Personalsachbearbeiter (m/w/d)

Universitätsklinikum Jena; Jena; Sur place; EUR 42 000 - 62 000; Plein temps

Résumé du poste

Universitätsklinikum Jena sucht eine/n Personalsachbearbeiter/in (m/w/d) zur Begleitung von Mitarbeitenden vom Einstieg bis zum Rentenalter. Sie beraten bei personalrelevanten Fragen, betreuen On-/Offboarding und gestalten Prozesse entlang des Employee Lifecycles.

Voraussetzung ist eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Erfahrung in der Personalsachbearbeitung sowie sicherer Umgang mit Tarifrecht und SAP ERP HCM.

Qualifications

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und bringen fundierte Erfahrung in der Personalsachbearbeitung mit – idealerweise im öffentlichen Dienst oder in tarifgebundenen Organisationen.
• Tarifrechtliche/arbeitsrechtliche Fragestellungen ordnen Sie sicher im Alltag ein und arbeiten praxisnah an Lösungen.
• Sie denken HR als serviceorientierten Prozess entlang des Employee Lifecycles mit strukturierter, verlässlicher Arbeitsweise.

Responsabilités

• Betreuung eines definierten Mitarbeitendenkreises über den gesamten Employee Lifecycle.
• Erste Ansprechperson für Mitarbeitende zu personalrelevanten Fragen.
• Beratung von Führungskräften zu personalrelevanten und tarifrechtlichen Themen.
• Eigenständige, zuverlässige Bearbeitung administrativer Personalmaßnahmen in enger Abstimmung mit HR BP.
• Unterstützung im Recruiting- und Einstellungsprozess, Begleitung von Gesprächen und Vertragsunterzeichnungen.
• Steuerung von On- und Offboardingprozessen mit Fokus auf eine respektvolle Mitarbeitendenreise.
• Erstellung, Prüfung und Aufbereitung von Vertrags- und Änderungsunterlagen.
• Pflege von Stammdaten und HR-Daten in Systemen sowie in der Personalakte.

Connaissances

Serviceorientierung

Diskretion

MS Office

SAP ERP HCM

Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Formation

Kaufmännische Ausbildung

Outils

MS Office

SAP ERP HCM

Description du poste

HR funktioniert dort am besten, wo Prozesse professionell organisiert sind und Menschen gleichzeitig nicht aus dem Blick geraten. Genau dafür sorgt das Team Personalbetreuung am Universitätsklinikum Jena.

Als Personalsachbearbeiter (m/w/d) begleiten Sie Mitarbeitende vom ersten Vertrag bis zum Renteneintritt – und oft weit darüber hinaus durch viele prägende Momente ihres Berufs- und Privatlebens. Sie erleben die Freude neuer Kolleginnen und Kollegen beim Start am UKJ, unterstützen bei Fragen rund um Urlaub, Verträge oder persönliche Veränderungen und sind Ansprechpartner:in in Situationen, die manchmal planbar, manchmal überraschend und manchmal auch sehr menschlich sind.

Die Aufgaben verbinden klare HR-Prozesse mit hoher Verlässlichkeit und einem vielfältigen, lebendigen Arbeitsalltag. Kein Tag gleicht dem anderen – und genau diese Mischung macht die Personalbetreuung am UKJ besonders. Gemeinsam mit Ihrem Team schaffen Sie die organisatorischen Rahmenbedingungen dafür, dass in einem der größten und vielfältigsten Arbeitsumfelder Thüringens Zusammenarbeit zuverlässig funktioniert – nah an den Menschen, professionell im Prozess und mit einem hohen Anspruch an Service und Qualität.

Sie mögen Arbeitsalltage, die Struktur und Dynamik miteinander verbinden, arbeiten serviceorientiert und behalten auch bei unterschiedlichsten Themen den Überblick? Dann könnte das hier sehr gut zu Ihnen passen.

