Persönliche Assistenz (m/w/d) der Vorständin im Ressort Finanzen

AXA; Köln; On-site; EUR 52,000 - 70,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub

Weihnachtsgeld und Urlaubsgeld

Betriebliche Altersvorsorge

Job-Rad-Leasing

Job summary

AXA Deutschland sucht eine Persönliche Assistenz (m/w/d) der CFO. Du trägst eigenständig Verantwortung für alle organisatorischen Belange eines Vorstandsmitglieds und bist zentrale Koordinationsstelle im Vorstandsbüro.

Enge Zusammenarbeit mit der Vorständin und dem Executive Assistant prägt das Team. Sehr hohes Verantwortungsbewusstsein, Diskretion und herausragende Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch sind gefragt.

Qualifications

• Abgeschlossene Berufsausbildung im Sekretariats- oder Assistenzbereich auf Managementebene.
• Nachweisbare Erfahrungen in Kalendermanagement, Reiseplanung und Veranstaltungsorganisation.
• Verhandlungssichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Souveräner Umgang mit allen gängigen MS-Office-Anwendungen.

Responsibilities

• Eigenständige Führung des Sekretariats inkl. Kalendermanagement und Terminplanung.
• Organisation von Führungskräfte-Tagungen und Ressortveranstaltungen.
• Planung und Abrechnung von Reisen im In- und Ausland.
• Korrespondenz selbstständig bearbeiten und interne/externe Partner koordinieren.
• Unterlagen für Gremiensitzungen sach- und termingerecht vorbereiten.

Skills

Englischkenntnisse

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeiten

MS Office

Education

Berufsausbildung

Tools

Microsoft Office

Job description

Als Persönliche Assistenz (m/w/d) der CFO der AXA Deutschland trägst Du die eigenständige Verantwortung für alle organisatorischen Belange eines Vorstandsmitglieds und bist zentrale Koordinationsstelle im Vorstandsbüro. Aufgrund Deiner engen Zusammenarbeit mit der Vorständin sowie des Executive Assistant bildet ihr ein eingespieltes Team, das auf einem vertrauensvollen Miteinander basiert. Dabei hast Du einen breiten Überblick über die Themen des Ressorts und kannst Anfragen verschiedenster Art souverän und eigenständig bearbeiten. Außerdem bist Du eine wichtige Anlaufstelle für Senior Manager des Ressorts und deren Assistenzen sowie für die Abstimmung mit Schnittstellen im Konzern und in der internationalen AXA Gruppe. Die Bedeutung der Rolle erfordert dementsprechend ein sehr hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit, Diskretion sowie souveränes Auftreten und hervorragende Kommunikationsfähigkeiten in deutscher und englischer Sprache.

Das erwartet dich

• Eigenständige Führung des Sekretariats inkl. Kalendermanagement (eigenständige Beantwortung von Terminanfragen sowie Terminplanung und Terminkoordination)
• Organisation sowie Vor- und Nachbearbeitung von Führungskräfte-Tagungen und Ressortveranstaltungen
• Planung und Organisation von Reisen im In- und Ausland einschließlich deren Abrechnung
• Selbständige Bearbeitung der Korrespondenz und Sicherstellen einer reibungslosen Kommunikation mit internen und externen Partnern im In- und Ausland
• Mitarbeit bei der sach- und termingerechten Vorbereitung von Unterlagen für Gremiensitzungen
• Weitere administrative Tätigkeiten, wie Kontrolle von Reisekostenabrechnungen, Urlaubsanträgen, Bestellvorgängen, Systemberechtigungen u.a.

Das bringst du mit

• Du hast eine mit sehr gutem Erfolg abgeschlossene Berufsausbildung und besitzt Berufserfahrung in einer Sekretariats- oder Assistenztätigkeit auf Managementebene (idealerweise in einem Konzernumfeld)
• Du hast nachgewiesene Erfahrungen und erfolgreiche Übernahmen der wesentlichen Aufgabenfelder der Rolle (Kalendermanagement, Reiseplanung/-abrechnung, Veranstaltungsorganisation)
• Verhandlungssichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift runden dein Profil ab
• Du verfügst über einen souveränen Umgang mit allen gängigen Microsoft-Office-Anwendungen
• Du bist ein echtes Organisationstalent und genießt es, im Zusammenspiel mit Deinen Kolleg:innen das Unmögliche möglich zu machen
• Du trittst souverän auf und behältst auch in turbulenten Zeiten stets einen kühlen Kopf: So erreichst Du Deine Ziele mit Charme und Beharrlichkeit
• Du verfügst über hohe kommunikative Fähigkeiten in Wort und Schrift und einen verbindlichen und gewinnenden Kommunikationsstil sowie interkulturelle Kompetenz

Das bieten wir dir

• Freizeit:30 Tage Urlaub, extra freie Tage an Silvester und Heiligabend sowie Sonderurlaub für besondere Anlässe
• Finanzielle Vorteile:Weihnachtsgeld & Urlaubsgeld, Erfolgsbeteiligung und Rabatt auf zahlreiche bekannte Brands und Technik
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• Mit unseremJob-Rad-Leasing, zahlreichenSportangeboten und -zuschüssensowie unserembetrieblichen Gesundheitsmanagementprofitiert auch deine Gesundheit

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Karriereseite

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Über die AXA Konzern AG

Die AXA Konzern AG ist Teil der AXA Gruppe, einem der weltweit führenden Versicherungsunternehmen mit Schwerpunkten in Europa, Nordamerika und dem asiatisch-pazifischen Raum. Als einer der größten Erstversicherer in Deutschland betreut AXA rund 8 Millionen Kund:innen im Bereich Vorsorge und Versicherung.

Was uns bei AXA antreibt? Unsere Neugier und unser Mut zur Innovation! Gemeinsam mit über 8.000 Kolleg:innen in ganz Deutschland gestalten wir die Zukunft der Versicherung aktiv mit.

Wir sind auf der Suche nach kreativen und analytischen Köpfen, die sich auch von Herausforderungen nicht beirren lassen. Bei uns erwartet dich ein Umfeld, in dem Ideen und Feedback auf offene Ohren treffen, Projekte schnell ins Rollen kommen und „monoton“ ein Fremdwort ist. Wir pflegen eine Kultur der Offenheit und Wertschätzung und begrüßen Vielfalt in all ihren Formen.

Wir sind Menschen mit Ecken und Kanten, die ohne Berührungsängste aufeinander zugehen. Bei AXA empfangen wir dich mit offenen Armen unabhängig von Geschlecht, Herkunft, sexueller Orientierung, einer Behinderung oder anderen Facetten.