Arztsekretärin (m/w/d)

Uniklinikum Jena; Jena; Hybrid; EUR 30,000 - 38,000; Full time

Benefits offered by this job

Betriebliches Gesundheitsmanagement

Sportangebote

Regelmäßige Team-Events

Kantine/Cafeterien

Job summary

Universitätsklinikum Jena sucht eine engagierte Bürofachkraft zur Organisation des Sekretariats der BG-Sekretariats. Sie schreiben und versenden Arztbriefe, koordinieren Termine und erledigen die typische Korrespondenz im Klinikalltag.

Sie arbeiten selbstständig, zuverlässig und präzise, beherrschen MS Office/Outlook und bringen idealerweise SAP-Grundkenntnisse sowie gute Rechtschreibkenntnisse mit. Die Stelle ist befristet für 2 Jahre, mit sicherem Umfeld am UKJ.

Qualifications

• Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation.

Responsibilities

• Schreiben und Bearbeiten von Unterlagen und Faxen, Arztbriefe etc. nach Vorlage und Diktat, inkl. Formatierung und Rechtschreibprüfung.

Skills

Selbstständigkeit

Zuverlässigkeit

Kommunikationsfähigkeit

Education

Kaufmann/-frau für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation

Tools

SAP

MS Office

Outlook

Job description

Das sind Ihre Aufgaben:

• Schreiben und Bearbeiten von Arztbriefen, ambulant und stationär nach Vorlage/Diktat, insbesondere Anpassen der Formatierung und Rechtschreibkontrolle, Einfügen der Medikation und Röntgenbilder, Versand nach Freigabe online und/oder per Post
• Komplette Gutachtenbearbeitung inkl. Anfrage Kostenübernahme, Telefonate mit den Versicherungen, Patienteneinbestellung, Rechnungslegung, Buchung, Zahlungsüberwachung, Mahnung etc.
• Organisation der Heilverfahrenskontrollen der BG mit Terminkoordination, Korrespondenzführung mit der BG, Schreiben und Versand
• Vertretung des BG-Sekretariats bei Urlaub oder Krankheit
• Bearbeiten von Anfragen durch den MDK und diversen Versicherungsträgern
• Übernahme organisatorischer Aufgaben der Klinik/Ambulanz inkl. der professionellen Erledigung interner und externer Korrespondenz und Telefonate, Unterstützung des Terminmanagements, eigenverantwortliches Organisieren der Verfügbarkeit der Infomappen für den Ambulanzbereich, Bearbeitung der postoperativen Protokolle mit Terminvergabe, Anmeldung Röntgen, Copra-Eintrag
• Vertretung für die Koordination im SarkomZentrum mit Planung von Erstvorstellungen, Aufnahmen und Weiterbehandlung, Anmelden von Untersuchungen und Mitteilung von Terminen an Patienten, telefonische Betreuung der Tumorhotline
• Vertretung im Chefsekretariat im Ausnahmefall

Darauf kommt es uns an:

• Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement- oder Bürokommunikation oder eine vergleichbare Qualifikation mit entsprechender Berufserfahrung
• Sicherer Umgang mit der Bürosoftware (MS Office, Outlook)
• SAP-Kenntnisse und Grundkenntnisse in der medizinischen Terminologie von Vorteil
• Sicherer Umgang mit der deutschen Rechtschreibung und gute Schreibkenntnisse (Schreiben nach Phonodiktat)
• Selbstständige, gewissenhafte und verantwortungsbewusste Arbeitsweise, rasche Auffassungsgabe, Erkennen komplexer Zusammenhänge, sicheres Setzen von Prioritäten
• Hohe Motivation und höfliche Umgangsformen
• Professioneller Umgang mit Patient:innen auch in schwierigen und belastenden Situationen

Wir bieten noch mehr:

• Teamvielfalt mit gemeinsamer Haltung: Zusammenarbeit mit unterschiedlichsten Berufsgruppen und Persönlichkeiten – verbunden durch Verantwortungsbewusstsein, Pragmatismus und den gemeinsamen Auftrag, die Versorgung am UKJ zu unterstützen.
• Begegnung & Austausch im Alltag: Mehrere Cafeterien als soziale Treffpunkte für kurze Pausen, Austausch über Berufsgrenzen hinweg und kleine Auszeiten im Arbeitsalltag.
• Stabilität mit Sinn: Öffentlicher Arbeitgeber mit verlässlichen Strukturen, transparenten Rahmenbedingungen und dem guten Gefühl, Teil von etwas gesellschaftlich Relevantem zu sein.
• Gesundheit & Wohlbefinden: Betriebliches Gesundheitsmanagement, Präventions- und Sportangebote sowie regelmäßige Team Events

Kennziffer: 296/2026

* Befristet für einen Zeitraum von 2 Jahren.

Unabhängig von Herkunft, Alter, Geschlecht oder Behinderung – bei uns am Universitätsklinikum Jena sind Sie willkommen.