1-Niveau mit.

Qualifikationen

• 2–5 Jahre Erfahrung im administrativen bzw. kaufmännischen Umfeld.
• Gutes Anwendungswissen in Personaladministration (HRM-Prozesse, Sozialversicherungen, Gehaltsabrechnung) und Finanzadministration (Rechnungsstellung, Mahnwesen, Zahlungsverkehr, Berichterstellung).
• Deutsch- und Englischkenntnisse auf C1-Niveau

Aufgaben

• Allgemeine Bürotätigkeiten planen und organisieren, Korrespondenz bearbeiten und Dokumente verwalten.
• Finanzadministration: Debitoren- und Kreditorenrechnungen prüfen, Spesen/KK-Abrechnungen validieren, Finanzberichte erstellen.
• Personaladministration: Personaldaten pflegen, HR-Anfragen bearbeiten, Zeiterfassung verwalten, Abwesenheiten verwalten.
• HR-Daten sammeln, auswerten und analysieren; Prozesse sicherstellen und dokumentieren.

Kenntnisse

Administrative Erfahrung

HRM-Prozesse

Finanzprozesse

Englischkenntnisse

Jobbeschreibung

Adfinis ist ein international tätiges IT-Dienstleistungsunternehmen mit Hauptsitz in der Schweiz, das derzeit weltweit rund 150 Mitarbeitende beschäftigt. Als Open-Source-Spezialisten treiben wir seit über 25 Jahren die digitale Transformation durch offene Standards und Technologien voran und gestalten eine Welt innovativer, nachhaltiger und resilienter IT-Lösungen, die auf zuverlässiger Open-Source-Technologie basieren.

Unser deutsches Team, bestehend momentan 5 Personen, arbeitet eng mit Kunden zusammen, um sie auf ihrem organisatorischen und technischen Weg in die Cloud-Native-Welt zu unterstützen. Wir konzipieren, bauen und betreiben kritische IT-Infrastrukturen unter Verwendung moderner Cloud-Native-Technologien.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine/n Professional Back Office Specialist. In dieser Rolle übernimmst du das administrative und organisatorische Tagesgeschäft inklusive Finanz- und Personaladministration.

Aufgaben

Deine Aufgaben

Allgemeine Bürotätigkeiten

• Dokumente und Vorlagen bearbeiten, ablegen und verteilen
• Termine, Events und Reisetätigkeiten planen und organisieren
• eingehende und ausgehende Korrespondenz bearbeiten
• komplexe Themen umfassend dokumentieren
• Büromaterial beschaffen und verwalten

Finanzadministration

• Debitorenrechnungen in Zusammenarbeit mit Sales und Delivery erstellen, überprüfen, und bei Verzug einfordern
• eingehende Kreditorenrechnungen prüfen und bearbeiten
• interne Spesen und Kreditkartenabrechnungen validieren
• Finanzberichte erstellen (z.B. Verrechenbarkeit, Kostenstellen)

Personaladministration

• Personaldaten aktualisieren, mutieren und validieren
• Personalvorschriften anwenden und bei Bedarf anpassen
• Personaleintritte und -austritte administrativ begleiten
• Zeiterfassung und Abwesenheiten (Urlaub, Krankheitstage, etc.) handhaben
• HR-Daten sammeln, auswerten und analysieren
• HR-Anfragen (z.B. Anstellungsbedingungen, Personalprozesse) bearbeiten

Qualifikation

Deine Expertise

• administrative Arbeitsabläufe gemäss Vorgaben umsetzen
• Finanzprozesse ausführen und kontrollieren
• Qualitätsstandards und Compliance-Vorgaben sicherstellen

Dein Profil

• 2 bis 5 Jahre Erfahrung im administrativen bzw. kaufmännischen Umfeld
• gutes Anwendungswissen in Personaladministration (HRM-Prozesse, Sozialversicherungen, Gehaltsabrechnung) und Finanzadministration (Rechnungsstellung inkl. Mahnwesen, Zahlungsverkehr, Berichterstellung)
• Deutsch- und Englisch-Kenntnisse auf C1-Niveau

Deine Soft-Skills

• Informationen klar vermitteln und aufmerksam zuhören
• im Team mitarbeiten und andere aktiv unterstützen
• zuverlässig arbeiten und Verantwortung übernehmen
• Themen selbstständig anpacken und Ideen beitragen
• Ziele und Arbeitsabläufe festlegen und Fortschritte überwachen
• an Veränderungen anpassen und mit Unklarheiten umgehen
• Aufgaben koordinieren und Informationen verteilen

Benefits

Unser Profil

• Wir bieten faire und transparente Löhne, die wir regelmäßig und proaktiv anpassen.
• Flexible Arbeitszeiten sind für uns ebenso selbstverständlich wie regelmäßiges Home-Office nach Absprache. Um dich beim mobilen Arbeiten zu unterstützen, erhältst du von uns zudem ein Deutschlandticket und eine Mobilfunkpauschale.
• Wir sind bodenständig, setzen auf solide Prozesse und treffen schnelle Entscheidungen.
• Wir unterstützen dich durch Soft-Skills-Trainings oder fachliche Weiterbildungen bei deiner professionellen Entwicklung.
• Du hast die Chance den Aufbau unseres deutschen Teams zu prägen und zu begleiten

Klingt spannend?

Felix Kronlage-Dammers, Country Manager, freut sich auf deine Bewerbung.