Office & People Management – Teilzeit

menten GmbH; Bergisch Gladbach; Hybrid; EUR 25.000 - 36.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

30 Urlaubstage

Mobile Office in Absprache

Hardware nach Wahl (Mac oder Windows)

Sonderzahlungen

Urban Sports Club

Corporate Benefits

Weiterbildung

Team-Events

Zusammenfassung

menten GmbH in Bergisch Gladbach sucht eine engagierte Unterstützung im Recruiting, HR-Administration und Backoffice in Teilzeit (20–30 Std./Woche). Sie sichten Bewerbungen, koordinieren Termine, versenden Absagen und unterstützen das Onboarding.

Weitere Aufgaben: Pflege von HR-Tools, Zeit- und Abwesenheitsmanagement, Office- und Rechnungswesen, Reporting, sowie Organisation von Team-Events und Kontakt zu Partneragenturen.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit in Deutsch und Englisch
• IT-Affinität und sicherer Umgang mit MS Office, especially Excel
• Organisationstalent und eigenständige Arbeitsweise
• Erfahrung im Bewerbungsmanagement oder Personaladministration ist vorteilhaft

Aufgaben

• Bewerbungsmanagement: Bewerbungen sichten, Erstkontakt herstellen, Termine koordinieren, Absagen versenden, Onboarding unterstützen
• Recruiting weiterentwickeln: neue Kanäle kennen lernen, testen und bewerten
• HR-Tools pflegen, Prozesse abbilden, Datenqualität sichern, Auswertungen erstellen
• Zeiterfassung, Urlaubs- und Krankheitszeiten kontrollieren
• Office Management & Backoffice: Anrufe, Postfächer, Jira-Tickets/ Leads verwalten
• Geschäftskorrespondenz auf Deutsch und Englisch; Übersetzungstools nutzen
• Reisen planen, Termine buchen, Kalender der Geschäftsführung koordinieren
• Vorbereitende Buchhaltung: Zahlungseingänge überwachen, Kontobewegungen buchen
• Hardware-Bestellungen abwickeln; Lieferanten- und Kundenverträge pflegen
• Team-Events organisieren; Reporting zu Belegschaft, Bewerbungen und Einkauf

Kenntnisse

Kommunikationsstärke

Organisationstalent

Textsicherheit

Eigenständigkeit

IT-Affinität

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbar

Tools

MS Office (Excel/Outlook)

Jira

Confluence

Dynamics 365 Business Central

StarMoney

Canva

Claude/AI-Tools

HRworks

Jobbeschreibung

Recruiting, HR-Administration und Backoffice in einer Rolle.

Teilzeit mit 20 bis 30 Stunden pro Woche, überwiegend vormittags.

• People & Recruiting Bewerbungsmanagement: Bewerbungen sichten, Erstkontakt herstellen, Termine koordinieren, Absagen versenden, beim Onboarding unterstützen
• Recruiting weiterentwickeln: neue Kanäle und Recruiting-Tools im Blick behalten, ausprobieren und bewerten, was für uns funktioniert
• Unterstützung bei der Pflege unserer Instagram- und LinkedIn-Accounts in Zusammenarbeit mit der Marketingagentur
• Pflege und Weiterentwicklung des HR-Tools: Prozesse abbilden, Datenqualität sichern, Auswertungen aufsetzen
• Zeiterfassung, Urlaubs- und Krankheitstage kontrollieren und korrekt buchen
• Benefits für das Team weiterbringen: Angebote recherchieren, vergleichen und Vorschläge in die Geschäftsführung tragen
• Gemeinsam mit unserer Partneragentur regelmäßige Teamevents organisieren
• Reportings zu Belegschaft, Bewerbungen und Einkauf aufbereiten
• Office Management & Backoffice Erste Anlaufstelle für Anrufe, Postfächer und Gäste: Anfragen aufnehmen, einordnen und an die richtige Stelle bringen (Jira-Tickets für Kunden, Leads für den Vertrieb)
• Geschäftskorrespondenz auf Deutsch und Englisch, bei Bedarf mit Übersetzungstools
• Reisen und Termine planen, buchen und abrechnen, Kalender der Geschäftsführung im Blick behalten
• Vorbereitende Buchhaltung: Zahlungseingänge überwachen, Kontobewegungen buchen, Kassenbuch und Mahnwesen
• Hardware-Bestellungen abwickeln: Bestellprozesse überwachen, Lieferscheine erstellen, Weiterberechnung sicherstellen
• Arbeitsmittel einkaufen, herausgeben und dokumentieren
• Lieferanten- und Kundenverträge pflegen, Fristen nachverfolgen
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Lust, Themen selbst weiterzubringen. Recruiting, Benefits und Social Media sind bei uns keine Nebenschauplätze, sondern Bereiche, die du mitgestaltest.

Serviceorientierung und Kommunikationsstärke im Umgang mit Bewerberinnen und Bewerbern, dem Team und unseren Kunden Organisationsgeschick: viele parallele Themen, klare Prioritäten Sehr gutes Deutsch und Englisch in Wort und Schrift. Die Geschäftskorrespondenz läuft in beiden Sprachen. Detailgenauigkeit bei Buchungen, Fristen und Dokumentation Eigenständigkeit: du erkennst selbst, was liegen geblieben ist, und ziehst es nach Grundverständnis für betriebswirtschaftliche Prozesse in Einkauf, Buchhaltung und Vertrieb Must-have: Textsicherheit für Bewerbungskommunikation und Social-Media-Posts IT-Affinität: du arbeitest dich schnell in neue Systeme ein und pflegst sie sauber Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel und Outlook Erfahrung mit vorbereitender Buchhaltung und Zahlungsverkehr Claude (oder vergleichbare AI-Tools): bei uns Standard im Daily für Korrespondenz, Recherche und Textarbeit Nice-to-have: Erfahrung im Bewerbungsmanagement oder in der Personaladministration Personalverwaltungssoftware (bei uns HRworks) Erfahrung mit Instagram oder LinkedIn im Unternehmenskontext, gern auch Grundlagen in Canva oder vergleichbaren Tools ERP- und CRM-Systeme (bei uns Dynamics 365 Business Central und Sales) Bankingsoftware (StarMoney oder vergleichbar) Atlassian Jira und Confluence

• 30 Urlaubstage
• Mobile Office in Absprache
• Hardware nach Wahl (Mac oder Windows)
• Sonderzahlungen
• Urban Sports Club
• Corporate Benefits
• Weiterbildung
• Team-Events

Inhabergeführt seit 1989. Über menten: Wir suchen Menschen, die herausfordernde Aufgaben annehmen, Verantwortung übernehmen möchten und eine echte Leidenschaft für IT mitbringen. 37 Jahre IT-Erfahrung, 250+ Kunden, 25 Mitarbeitende in Bergisch Gladbach.