People & Office Management m/w/d ab 20 Std.

activaTec International GmbH & Co. KG; Bergisch Gladbach; Vor Ort; EUR 16.000 - 21.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

30 Urlaubstage

Mobil-Office nach Absprache

Urban Sports Club – 30€ Zuschuss/Monat

Sonderzahlungen (Urlaubs-/Weihnachtsge

Büro in Bergisch Gladbach

Zusammenfassung

menten GmbH in Bergisch Gladbach sucht eine engagierte Person für People & Office Management. Sie verantworten HR-Administration, Recruiting und die Sichtbarkeit als Arbeitgeber, halten Büro und Backoffice am Laufen und fungieren als zentrale Anlaufstelle intern und extern.

Zu deinem Aufgabenbereich gehören Recruiting- und Office-Management, Social-Media-Pflege, HR-Tools sowie Buchhaltungs- und Vertriebsprozesse. Du arbeitest vor Ort mit der Flexibilität von Mobile Office nach Absprache.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Lust, Themen selbst weiterzubringen. Recruiting, Benefits und Social Media sind bei uns keine Nebenschauplätze, sondern Bereiche, die du mitgestaltest.
• Serviceorientierung und Kommunikationsstärke im Umgang mit Bewerbern, Kollegen und Kunden.
• Organisationsgeschick: viele parallele Themen, klare Prioritäten.
• Sehr gutes Deutsch und Englisch in Wort und Schrift. Die Geschäftskorrespondenz läuft in beiden Sprachen.
• Detailgenauigkeit bei Buchungen, Fristen und Dokumentation.
• Eigenständigkeit: du erkennst selbst, was liegen geblieben ist, und ziehst es nach.
• Grundverständnis für betriebswirtschaftliche Prozesse in Einkauf, Buchhaltung und Vertrieb.

Aufgaben

• Bewerbermanagement: Bewerbungen sichten, Erstkontakt herstellen, Termine koordinieren, Absagen versenden, beim Onboarding unterstützen.
• Recruiting weiterentwickeln: neue Kanäle und Recruiting-Tools im Blick behalten, ausprobieren und bewerten, was für uns funktioniert.
• Pflege des Instagram- und LinkedIn-Accounts.
• Pflege und Weiterentwicklung des HR-Tools: Prozesse abbilden, Datenqualität sichern, Auswertungen aufsetzen.
• Zeiterfassung, Urlaubs- und Krankheitstage kontrollieren und korrekt buchen.
• Mitarbeiterbenefits weiterbringen: Angebote recherchieren, vergleichen und Vorschläge in die Geschäftsführung tragen.
• Gemeinsam mit unserer Partneragentur regelmäßige Teamevents organisieren.
• Reportings zu Belegschaft, Bewerbungen und Einkauf aufbereiten.
• Erste Anlaufstelle für Anrufe, Postfächer und Besucher: Anfragen aufnehmen, einordnen und an die richtige Stelle bringen.
• Geschäftskorrespondenz auf Deutsch und Englisch, bei Bedarf mit Übersetzungstools
• Reisen und Termine planen, buchen und abrechnen, Kalender der Geschäftsführung im Blick behalten
• Vorbereitende Buchhaltung: Zahlungseingänge überwachen, Kontobewegungen buchen, Kassenbuch und Mahnwesen
• Hardware-Bestellungen abwickeln: Bestellprozesse überwachen, Lieferscheine erstellen, Weiterberechnung sicherstellen
• Arbeitsmittel einkaufen, herausgeben und dokumentieren
• Lieferanten- und Kundenverträge pflegen, Fristen nachverfolgen

Kenntnisse

Textkommunikation

IT-Affinität

MS Office

Organisation

Deutsch/Englisch

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Claude AI

Dynamics 365 BC

Jira

Confluence

Jobbeschreibung

Als People & Office Management bei menten verantwortest du unsere HR-Administration, das Recruiting und alles, was menten als Arbeitgeber sichtbar macht. Dazu hältst du Büro und Backoffice am Laufen und bist erste Anlaufstelle, intern und extern.

• Vor Ort in Bergisch Gladbach · Mobile Office in Absprache
• Start ab sofort
• 30 Urlaubstage
• 16 - 21 k € brutto / Jahr

Die Einstufung im Gehaltsband richtet sich nach deiner Berufserfahrung und deinen Kenntnissen.