Das erwartet Sie bei uns:

• Betreuung eines definierten Mitarbeitendenkreises entlang des gesamten Employee Lifecycle – vom Eintritt bis zum Austritt
• Erste Ansprechperson für Mitarbeitende in allen personalrelevanten Fragestellungen im jeweiligen Betreuungsbereich
• Beratung von Führungskräften und Mitarbeitenden zu personalrelevanten sowie tarifrechtlichen Themen
• Eigenständige und zuverlässige Bearbeitung administrativer Personalmaßnahmen in enger Zusammenarbeit mit den HR Business Partner:innen
• Aktive Unterstützung im Recruiting- und Einstellungsprozess, inklusive Begleitung von Einstellungsgesprächen und Vertragsunterzeichnungen
• Steuerung und Begleitung von On- und Offboardingprozessen mit Blick auf eine professionelle und wertschätzende Mitarbeitendenreise
• Erstellung, Prüfung und Aufbereitung von Vertrags-, Änderungs- und Anhörungsunterlagen
• Pflege und Qualitätssicherung von Stamm- und Bewegungsdaten in den HR-Systemen sowie in der digitalen Personalakte
• Sicherstellung einer hohen Datenqualität als Grundlage für eine reibungslose Entgeltabrechnung
• Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Schnittstellen im Haus und Beitrag zur kontinuierlichen Weiterentwicklung moderner HR-Services

Ihr Profil - fachliche Stärke trifft serviceorientierte HR-Arbeit:

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und bringen bereits fundierte Erfahrung in der Personalsachbearbeitung mit – idealerweise in Einrichtungen des öffentlichen Dienstes oder in komplexen, tarifgebundenen Organisationen.
• Tarifrechtliche und arbeitsrechtliche Fragestellungen bewegen Sie sicher im Alltag und Sie verstehen es, diese praxisnah und lösungsorientiert einzuordnen.
• Sie denken HR nicht nur administrativ, sondern als serviceorientierten Prozess entlang des gesamten Employee Lifecycles und bringen ein gutes Gespür für strukturierte, verlässliche Abläufe mit.
• Der vertrauliche Umgang mit sensiblen Personaldaten ist für Sie selbstverständlich und von einem hohen Maß an Diskretion und Verantwortungsbewusstsein geprägt.
• Sorgfalt, Verlässlichkeit und Freude an präziser, gut strukturierter Arbeit zeichnen Ihre Arbeitsweise aus – ebenso wie ein gutes Gespür für Prioritäten im Tagesgeschäft.
• In der Kommunikation mit Mitarbeitenden, Führungskräften und Schnittstellen treten Sie klar, verbindlich und zugleich wertschätzend auf.
• Sie sind sicher im Umgang mit MS Office und bringen idealerweise Erfahrung mit SAP ERP HCM mit.
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift runden Ihr Profil ab.

Darauf können Sie zählen:

• Teamvielfalt mit gemeinsamer Haltung: Zusammenarbeit mit unterschiedlichsten Berufsgruppen und Charakteren – vereint durch Verantwortungsbewusstsein, Pragmatismus und ein großes Herz für den öffentlichen Auftrag des UKJ.
• Begegnung & Austausch im Alltag: Mehrere Cafeterien als soziale Treffpunkte für kurze Pausen, Austausch über Berufsgrenzen hinweg und kleine Auszeiten im Arbeitsalltag.
• Stabilität mit Sinn: Öffentlicher Arbeitgeber mit langfristiger Perspektive, klaren Strukturen und dem guten Gefühl, Teil von etwas gesellschaftlich Relevantem zu sein.
• Gesundheit & Wohlbefinden: Betriebliches Gesundheitsmanagement, Präventions- und Sportangebote sowie regelmäßige Team Events

• Der Startzeitpunkt wird flexibel abgestimmt – ein zeitnaher Beginn ist möglich, spätestens zum 01.03.2027.
• Befristet im Rahmen einer Elternzeitvertretung.

Unabhängig von Herkunft, Alter, Geschlecht oder Behinderung – bei uns am Universitätsklinikum Jena sind Sie willkommen.

Die Eingruppierung erfolgt nach TV-L in der Entgeltgruppe E9 bei Erfüllung der persönlichen und tarifrechtlichen Voraussetzungen.

Kennziffer: 304/2026