Koordinator der Institutsdirektorin (m/w/d) Abteilung Institut für Physikalische & Rehabilitative Medizin

Uniklinikum Jena; Jena; Hybrid; EUR 42,000 - 56,000; Full time

Job summary

Universitätsklinikum Jena sucht eine engagierte Assistenz/Verwaltungsfachkraft zur eigenständigen Steuerung des Kalenders der Institutsdirektorin. Sie koordinieren Termine, Besprechungen, Konferenzen und Dienstreisen und behalten Prioritäten im Blick.

Sie bündeln Informationen, bereiten Sitzungsunterlagen vor, dokumentieren Ergebnisse und verfolgen Beschlüsse. Zudem organisieren Sie bereichsübergreifende Zusammenarbeit und unterstützen Personalprozesse sowie Verwaltungsabläufe.

Qualifications

• Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung im Gesundheitswesen oder Bürowirtschaft.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz-, Sekretariats- oder Verwaltungsbereich, ideal im Gesundheitswesen.
• Sicherer Umgang mit medizinischen Themen und Fachterminologie.
• Sehr gute Deutsch- sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (C1).

Responsibilities

• Termine und Abläufe der Institutsdirektorin vorausschauend koordinieren.
• Sitzungsunterlagen Berichte vorbereiten, Besprechungsergebnisse dokumentieren und Fristen nachhalten.
• Interne und externe Korrespondenz auf Deutsch managen.
• Schnittstellen zwischen medizinischen, therapeutischen, wissenschaftlichen und administrativen Bereichen koordinieren.
• Personal- und Sekretariatsprozesse koordinieren; Onboarding, Personaleinsatzplanung und Mitarbeiterentwicklung unterstützen.

Skills

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

Diskretion

Deutsch (C1)

Englisch (C1)

MS Office

Education

Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung im Gesundheitswesen/Büromanagement

Tools

MS Office

Krankenhaus-IT-Systeme

Job description

Das sind Ihre Aufgaben:

• Termine und Abläufe vorausschauend koordinieren: Sie steuern den Kalender der Institutsdirektorin eigenständig. Besprechungen, Konferenzen und Dienstreisen bringen Sie sinnvoll zusammen und behalten Prioritäten im Blick.
• Informationen bündeln und Entscheidungen vorbereiten: Die interne und externe Korrespondenz auf Deutsch gehört ebenso dazu wie die Sichtung eingehender Post und Anfragen. Sie bereiten Sitzungsunterlagen und Berichte vor, dokumentieren Besprechungsergebnisse und verfolgen vereinbarte Maßnahmen, Beschlüsse und Fristen zuverlässig nach.
• Schnittstellen und Zusammenarbeit organisieren: Im Austausch mit medizinischen, therapeutischen, wissenschaftlichen und administrativen Bereichen sowie externen Kooperationspartnern sorgen Sie für abgestimmte Informationsflüsse.
• Krankenversorgung, Forschung und Lehre organisatorisch begleiten: Sie unterstützen die Institutsdirektorin bei den vielfältigen organisatorischen und akademischen Belangen des Instituts.
• Personal- und Sekretariatsprozesse koordinieren: Von der Vorbereitung und Koordination von Auswahlgesprächen über das Onboarding bis zur Unterstützung bei Personaleinsatzplanung und Mitarbeiterentwicklung reicht Ihr organisatorischer Beitrag. Darüber hinaus koordinieren Sie Aufgaben und Vertretungen im Direktionssekretariat und Funktionsdienst und unterstützen bei Urlaubsplanung, Krankmeldungen sowie der Pflege von Arbeitszeit- und Abwesenheitsübersichten.
• Administrative Strukturen weiterentwickeln: Bringen Sie eigene Ideen ein, um Verwaltungs- und Arbeitsabläufe im Rahmen Ihrer Zuständigkeiten sinnvoll weiterzuentwickeln.

Darauf kommt es uns an:

• Eine passende berufliche Grundlage: Eine abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung, beispielsweise als Kauffrau/Kaufmann im Gesundheitswesen, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder Verwaltungsfachangestellte, bildet Ihre Basis. Eine vergleichbare Qualifikation ist ebenfalls willkommen.
• Erfahrung in einem anspruchsvollen Organisationsumfeld: Sie verfügen über mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz-, Sekretariats- oder Verwaltungsbereich – idealerweise im Gesundheitswesen, Krankenhaus, Hochschul- oder Wissenschaftssystem oder in der Direktions- beziehungsweise Geschäftsleitungsassistenz.
• Sicherheit im Umgang mit medizinischen Themen: Medizinische Fachterminologie ist Ihnen vertraut. Sie können entsprechende Informationen sicher einordnen und verstehen, warum im klinischen Umfeld präzise Kommunikation und sorgfältige Dokumentation besonders wichtig sind.
• Sehr gute Sprachkenntnisse: Deutsch und Englisch beherrschen Sie in Wort und Schrift auf mindestens C1-Niveau.
• Digitale Souveränität: Mit MS Office arbeiten Sie sicher. Kenntnisse der im Krankenhaus eingesetzten IT-Systeme sind von Vorteil.
• Organisationstalent mit Prioritätengefühl: Komplexe Abläufe und mehrere parallel laufende Vorgänge bringen Sie nicht aus dem Konzept. Sie planen vorausschauend, erkennen Handlungsbedarf und setzen Prioritäten selbstständig.
• Kommunikationsstärke und Diskretion: Sie treten souverän auf, stimmen sich mit unterschiedlichen Berufsgruppen sicher ab und gehen verantwortungsbewusst mit vertraulichen Informationen sowie Datenschutz- und Verschwiegenheitsanforderungen um.
• Eine selbstständige, strukturierte Arbeitsweise: Sie übernehmen Verantwortung für Ihre Aufgaben, behalten offene Punkte im Blick und arbeiten zuverlässig auch dann, wenn sich Anforderungen kurzfristig verändern.

Wir bieten noch mehr:

• Teamvielfalt mit gemeinsamer Haltung: Zusammenarbeit mit unterschiedlichsten Berufsgruppen und Persönlichkeiten – verbunden durch Verantwortungsbewusstsein, Pragmatismus und den gemeinsamen Auftrag, die Versorgung am UKJ zu unterstützen.
• Begegnung & Austausch im Alltag: Mehrere Cafeterien als soziale Treffpunkte für kurze Pausen, Austausch über Berufsgrenzen hinweg und kleine Auszeiten im Arbeitsalltag.
• Stabilität mit Sinn: Öffentlicher Arbeitgeber mit langfristiger Perspektive, klaren Strukturen und dem guten Gefühl, Teil von etwas gesellschaftlich Relevantem zu sein.
• Gesundheit & Wohlbefinden: Betriebliches Gesundheitsmanagement, Präventions- und Sportangebote sowie regelmäßige Team Events
• Die Eingruppierung erfolgt nach TV-L in der Entgeltgruppe E8 bei Erfüllung der persönlichen und tarifrechtlichen Voraussetzungen.

Kennziffer: 300/2026

Unabhängig von Herkunft, Alter, Geschlecht oder Behinderung – bei uns am Universitätsklinikum Jena sind Sie willkommen.