Koordinator der Institutsdirektorin (m/w/d)

Universitätsklinikum Jena; Jena; On-site; EUR 32,000 - 44,000; Full time

Benefits offered by this job

Cafeterien & Austauschpunkte

Betriebliches Gesundheitsmanagement

Team Events

Job summary

Universitätsklinikum Jena sucht eine engagierte Assistenzpersönlichkeit zur eigenständigen Koordination der Termine der Institutsdirektorin. Sie bündeln Informationen, bereiten Entscheidungen vor und organisieren Schnittstellen zwischen medizinischen, therapeutischen, wissenschaftlichen und administrativen Bereichen.

Zusätzlich unterstützen Sie Personal- und Sekretariatsprozesse, begleiten organisatorische Belange in Forschung und Lehre und tragen zur Weiterentwicklung administrativer Strukturen

Qualifications

• Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung (Kaufmann/-frau Gesundheitswesen oder Büromanagement bzw. Verwaltungsfachangestellte)
• Mehrjährige Erfahrung im Assistenz-, Sekretariats- oder Verwaltungsbereich, idealerweise im Gesundheitswesen oder Krankenhaus
• Sicherheit im Umgang mit medizinischen Themen und fachsprachliche Kompetenz
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (C1)
• Digitale Souveränität: sicherer Umgang mit MS Office; Erfahrungen mit Krankenhaus-IT-Systemen vorteilhaft
• Organisationstalent mit Prioritätengefühl sowie selbstständige, strukturierte Arbeitsweise
• Ausgeprägte Kommunikationsstärke und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Verlässliche Dokumentation und eigenständige Arbeitsweise auch bei sich ändernden Anforderungen

Responsibilities

• Termine und Abläufe der Institutsdirektorin vorausschauend koordinieren
• Sitzungsunterlagen, Berichte und Korrespondenz vorbereiten und Fristen nachverfolgen
• Schnittstellen zwischen medizinischen, therapeutischen, wissenschaftlichen und administrativen Bereichen koordinieren
• Institutsdirektorin bei organisatorischen Belangen, Lehre und Forschung unterstützen
• Personal- und Sekretariatsprozesse koordinieren (Auswahlgespräche, Onboarding, Mitarbeitereinsatz)
• Administrative Strukturen weiterentwickeln und Prozesse verbessern

Skills

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

Diskretion

Deutsch C1

Englischkenntnisse

MS Office

Eigenständige Arbeitsweise

Teamwork

Education

Kaufmann/-frau im Gesundheitswesen

Verwaltungsfachangestellte/r

Tools

Krankenhaus‑IT‑Systeme

Terminplanungstools

Job description

Willkommen am Institut für Physikalische und Rehabilitative Medizin (IPRM) des Universitätsklinikums Jena. Hier treffen medizinische und therapeutische Expertise, Forschung und Lehre aufeinander. Ärzt:innen, Sport- und Bewegungswissenschaftler:innen sowie Physio- und Ergotherapeut:innen arbeiten interprofessionell zusammen – ambulant, tagesklinisch und stationär.

Und mittendrin: Institutsdirektorin PD Dr. med. habil. Christina Lemhöfer und ihr Team. Ihre Beschreibung der Zusammenarbeit? Eng, wertschätzend und auf Augenhöhe. Ein Du für alle, kurze Wege, offene Türen – und die Überzeugung, dass gute Ideen nicht an Hierarchien scheitern sollten. Zwischendurch bleibt Zeit für einen Kaffeeplausch. Danach werden wieder zehn Bälle gleichzeitig in die Luft geworfen.

Gesucht wird mehr als Organisationstalent: eine Persönlichkeit, die den Überblick behält, Zusammenhänge erkennt und aus vielen parallelen Themen ein funktionierendes Ganzes macht. Werden Sie Teil eines Teams, das vorausschauend denkt, pragmatisch handelt und sich gegenseitig den Rücken freihält. Eigenständigkeit, Freude an enger Zusammenarbeit und eine gute Portion Humor sind dabei ebenso willkommen wie die Fähigkeit, auch im sechsten Gang souverän zu bleiben.

