People & Office Manager (m/w/d)

CASA Media GmbH; Berlin; Hybrid; Vertraulich; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine Social-Media-Agentur in Berlin sucht einen Mitarbeiter für den Bereich People & Office. Sie sind verantwortlich für die effiziente Abwicklung von Recruiting, Onboarding und die strukturierte Büroorganisation. Der ideale Kandidat hat ein relevantes Studium oder eine Ausbildung, bringt Erfahrung im Office Management mit und besitzt sehr gute Deutschkenntnisse. Es erwartet Sie ein dynamisches Umfeld mit flachen Hierarchien, flexibler Arbeitskultur und modernen Büroräumen.

Leistungen

Hybrid Work + Freitag Home Office Day

30 Urlaubstage

Unternehmenshandy & -laptop

Regelmäßige Team-Events

Qualifikationen

• Erfahrung in einer ähnlichen Rolle (Office Management, People Ops, HR Assistant/Coordinator o. ä.)
• Sicherer Umgang mit gängigen Tools
• Erste Erfahrung mit Recruiting oder administrativen Finance-Prozessen von Vorteil

Aufgaben

• Recruiting-Koordination (Bewerbungen, Kommunikation, Terminplanung)
• On-/Offboarding organisieren und Standards pflegen
• HR-Administration & Systempflege

Kenntnisse

Strukturiertes Arbeiten

Zuverlässigkeit

Klare Kommunikation

Multitasking

Gute Englischkenntnisse (mind. B2)

Ausbildung

Abgeschlossenes Studium in Wirtschaftspsychologie, Psychologie, BWL oder Kommunikation

Kaufmännische Ausbildung in relevanten Bereichen

Tools

Google Workspace

MS Office

HR-Tools

Jobbeschreibung

Über Uns

Wir sind CASA Media, eine Social-Media-Agentur aus Berlin mit Fokus auf Influencer-getriebenes App Marketing. Jeden Monat bringen wir 250+ Influencer-Kooperationen für unsere Kunden live. Wir wachsen und bauen unsere internen Strukturen weiter aus, dafür suchen wir Verstärkung im Bereich People & Office.

Du sorgst dafür, dass People-Prozesse und Office-Organisation zuverlässig laufen von Recruiting & Onboarding bis zu reibungslosen Abläufen im Büro. Du arbeitest eng mit dem Founder/Management zusammen und bringst Struktur in ein dynamisches Umfeld.

Aufgaben

🎯 Deine Mission

Du hältst unser Team im Hintergrund stark: klare Prozesse, saubere Koordination, gute Candidate Experience und ein Office, das funktioniert.

🧩 Deine Aufgaben

People / HR

• Recruiting-Koordination (Bewerbungen, Kommunikation, Terminplanung, ggf. Erstgespräche)
• On-/Offboarding organisieren und Standards/Checklisten pflegen
• HR-Administration & Systempflege (Dokumente, Übersichten)
• Prozesse pragmatisch weiterentwickeln und dokumentieren

Office / Operations

• Office-Alltag & Dienstleister koordinieren (Ausstattung, Bestellungen, Organisation)
• Schnittstelle zu internen/externalen Ansprechpartner (z. B. IT, Büroservice)
• Unterstützung bei vorbereitender Buchhaltung (Belege, Reisekosten, Rechnungsprüfung)
• Optimierungspotenziale erkennen und eigenständig umsetzen

Qualifikation

✅ Das bringst du mit

• Du hast ein abgeschlossenes Studium in den Bereichen Wirtschaftspsychologie, Psychologie, BWL, Kommunikation oder eine kaufmännische Ausbildung in diesen Bereichen
• Erfahrung in einer ähnlichen Rolle (Office Management, People Ops, HR Assistant/Coordinator o. ä.)
• Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und kommunizierst klar
• Du hast Freude daran, viele kleine Themen parallel zu managen, ohne den Überblick zu verlieren
• Sehr gutes Deutsch, gutes Englisch (mind. B2)
• Sicherer Umgang mit gängigen Tools (Google Workspace / MS, HR-Tools sind ein Plus)

➕ Nice to have

• Erste Erfahrung mit Recruiting (Active Sourcing nicht nötig, aber willkommen)
• Erfahrung mit vorbereitender Buchhaltung oder administrativen Finance-Prozessen
• Lust, Prozesse zu dokumentieren und Standards aufzubauen (ohne „Overengineering“)

Benefits

🎁 Was dich bei uns erwartet

• Start-up-Atmosphäre mit flachen Hierarchien & schnellen Entscheidungen
• Hybrid Work + Freitag Home Office Day
• Direktes Arbeiten mit Founder/Management, viel Vertrauen & Verantwortung
• Offene Feedbackkultur & regelmäßige Team-Events
• Modernes Office im Herzen von Berlin-Steglitz
• 30 Urlaubstage
• Unternehmenshandy & -laptop

🗂️ So läuft der Prozess

• Kurzes Erstgespräch (ca. 15 Minuten)
• Fachlicher Deep Dive (inkl. Mini-Case: Pipeline-/Revenue Plan)
• Finales Gespräch & Angebot