People & Office Management

menten GmbH; Bergisch Gladbach; Vor Ort; EUR 19.000 - 29.000; Teilzeit

Zusammenfassung

menten GmbH sucht eine engagierte Person für HR-Administration und Recruiting in Bergisch Gladbach. Die Stelle ist auf 20–30 Stunden pro Woche ausgelegt, überwiegend vormittags, vor Ort.

Zu den Aufgaben gehören Bewerbungsmanagement, Recruiting-Weiterentwicklung, Social-Media-Unterstützung in Kooperation mit der Marketingagentur, HR-Tool-Pflege, Abrechnung von Zeiterfassung bis Reisekosten sowie Team-Events und Reports.

Qualifikationen

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung im Bewerbungsmanagement oder HR-Administration.
• Sicherheit in Deutsch und Englisch in geschäftlicher Korrespondenz.
• Aufbauende Recruiting‑Kanäle, Social Media und Onboarding unterstützen.

Aufgaben

• Bewerbungsmanagement: Sichtung, Erstkontakt, Terminkoordination, Absagen, Onboarding-Unterstützung.
• Recruiting weiterentwickeln: neue Kanäle und Tools testen und bewerten.
• HR-Tool pflegen: Prozesse modellieren, Datenqualität sichern, Auswertungen erstellen.
• Zeiterfassung, Urlaub, Krankheitsstände kontrollieren und korrekt buchen.
• Belegschafts- und Einkaufsreportings aufbereiten.
• Team-Events koordinieren in Zusammenarbeit mit Partneragentur.
• Reisen und Termine planen, Kalendereinträge der Geschäftsführung pflegen.
• Korrespondenz auf Deutsch und Englisch; Übersetzungstools einsetzen.
• Vorbereitende Buchhaltung unterstützen; Zahlungseingänge überwachen.

Kenntnisse

Serviceorientierung

Kommunikationsstärke

Organisationsgeschick

IT-Affinität

Eigenständigkeit

Bewerbungsmanagement

Social Media Kenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

HRworks

Dynamics 365 Business Central

StarMoney

Jira

Canva

Excel

Outlook

Jobbeschreibung

Gemeinsam mit unserem Office Management verantwortest du die HR-Administration, das Recruiting und alles, was menten als Arbeitgeber sichtbar macht. Dazu hältst du Büro und Backoffice am Laufen und bist erste Anlaufstelle, intern und extern. Die Stelle ist in Teilzeit angelegt, 20 bis 30 Stunden pro Woche, überwiegend vormittags und vor Ort in Bergisch Gladbach.

• Bewerbungsmanagement: Bewerbungen sichten, Erstkontakt herstellen, Termine koordinieren, Absagen versenden, beim Onboarding unterstützen
• Recruiting weiterentwickeln: neue Kanäle und Recruiting-Tools im Blick behalten, ausprobieren und bewerten, was für uns funktioniert
• Unterstützung bei der Pflege unserer Instagram- und LinkedIn-Accounts in Zusammenarbeit mit der Marketingagentur
• Pflege und Weiterentwicklung des HR-Tools: Prozesse abbilden, Datenqualität sichern, Auswertungen aufsetzen
• Zeiterfassung, Urlaubs- und Krankheitstage kontrollieren und korrekt buchen
• Benefits für das Team weiterbringen: Angebote recherchieren, vergleichen und Vorschläge in die Geschäftsführung tragen
• Gemeinsam mit unserer Partneragentur regelmäßige Teamevents organisieren
• Reportings zu Belegschaft, Bewerbungen und Einkauf aufbereiten
• Erste Anlaufstelle für Anrufe, Postfächer und Gäste: Anfragen aufnehmen, einordnen und an die richtige Stelle bringen (Jira-Tickets für Kunden, Leads für den Vertrieb)
• Geschäftskorrespondenz auf Deutsch und Englisch, bei Bedarf mit Übersetzungstools
• Reisen und Termine planen, buchen und abrechnen, Kalender der Geschäftsführung im Blick behalten
• Vorbereitende Buchhaltung: Zahlungseingänge überwachen, Kontobewegungen buchen, Kassenbuch und Mahnwesen
• Hardware-Bestellungen abwickeln: Bestellprozesse überwachen, Lieferscheine erstellen, Weiterberechnung sicherstellen
• Arbeitsmittel einkaufen, herausgeben und dokumentieren
• Lieferanten- und Kundenverträge pflegen, Fristen nachverfolgen
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Lust, Themen selbst weiterzubringen. Recruiting, Benefits und Social Media sind bei uns keine Nebenschauplätze, sondern Bereiche, die du mitgestaltest.
• Serviceorientierung und Kommunikationsstärke im Umgang mit Bewerberinnen und Bewerbern, dem Team und unseren Kunden
• Organisationsgeschick: viele parallele Themen, klare Prioritäten
• Sehr gutes Deutsch und Englisch in Wort und Schrift. Die Geschäftskorrespondenz läuft in beiden Sprachen.
• Detailgenauigkeit bei Buchungen, Fristen und Dokumentation
• Eigenständigkeit: du erkennst selbst, was liegen geblieben ist, und ziehst es nach
• Grundverständnis für betriebswirtschaftliche Prozesse in Einkauf, Buchhaltung und Vertrieb
• Textsicherheit für Bewerbungskommunikation und Social-Media-Posts
• IT-Affinität: du arbeitest dich schnell in neue Systeme ein und pflegst sie sauber
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel und Outlook
• Erfahrung mit vorbereitender Buchhaltung und Zahlungsverkehr
• Claude (oder vergleichbare AI-Tools): bei uns Standard im Daily für Korrespondenz, Recherche und Textarbeit
• Erfahrung im Bewerbungsmanagement oder in der Personaladministration
• Personalverwaltungssoftware (bei uns HRworks)
• Erfahrung mit Instagram oder LinkedIn im Unternehmenskontext, gern auch Grundlagen in Canva oder vergleichbaren Tools
• ERP- und CRM-Systeme (bei uns Dynamics 365 Business Central und Sales)
• Bankingsoftware (StarMoney oder vergleichbar)