Operations & Customer Service Manager (m/w/d)

Helm Ag; Hamburg; Hybrid; EUR 60,000 - 90,000; Full time

Job summary

Helaxa GmbH & Co KG sucht einen Operations & Customer Service Manager (m/w/d) mit Fokus auf zentrale Betreuung von Kunden- und Lieferantenbestellungen im SAP-System. Sie sichern eine genaue, zeitnahe Bearbeitung, hohe Servicequalität und unterstützen reibungslose Abläufe in allen Abteilungen.

Idealerweise verfügen Sie über eine kaufmännische Ausbildung oder Betriebswirtschaftsstudium, mehrjährige Erfahrung in der SCM-/Auftragsabwicklung sowie sehr gute Englischkenntnisse.

Qualifications

• Erfahrung in kaufmännischer Sachbearbeitung, Auftragsabwicklung oder Administration, idealerweise im Bereich Supply Chain Management.
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel, sowie Grundkenntnisse in SAP.
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder wirtschaftliches Studium.
• Hybrides Arbeiten möglich und wünschenswert.

Responsibilities

• Entgegennahme, Prüfung und Bearbeitung von Kundenbestellungen sowie Lieferantenanfragen im SAP.
• Pflege von Stammdaten, Produktspezifikationen und Produktdatenblättern.
• Erfassung und Pflege von Kundenbedarfsprognosen im SAP-Planungstool.
• Koordination von Musterlieferungen inklusive Zollabwicklung und Dokumentation.
• Überwachung von Lieferplänen, Lieferterminen und Zahlungsfristen sowie Abstimmung mit Einkauf, Produktion und Logistikdienstleistern.
• Koordination der Kommunikation bei kritischen Themen wie Haltbarkeiten, Lieferausfällen oder Qualitätsabweichungen.
• Teilnahme an Preisverhandlungen im Rahmen von Supply Agreements inkl. Kalkulationen und Analysen.
• Teilnahme an Kundenterminen zur Abstimmung langfristiger Bedarfs- und Produktionsplanungen.
• Monatliche/ quartalsweise Überprüfung von Kundenreports und Erstellung von Debit/Credit Notes.

Skills

Englisch fließend

Kommunikationsfähigkeit

Excel

MS Office

SAP-Kenntnisse

Education

Kaufmännische Ausbildung

Betriebswirtschaftliches Studium

Tools

SAP

Excel

Job description

Helaxa ist ein 2022 von Erol Isim und dem traditionellen Familienunternehmen HELMAG gegründetes Unternehmen in Luckenwalde, welches spezialisiert ist auf die Herstellung des lebensrettenden Wirkstoffs Heparin. Auf einer Gesamtfläche von 22.500 qm entsteht die mordernste und effizienteste Produktionsstätte in Europa, welche die höchsten Qualitätsstandards erfüllen soll.

Wir suchen eine/n:

Geschäftsbereich: Helaxa GmbH & Co KG

Tätigkeitsbereich: Supply Chain Management / Logistics

Erfahrungslevel: Mid-Career

"Caring today. Enabling tomorrow" ist für uns mehr als nur ein Slogan. Es ist der tägliche Ansporn für die Zusammenarbeit sowie all unsere Handlungen und Entscheidungen. Das beschreibt die Philosophie von Helaxa, als neu gegründetes Unternehmen in Luckenwalde für die Herstellung von Wirkstoffen für lebensrettende Medizin. Für unser dynamisches und wachsendes Unternehmen in Luckenwalde, suchen wir engagierte Talente (m/w/d), die unsere Mission "Caring today. Enabling tomorrow" mit Leidenschaft vorantreiben.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n Operations & Customer Service Manager (m/w/d) zunächst befristet auf 18 Monate. Die Position kann in hybrider Funktion ausgeübt werden.

Ziel der Position:

Als Spezialist für Betrieb und Kundenservice agieren Sie als zentrale Ansprechperson für alle Aktivitäten im Zusammenhang mit Kunden- und Lieferantenbestellungen. Ihr Hauptaugenmerk liegt auf der Gewährleistung einer genauen, zeitnahen und effizienten Bearbeitung von Bestellungen in unserem ERP-System (SAP), der Aufrechterhaltung einer hohen Servicequalität und der Unterstützung eines reibungslosen Ablaufs in allen Abteilungen.

Ihre Aufgaben:

• Entgegennahme, Prüfung und Bearbeitung von Kundenbestellungen sowie Lieferantenanfragen im ERP-System (SAP) unter Einhaltung interner Standards und Dokumentationsanforderungen.
• Pflege und Verwaltung von Stammdaten, Produktspezifikationen, Produktdatenblättern sowie kunden-, lieferanten- und produktbezogenen Informationen.
• Erfassung, Aktualisierung und Pflege von Kundenbedarfsprognosen im SAP-Planungstool sowie Übermittlung von Bedarfsanforderungen an den Einkauf zur Unterstützung der Material- und Produktionsplanung.
• Koordination, Versand und Dokumentation von Musterlieferungen und pharmazeutischen Endprodukten einschließlich Zollabwicklung, Versandbenachrichtigungen und Chargendokumentation.
• Überwachung von Lieferplänen, Lieferterminen und Zahlungsfristen sowie Abstimmung mit Einkauf, Produktion, Finanzen und externen Logistikdienstleistern.
• Vollständige Koordination der Kommunikation zwischen Herstellern, Kunden und internen Fachbereichen bei kritischen Themen wie verkürzten Haltbarkeiten, Lieferausfällen, Qualitätsabweichungen oder sonstigen Abweichungen.
• Teilnahme an Preisverhandlungen im Rahmen bestehender Supply Agreements einschließlich der Vorbereitung von Kalkulationen, finanziellen Analysen sowie der Abstimmung finaler Preisänderungen mit allen relevanten Stakeholdern.
• Teilnahme an persönlichen Kundenterminen zur Abstimmung langfristiger Bedarfs-, Produktions- und Geschäftsplanungen.
• Monatliche und quartalsweise Überprüfung von Kundenreports, Abstimmung der Ergebnisse sowie Erstellung und Freigabe von Debit- und Credit Notes gemäß vertraglichen Vereinbarungen.
• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein betriebswirtschaftliches Studium oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung in der kaufmännischen Sachbearbeitung, Auftragsabwicklung oder Administration, idealerweise im Bereich Supply Chain Management.
• Zusätzliche Qualifikationen oder Kenntnisse in den Bereichen Supply Chain Management, Prozessmanagement oder Logistik sind von Vorteil.
• sehr gute Englisch-Kenntnisse in Wort und Schrift
• ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit mit internen und externen Stakeholdern
• sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen, insbesondere Excel, sowie Grundkenntnisse in SAP

„A new player. A new culture. A new game.“ Jeder einzelne trägt durch verantwortungsvolles Handeln, umfangreiche Fachkenntnisse und einzigartigen Service täglich zum Erfolg von Helaxa bei. Dieses Engagement honorieren wir – nicht nur mit Entwicklungsperspektiven und internen/externen Weiterbildungen, sondern auch durch Leistungen, die optimale Rahmenbedingungen für eine Work-Life-Balance bieten. Wir freuen uns darauf Sie kennenzulernen.