People & Recruiting

• Bewerbermanagement: Bewerbungen sichten, Erstkontakt herstellen, Termine koordinieren, Absagen versenden, beim Onboarding unterstützen
• Recruiting weiterentwickeln: neue Kanäle und Recruiting-Tools im Blick behalten, ausprobieren und bewerten, was für uns funktioniert
• Pflege des Instagram und LinkedIn Accounts
• Pflege und Weiterentwicklung des HR Tools: Prozesse abbilden, Datenqualität sichern, Auswertungen aufsetzen
• Zeiterfassung, Urlaubs- und Krankheitstage kontrollieren und korrekt buchen
• Mitarbeiterbenefits weiterbringen: Angebote recherchieren, vergleichen und Vorschläge in die Geschäftsführung tragen
• gemeinsam mit unserer Partneragentur regelmäßige Teamevents organisieren
• Reportings zu Belegschaft, Bewerbungen und Einkauf aufbereiten

Office Management & Backoffice

• Erste Anlaufstelle für Anrufe, Postfächer und Besucher: Anfragen aufnehmen, einordnen und an die richtige Stelle bringen (Jira-Tickets für Kunden, Leads für den Vertrieb)
• Geschäftskorrespondenz auf Deutsch und Englisch, bei Bedarf mit Übersetzungstools
• Reisen und Termine planen, buchen und abrechnen, Kalender der Geschäftsführung im Blick behalten
• Vorbereitende Buchhaltung: Zahlungseingänge überwachen, Kontobewegungen buchen, Kassenbuch und Mahnwesen
• Hardware-Bestellungen abwickeln: Bestellprozesse überwachen, Lieferscheine erstellen, Weiterberechnung sicherstellen
• Arbeitsmittel einkaufen, herausgeben und dokumentieren
• Lieferanten- und Kundenverträge pflegen, Fristen nachverfolgen

Das bringst du mit

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Lust, Themen selbst weiterzubringen. Recruiting, Benefits und Social Media sind bei uns keine Nebenschauplätze, sondern Bereiche, die du mitgestaltest.
• Serviceorientierung und Kommunikationsstärke im Umgang mit Bewerbern, Kollegen und Kunden
• Organisationsgeschick: viele parallele Themen, klare Prioritäten.
• Sehr gutes Deutsch und Englisch in Wort und Schrift. Die Geschäftskorrespondenz läuft in beiden Sprachen.
• Detailgenauigkeit bei Buchungen, Fristen und Dokumentation
• Eigenständigkeit: du erkennst selbst, was liegen geblieben ist, und ziehst es nach
• Grundverständnis für betriebswirtschaftliche Prozesse in Einkauf, Buchhaltung und Vertrieb

Dein Skillset

Must-have:

• Textsicherheit für Bewerberkommunikation und Social-Media-Posts
• IT-Affinität: du arbeitest dich schnell in neue Systeme ein und pflegst sie sauber
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel und Outlook
• Erfahrung mit vorbereitender Buchhaltung und Zahlungsverkehr
• Claude (oder vergleichbare AI-Tools): bei uns Standard im Daily für Korrespondenz, Recherche und Textarbeit

Nice-to-have:

• Erfahrung im Bewerbermanagement oder in der Personaladministration
• Personalverwaltungssoftware (bei uns HRworks)
• Erfahrung mit Instagram oder LinkedIn im Unternehmenskontext, gern auch Grundlagen in Canva oder vergleichbaren Tools
• ERP- und CRM-Systeme (bei uns Dynamics 365 Business Central und Sales)
• Bankingsoftware (StarMoney oder vergleichbar)
• Atlassian Jira und Confluence

Wir bieten dir

• 30 Urlaubstage. Genug Zeit zum Abschalten.
• Mac oder Windows. Deine Wahl beim Setup.
• Per Du ab Tag 1. Flache Hierarchien.
• Sonderzahlungen. In guten Geschäftsjahren Urlaubs- und/oder Weihnachtsgeld in flexibler Höhe.
• Urban Sports Club. 30 € Zuschuss pro Monat.
• Modernes Büro in der Innenstadt von Bergisch Gladbach.

menten GmbH
Herr Christoph Pfisterer
An der Gohrsmühle 25
51465 Bergisch Gladbach
Tel. [phone]