Persönliche Assistenz / Office Manager in moderner Kanzlei (m/w/d)

Recooty; Berlin; In loco; EUR 28.000 - 36.000; Part-time

Vantaggi offerti da questo lavoro

Flexible Arbeitszeiten

Descrizione del lavoro

Recooty sucht eine zuverlässige, kommunikative und digital affine Persönlichkeit zur Unterstützung des Kanzleialltags und der persönlichen Assistenz. Zu deinen Aufgaben zählen Postbearbeitung, Mandantenkommunikation, Terminorganisation und digitale Ablage; du arbeitest vorausschauend und eigenständig.

Du bringst mindestens 3 Jahre Erfahrung, hervorragende Deutschkenntnisse und eine strukturierte Arbeitsweise mit.

Competenze

• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im Sekretariat/Office Management/Assistenz.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Organisationsstärke und eigenständiges Arbeiten.
• Zuverlässigkeit und Diskretion.

Mansioni

• Posteingang öffnen, digitalisieren und zuordnen.
• Mandanten per E-Mail und telefonisch betreuen.
• Termine koordinieren und Kalender verwalten.
• Offene Aufgaben nachhalten und Prioritäten setzen.
• Digitale Ablage strukturieren und Daten pflegen.
• Mit Mitarbeitern abstimmen und kommunizieren.

Descrizione del lavoro

Teilzeit | ca. 80 % Remote | 1 Tag pro Woche im Büro in Berlin

Du bist organisiert, denkst voraus und behältst auch dann den Überblick, wenn mehrere Dinge gleichzeitig passieren?

Dann könnte diese Position sehr gut zu dir passen.

Für unsere moderne Steuerkanzlei suchen wir eine zuverlässige, kommunikative und digital affine Persönlichkeit, die unser Team im Kanzleialltag unterstützt und gleichzeitig Aufgaben im Bereich der persönlichen Assistenz übernimmt.

Uns ist wichtig, dass du nicht einfach nur Aufgaben abarbeitest. Du solltest mitdenken, Prioritäten erkennen und Dinge möglichst selbstständig voranbringen.

Deine Aufgaben im Kanzleialltag

• Öffnen, Digitalisieren und Zuordnen der eingehenden Post
• Kommunikation mit Mandanten per E-Mail
• Telefonische Kommunikation mit Mandanten und externen Ansprechpartnern
• Erinnern von Mandanten an fehlende Unterlagen oder Rückmeldungen
• Organisation und Koordination von Terminen
• Pflege und Verwaltung von Kalendern
• Abstimmung und Kommunikation mit Mitarbeitern
• Nachhalten von offenen Aufgaben
• Strukturierte digitale Ablage und Datenpflege
• Arbeiten mit verschiedenen digitalen Programmen und Systemen
• Allgemeine organisatorische und administrative Tätigkeiten

Persönliche Assistenz

Ein Teil deiner Tätigkeit besteht außerdem darin, organisatorische Aufgaben außerhalb des klassischen Kanzleialltags zu übernehmen.

Das können zum Beispiel sein:

• Arzttermine vereinbaren
• Termine bei Behörden oder Ämtern organisieren
• Telefonate mit Praxen, Behörden, Dienstleistern oder anderen Ansprechpartnern führen
• Informationen recherchieren
• Termine koordinieren und nachhalten
• offene Themen im Blick behalten
• selbstständig Wiedervorlagen und Erinnerungen setzen
• bei Bedarf kleinere organisatorische Themen des Alltags übernehmen

Dabei ist uns besonders wichtig, dass du vorausschauend arbeitest.

Wenn du beispielsweise einen Termin im Kalender siehst, solltest du idealerweise selbst erkennen:

Was wird dafür benötigt?
Muss vorher noch jemand angerufen werden?
Fehlen noch Unterlagen?
Muss jemand erinnert werden?
Kann bereits etwas vorbereitet werden?

Du solltest Freude daran haben, Dinge zu organisieren, bevor sie überhaupt zum Problem werden.

Es sollten keine zusätzlichen Gefühle von Unsicherheit entstehen; Verantwortungsbewusstsein zählt.

Das solltest du mitbringen

• mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im Sekretariat, Office Management, als Assistenz oder in einer vergleichbaren Position
• alternativ gerne auch mehrere Jahre Berufserfahrung an einer Hotelrezeption oder im gehobenen Gästeservice
• sehr gute organisatorische Fähigkeiten
• sehr sicherer Umgang mit digitalen Anwendungen
• schnelle Auffassungsgabe bei neuen Programmen und Prozessen
• professionelle und freundliche Kommunikation
• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Zuverlässigkeit und Diskretion
• selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
• ein gutes Gefühl für Prioritäten
• Freude daran, Verantwortung zu übernehmen
• die Fähigkeit, auch mehrere Themen gleichzeitig im Blick zu behalten
• ein ausgeprägtes Organisationstalent

Besonders wichtig ist uns

Wir suchen keine Person, die für jeden einzelnen Schritt eine neue Anweisung benötigt.

Wir wünschen uns jemanden, der mitdenkt und Dinge eigenständig voranbringt.

Du solltest dich regelmäßig fragen:

Was ist noch offen?
Wer wartet auf eine Rückmeldung?
Wen muss ich erinnern?
Was muss vorbereitet werden?
Was kann ich bereits erledigen?

Wenn du gerne Verantwortung übernimmst und es dir Spaß macht, Ordnung in viele unterschiedliche Themen zu bringen, wirst du dich bei uns sehr wohlfühlen.

Dein Arbeitsmodell

Die Tätigkeit findet überwiegend digital statt.

• Teilzeit
• 80 % Remote
• 1 Tag pro Woche im Büro in Berlin
• die restliche Arbeitszeit kannst du weitgehend aus dem Homeoffice erledigen

Unsere Kanzlei arbeitet bereits sehr digital. Deshalb solltest du keine Scheu vor neuen Programmen, digitalen Kalendern, Aufgabenmanagement oder verschiedenen Online-Systemen haben.

Vergütung

Wir bieten dir eine attraktive und wettbewerbsfähige Vergütung, die sich nach deiner Berufserfahrung und Qualifikation richtet.

Nach den ersten 6 Monaten schauen wir uns deine Entwicklung gemeinsam noch einmal an. Bei entsprechender Entwicklung ist auch eine erhebliche Anpassung und Weiterentwicklung deiner Vergütung vorgesehen.

Wer besonders gut zu uns passen könnte

Vielleicht hast du bisher als

• persönliche Assistenz
• Sekretär/in
• Office Manager/in
• Teamassistenz
• Executive Assistant
• Praxisassistenz
• Kanzleiassistenz

gearbeitet.

Oder du kommst beispielsweise aus einem Hotel und hast mehrere Jahre an der Rezeption gearbeitet.

Wenn du dort täglich Gäste betreut, E-Mails beantwortet, Telefonate geführt, Termine organisiert und spontan Lösungen gefunden hast, bringst du bereits viele Fähigkeiten mit, die wir suchen.

Der genaue Jobtitel in deinem Lebenslauf ist für uns weniger entscheidend.

Viel wichtiger ist uns, dass du:

• organisiert bist
• zuverlässig arbeitest
• digital fit bist
• freundlich kommunizierst
• Verantwortung übernimmst
• und vor allem mitdenkst

Deine Aufgabe: Schreibe mir, warum du glaubst, dass du perfekt zu uns als Kanzlei passt.