Das sind Ihre Aufgaben:

• Termine und Abläufe vorausschauend koordinieren: Sie steuern den Kalender der Institutsdirektorin eigenständig. Besprechungen, Konferenzen und Dienstreisen bringen Sie sinnvoll zusammen und behalten Prioritäten im Blick.
• Informationen bündeln und Entscheidungen vorbereiten: Die interne und externe Korrespondenz auf Deutsch gehört ebenso dazu wie die Sichtung eingehender Post und Anfragen. Sie bereiten Sitzungsunterlagen und Berichte vor, dokumentieren Besprechungsergebnisse und verfolgen vereinbarte Maßnahmen, Beschlüsse und Fristen zuverlässig nach.
• Schnittstellen und Zusammenarbeit organisieren: Im Austausch mit medizinischen, therapeutischen, wissenschaftlichen und administrativen Bereichen sowie externen Kooperationspartnern sorgen Sie für abgestimmte Informationsflüsse.
• Krankenversorgung, Forschung und Lehre organisatorisch begleiten: Sie unterstützen die Institutsdirektorin bei den vielfältigen organisatorischen und akademischen Belangen des Instituts.
• Personal- und Sekretariatsprozesse koordinieren: Von der Vorbereitung und Koordination von Auswahlgesprächen über das Onboarding bis zur Unterstützung bei Personaleinsatzplanung und Mitarbeiterentwicklung reicht Ihr organisatorischer Beitrag. Darüber hinaus koordinieren Sie Aufgaben und Vertretungen im Direktionssekretariat und Funktionsdienst und unterstützen bei Urlaubsplanung, Krankmeldungen sowie der Pflege von Arbeitszeit- und Abwesenheitsübersichten.
• Administrative Strukturen weiterentwickeln: Bringen Sie eigene Ideen ein, um Verwaltungs- und Arbeitsabläufe im Rahmen Ihrer Zuständigkeiten sinnvoll weiterzuentwickeln.

Darauf kommt es uns an:

• Eine passende berufliche Grundlage: Eine abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung, beispielsweise als Kauffrau/Kaufmann im Gesundheitswesen, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder Verwaltungsfachangestellte, bildet Ihre Basis. Eine vergleichbare Qualifikation ist ebenfalls willkommen.
• Erfahrung in einem anspruchsvollen Organisationsumfeld: Sie verfügen über mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz-, Sekretariats- oder Verwaltungsbereich – idealerweise im Gesundheitswesen, Krankenhaus, Hochschul- oder Wissenschaftssystem oder in der Direktions- beziehungsweise Geschäftsleitungsassistenz.
• Sicherheit im Umgang mit medizinischen Themen: Medizinische Fachterminologie ist Ihnen vertraut. Sie können entsprechende Informationen sicher einordnen und verstehen, warum im klinischen Umfeld präzise Kommunikation und sorgfältige Dokumentation besonders wichtig sind.
• Sehr gute Sprachkenntnisse: Deutsch und Englisch beherrschen Sie in Wort und Schrift auf mindestens C1-Niveau.
• Digitale Souveränität: Mit MS Office arbeiten Sie sicher. Kenntnisse der im Krankenhaus eingesetzten IT-Systeme sind von Vorteil.
• Organisationstalent mit Prioritätengefühl: Komplexe Abläufe und mehrere parallel laufende Vorgänge bringen Sie nicht aus dem Konzept. Sie planen vorausschauend, erkennen Handlungsbedarf und setzen Prioritäten selbstständig.
• Kommunikationsstärke und Diskretion: Sie treten souverän auf, stimmen sich mit unterschiedlichen Berufsgruppen sicher ab und gehen verantwortungsbewusst mit vertraulichen Informationen sowie Datenschutz- und Verschwiegenheitsanforderungen um.
• Eine selbstständige, strukturierte Arbeitsweise: Sie übernehmen Verantwortung für Ihre Aufgaben, behalten offene Punkte im Blick und arbeiten zuverlässig auch dann, wenn sich Anforderungen kurzfristig verändern.

Wir bieten noch mehr:

• Teamvielfalt mit gemeinsamer Haltung: Zusammenarbeit mit unterschiedlichsten Berufsgruppen und Persönlichkeiten – verbunden durch Verantwortungsbewusstsein, Pragmatismus und den gemeinsamen Auftrag, die Versorgung am UKJ zu unterstützen.
• Begegnung & Austausch im Alltag: Mehrere Cafeterien als soziale Treffpunkte für kurze Pausen, Austausch über Berufsgrenzen hinweg und kleine Auszeiten im Arbeitsalltag.
• Stabilität mit Sinn: Öffentlicher Arbeitgeber mit langfristiger Perspektive, klaren Strukturen und dem guten Gefühl, Teil von etwas gesellschaftlich Relevantem zu sein.
• Gesundheit & Wohlbefinden: Betriebliches Gesundheitsmanagement, Präventions- und Sportangebote sowie regelmäßige Team Events
• Die Eingruppierung erfolgt nach TV-L in der Entgeltgruppe E8 bei Erfüllung der persönlichen und tarifrechtlichen Voraussetzungen.

Kennziffer: 300/2026

Unabhängig von Herkunft, Alter, Geschlecht oder Behinderung – bei uns am Universitätsklinikum Jena sind Sie willkommen.