Persönliche Assistenz (m/w/d) der Vorständin im Ressort Finanzen

Meyer, Schwarz und Grauli oHG; Köln; Presencial; EUR 60.000 - 90.000; Jornada completa

Ventajas ofrecidas por este puesto de trabajo

30 Tage Urlaub

Weihnachtsgeld

Betriebliche Altersvorsorge

Job-Rad-Leasing

Sportangebote und -zuschüsse

Betriebliches Gesundheitsmanagement

Descripción de la vacante

AXA Konzern AG in Deutschland sucht eine Persönliche Assistenz (m/w/d) der CFO. Du trägst die eigenständige Verantwortung für alle organisatorischen Belange eines Vorstandsmitglieds und bist zentrale Koordinationsstelle im Vorstandsbüro.

Du arbeitest eng mit der Vorständin und dem Executive Assistant zusammen, pflegst die Korrespondenz, planst Termine und Reisen sowie die Vorbereitung von Unterlagen für Gremien. Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sind erforderlich.

Formación

• Abgeschlossene Berufsausbildung im Sekretariat oder vergleichbar.
• Nachweisbare Erfahrung in der Assistenz auf Managementebene, ideal in einem Konzern.
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Responsabilidades

• Eigenständige Führung des Sekretariats inkl. Kalendermanagement und Terminkoordination.
• Organisation von Führungskräfte-Tagungen und Ressortveranstaltungen.
• Planung und Organisation von Reisen im In- und Ausland inkl. Abrechnung.
• Selbständige Korrespondenz und reibungslose Kommunikation mit internen/externen Partnern.
• Unterlagen für Gremiensitzungen sachlich und termingerecht vorbereiten.
• Weitere administrative Tätigkeiten wie Kostenkontrollen, Urlaubsanträge und Bestellvorgänge.

Conocimientos

Kalendermanagement

Reiseplanung

Veranstaltungsorganisation

Korrespondenzpflege

Schnittstellenabstimmung

Educación

Abgeschlossene Berufsausbildung

Herramientas

Microsoft Office

Descripción del empleo

Die AXA Konzern AG ist Teil der AXA Gruppe, einem der weltweit führenden Versicherungsunternehmen. Als einer der größten Erstversicherer in Deutschland betreuen wir rund 8 Millionen Kund:innen im Bereich Vorsorge und Versicherung.

Was uns bei AXA antreibt? Unsere Neugier und unser Mut zur Innovation! Gemeinsam mit über 8.000 Kolleg:innen in ganz Deutschland gestalten wir die Zukunft der Versicherung aktiv mit.

Wir sind auf der Suche nach kreativen und analytischen Köpfen, die sich auch von Herausforderungen nicht beirren lassen. Bei uns erwartet dich ein Umfeld, in dem Ideen und Feedback auf offene Ohren treffen, Projekte schnell ins Rollen kommen und „monoton" ein Fremdwort ist.

Aufgaben

Als Persönliche Assistenz (m/w/d) der CFO der AXA Deutschland trägst Du die eigenständige Verantwortung für alle organisatorischen Belange eines Vorstandsmitglieds und bist zentrale Koordinationsstelle im Vorstandsbüro. Aufgrund Deiner engen Zusammenarbeit mit der Vorständin sowie des Executive Assistant bildet ihr ein eingespieltes Team, das auf einem vertrauensvollen Miteinander basiert. Dabei hast Du einen breiten Überblick über die Themen des Ressorts und kannst Anfragen verschiedenster Art souverän und eigenständig bearbeiten. Außerdem bist Du eine wichtige Anlaufstelle für Senior Manager des Ressorts und deren Assistenzen sowie für die Abstimmung mit Schnittstellen im Konzern und in der internationalen AXA Gruppe. Die Bedeutung der Rolle erfordert dementsprechend ein sehr hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit, Diskretion sowie souveränes Auftreten und hervorragende Kommunikationsfähigkeiten in deutscher und englischer Sprache.

• Eigenständige Führung des Sekretariats inkl. Kalendermanagement (eigenständige Beantwortung von Terminanfragen sowie Terminplanung und Terminkoordination)
• Organisation sowie Vor- und Nachbearbeitung von Führungskräfte-Tagungen und Ressortveranstaltungen
• Planung und Organisation von Reisen im In- und Ausland einschließlich deren Abrechnung
• Selbständige Bearbeitung der Korrespondenz und Sicherstellen einer reibungslosen Kommunikation mit internen und externen Partnern im In- und Ausland
• Mitarbeit bei der sach- und termingerechten Vorbereitung von Unterlagen für Gremiensitzungen
• Weitere administrative Tätigkeiten, wie Kontrolle von Reisekostenabrechnungen, Urlaubsanträgen, Bestellvorgängen, Systemberechtigungen u.a.
  

Profil

• Du hast eine mit sehr gutem Erfolg abgeschlossene Berufsausbildung und besitzt Berufserfahrung in einer Sekretariats- oder Assistenztätigkeit auf Managementebene (idealerweise in einem Konzernumfeld)
• Du hast nachgewiesene Erfahrungen und erfolgreiche Übernahmen der wesentlichen Aufgabenfelder der Rolle (Kalendermanagement, Reiseplanung/-abrechnung, Veranstaltungsorganisation)
• Verhandlungssichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift runden dein Profil ab
• Du verfügst über einen souveränen Umgang mit allen gängigen Microsoft-Office-Anwendungen
• Du bist ein echtes Organisationstalent und genießt es, im Zusammenspiel mit Deinen Kolleg:innen das Unmögliche möglich zu machen
• Du trittst souverän auf und behältst auch in turbulenten Zeiten stets einen kühlen Kopf: So erreichst Du Deine Ziele mit Charme und Beharrlichkeit
• Du verfügst über hohe kommunikative Fähigkeiten in Wort und Schrift und einen verbindlichen und gewinnenden Kommunikationsstil sowie interkulturelle Kompetenz

Wir bieten

• Freizeit: 30 Tage Urlaub, extra freie Tage an Silvester und Heiligabend sowie Sonderurlaub für besondere Anlässe
• Finanzielle Vorteile: Weihnachtsgeld & Urlaubsgeld, Erfolgsbeteiligung und Rabatt auf zahlreiche bekannte Brands und Technik
• Sichere deine Zukunft dank betrieblicher Altersvorsorge und vermögenswirksamer Leistungen ab - oder werde einfach direkt AXA-Aktionär.
• Mit unserem Job-Rad-Leasing, zahlreichen Sportangeboten und -zuschüssen sowie unserem betrieblichen Gesundheitsmanagement profitiert auch deine Gesundheit
  

Important note

Please be advised that a valid work permit for Germany is required for non-EU citizens. Unfortunately, applications without a valid work permit and sufficient German language skills may not be considered.

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