Persönliche Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Trinity Music GmbH; Berlin; Vor Ort; Vertraulich; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Vertrauensposition in direkter Abstamm

Internationales Arbeitsumfeld

Zugang zu Konzerten, Kultur und Musik

Firmenfitnessprogramm / Deutschlandtix

Zusammenfassung

Trinity Music GmbH in Berlin sucht eine zuverlässige, diskrete Persönliche Assistenz der Geschäftsführung. Du bist zentrale Vertrauensperson, organisierst Termine, Reisen und Abläufe eigenverantwortlich und hältst der Geschäftsführung den Rücken frei.

Du planst vorausschauend, arbeitest eng mit der Geschäftsführung zusammen und bringst Prozesse voran. Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie sicherer Umgang mit MS Office sind gewünscht.

Qualifikationen

• Mehrjährige Berufserfahrung als Persönliche Assistenz oder Assistenz der Geschäftsführung erforderlich.
• Hervorragendes Organisationsgeschick sowie eine strukturierte, eigenverantwortliche Arbeitsweise.
• Hands-on-Mentalität sowie Freude daran, Verantwortung zu übernehmen.
• Absolute Diskretion, Loyalität und ein hohes Verantwortungsbewusstsein.

Aufgaben

• Eigenverantwortliche Steuerung des beruflichen Kalenders sowie Koordination ausgewählter privater Termine der Geschäftsführung.
• Planung, Koordination und Nachbereitung nationaler und internationaler Geschäftsreisen.
• Proaktive Überwachung von Fristen, Wiedervorlagen und organisatorischen Anforderungen.
• Vorfilterung, Priorisierung und Koordination der internen und externen Kommunikation.
• Eigenverantwortliche Steuerung organisatorischer Abläufe sowie Umsetzung von Aufgaben und Prozessen.
• Koordination interner und externer Ansprechpartner sowie Dienstleister.
• Weiterentwicklung effizienter Abläufe, Standards und Routinen.
• Vertrauliche Angelegenheiten eigenständig behandeln.

Kenntnisse

Organisationstalent

Diskretion

Kommunikationsstärke

Englischkenntnisse

Hands-on-Mentalität

Flexibilität

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Du behältst den Überblick, wenn andere ihn verlieren, denkst mehrere Schritte voraus und findest Lösungen, bevor Herausforderungen entstehen? Dann werde die rechte Hand unserer Geschäftsführung. Für unsere Geschäftsführung suchen wir eine zuverlässige, diskrete und vorausschauend handelnde Persönlichkeit, die organisatorisch den Überblick behält und Dinge eigenständig voranbringt.

Als Persönliche Assistenz bist Du weit mehr als eine organisatorische Unterstützung - Du bist eine zentrale Vertrauensperson der Geschäftsführung und gestaltest organisatorische Abläufe eigenverantwortlich mit. Dein Anspruch ist es, der Geschäftsführung den Rücken freizuhalten, indem Du Themen eigenständig steuerst, Verantwortung übernimmst und Lösungen entwickelst, bevor Herausforderungen entstehen. Du arbeitest eng und vertrauensvoll mit der Geschäftsführung zusammen und sorgst dafür, dass Termine, Reisen und organisatorische Abläufe nicht nur reibungslos funktionieren, sondern vorausschauend geplant, priorisiert und zuverlässig umgesetzt werden. Dabei erkennst Du Handlungsbedarf frühzeitig, denkst mehrere Schritte voraus und übernimmst Verantwortung - von der Planung bis zur erfolgreichen Umsetzung.

Aufgaben

• Eigenverantwortliche Steuerung des beruflichen Kalenders sowie Koordination ausgewählter privater Termine der Geschäftsführung
• Planung, Koordination, Begleitung und Nachbereitung nationaler und internationaler Geschäftsreisen einschließlich aller erforderlichen Reiseformalitäten
• Proaktive Überwachung von Fristen, Wiedervorlagen und organisatorischen Anforderungen
• Vorfilterung, Priorisierung und Koordination der internen und externen Kommunikation
• Eigenverantwortliche Steuerung organisatorischer Abläufe sowie Verantwortung für die vollständige Umsetzung von Aufgaben und Prozessen
• Koordination interner und externer Ansprechpartner sowie Dienstleister
• Weiterentwicklung effizienter Abläufe, Standards und Routinen
• Übernahme organisatorischer Sonderaufgaben und vertraulicher Angelegenheiten
• Vorausschauendes Erkennen organisatorischer Herausforderungen sowie Entwicklung pragmatischer Lösungen, bevor Probleme entstehen

Qualifikation

• Mehrjährige Berufserfahrung als Persönliche Assistenz oder Assistenz der Geschäftsführung
• Hervorragendes Organisationsgeschick sowie eine strukturierte, eigenverantwortliche und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Hands-on-Mentalität sowie Freude daran, Verantwortung zu übernehmen und Dinge eigenständig voranzubringen
• Absolute Diskretion, Loyalität und ein hohes Verantwortungsbewusstsein
• Kommunikationsstärke, Serviceorientierung und ein souveränes Auftreten
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie ein sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen
• Hohe zeitliche Flexibilität sowie die Bereitschaft, die Geschäftsführung bei Bedarf auch außerhalb üblicher Bürozeiten organisatorisch zu unterstützen

Benefits

• Eine verantwortungsvolle Vertrauensposition in direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Eigenverantwortliches Arbeiten mit kurzen Entscheidungswegen
• Ein abwechslungsreiches und internationales Arbeitsumfeld
• Viel Gestaltungsspielraum und ein hohes Maß an Vertrauen
• Zugang zu einem vielfältigen Angebot an Konzerten, Kultur und Musik
• Teilnahme am Firmenfitnessprogramm oder Nutzung eines Deutschlandtickets

DAS ZEICHNET DICH AUS

Du verstehst Deine Rolle nicht darin, Aufgaben einfach abzuarbeiten, sondern Verantwortung zu übernehmen und der Geschäftsführung den organisatorischen Rücken freizuhalten. Du wartest nicht darauf, dass Aufgaben an Dich herangetragen werden - Du erkennst Handlungsbedarf selbstständig, handelst proaktiv und bringst Themen eigenverantwortlich voran.

Du denkst Aufgaben ganzheitlich, setzt Prioritäten mit Augenmaß und bringst Themen konsequent bis zum Abschluss. Dabei triffst Du Entscheidungen im Rahmen Deiner Verantwortung eigenständig und weißt, wann Du selbst handeln kannst und wann eine Abstimmung erforderlich ist.

Neue Herausforderungen schrecken Dich nicht ab. Wenn Du etwas noch nicht weißt, arbeitest Du Dich eigenständig ein und findest eine Lösung. Du handelst pragmatisch, behältst auch in dynamischen Situationen den Überblick und überzeugst mit der nötigen Durchsetzungskraft. Vertrauen, Diskretion und absolute Verlässlichkeit sind für Dich selbstverständlich.

Du suchst eine Vertrauensposition, in der Du eigenverantwortlich arbeitest, Verantwortung übernimmst und der Geschäftsführung den Rücken freihältst? Du möchtest nicht nur koordinieren, sondern Prozesse aktiv steuern und mit Deiner vorausschauenden Arbeitsweise den Unterschied machen? Dann freuen wir uns darauf, Dich kennenzulernen.