Customer Service & Operations Coordinator - Plant Advantage (m/w/d)

Helm Ag; Hamburg; Hybrid; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Job summary

HELM AG in Hamburg sucht ein/e Customer Service & Operations Coordinator – Plant Advantage (m/w/d). Sie sind die zentrale Schnittstelle zwischen Vertrieb, Supply Chain, Logistik und internen Teams und sichern einen reibungslosen Orderprozess sowie termingerechte Lieferungen und ein exzellentes Kundenerlebnis.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung oder ein Diplom im internationalen Handel mit, 1–3 Jahre relevante Berufserfahrung in Logistik oder SCM, sowie fließendes Deutsch und Englisch.

Qualifications

• Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder Diplom im internationalen Handel.
• 1–3 Jahre Berufserfahrung in Logistik, Supply Chain oder ähnlichen Prozessen.
• Beherrscht Deutsch und Englisch fließend, idealerweise weitere zentraleuropäische Sprache.

Responsibilities

• Bearbeitung und Abwicklung von Kundenbestellungen und Anfragen; Administration von Kunden- und Produktänderungen, Retouren und Versandrabatten.
• Erste interne Anlaufstelle für Vertrieb, Supply Chain, Marketing und Technologie sowie extern für Kunden; Aufbau professioneller Kundenbeziehungen.
• Erfassen, Stornieren und Ändern von Bestellungen; Koordination mit HELM-Logistikdienstleistern nach Zeitplänen.
• Erfassen von Kundenkonten- und Zahlungsinformationen in SAP/Salesforce; Eröffnen und Buchen von Frachtaufträgen in TM; Rechnungslegung.

Skills

Kundenbetreuung

Auftragskoordination

Teamarbeit

Kommunikation

Education

Kaufmännische Ausbildung

Diplom im internationalen Handel

Tools

MS Office

SAP

Salesforce

Job description

Entdecke HELM als besonderes Familienunternehmen und als attraktiven Arbeitgeber. Unser Ziel ist es, durch ständigen Austausch und Vernetzung im globalen Teamwork unseren Kunden zukunftsorientierte Lösungen anzubieten. Zu jeder Zeit, an jedem Ort. Dies lässt uns proaktiv handeln und langfristig denken – im operativen Geschäft, Qualitätsmanagement, der Prozessoptimierung, Produktentwicklung und Distribution. So sind wir Innovationstreiber, Möglichmacher und verlässlicher Partner in einem.

Geschäftsbereich: Crop Nutrition

Tätigkeitsbereich: Supply Chain Management / Logistics

Erfahrungslevel: Einstiegslevel

Crop Solutions ist eine unserer schnell wachsenden Business Units bei HELM und konzentriert sich auf innovative Lösungen für eine nachhaltige Landwirtschaft. Unser Segment Plant Advantage, einschließlich Biostimulanzien und Unium-Produkten, expandiert rasant in Europa und Mitteleuropa. Für unser Team in Hamburg suchen wir daher ein motiviertes, neues Teammitglied (m/w/d). Werden Sie Teil eines engagierten Teams, das Wachstum in einem vielversprechenden Sektor vorantreibt!

Als Customer Service & Operations Coordinator – Plant Advantage (m/w/d) spielen Sie eine Schlüsselrolle bei der Expansion unseres Plant Advantage-Geschäfts. Sie sind die erste Anlaufstelle für Kunden und bilden eine wichtige Schnittstelle zwischen Vertrieb, Supply Chain, Logistik und anderen internen Teams. Ihre Mission ist es, einen reibungslosen Orderprozess, termingerechte Lieferungen und ein exzellentes Kundenerlebnis sicherzustellen.

Ihre Aufgaben:

• In dieser Rolle unterstützen Sie das europäische Sales Team bei der Bearbeitung und Abwicklung von Kundenbestellungen und -anfragen und sind verantwortlich für die Administration von Kunden- und Produktänderungen, Retouren und Versandrabatten.
• Sie sind die erste interne Anlaufstelle für Kolleg:innen aus Vertrieb, Supply Chain, Value Chain, Marketing und Technologie sowie extern für Kunden, um alle Anfragen und Reklamationen zeitnah zu bearbeiten. Dabei unterstützen Sie die Vertriebsmitarbeitenden beim Aufbau und der Pflege professioneller und empathischer Kundenbeziehungen.
• Konkret bedeutet das: Sie erfassen, stornieren und ändern Bestellungen auf Kunden- und Vertriebsanfrage und koordinieren die Aufträge mit den HELM-Logistikdienstleistern (LSP), abgestimmt auf die gewünschten Zeitpläne.
• Darüber hinaus erfassen Sie Kundenkonten- und Zahlungsinformationen in unseren SAP- und Salesforce-Systemen, um Genauigkeit und Compliance sicherzustellen. Innerhalb unserer Datenlandschaft eröffnen, pflegen und ändern Sie Frachtaufträge in TM und buchen die Frachtrechnungen.
• Im Rahmen Ihrer Tätigkeit entwickeln Sie ein fundiertes Verständnis des Plant Advantage-Portfolios, einschließlich Unium-Produkten und anderer innovativer Lösungen, um Kunden und unser Vertriebsteam kompetent bei allen produktbezogenen Fragen wie Beständen, Auftragsstatus, Lieferzeiten, Etikettenänderungen und Musterlieferungen zu unterstützen.
• Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung, ein Diplom im internationalen Handel oder eine vergleichbare Qualifikation und bringen fundierte Kenntnisse in Geschäfts- und Handelsprozessen mit.
• Sie haben mindestens 1–3 Jahre Berufserfahrung in einem relevanten Bereich und verfügen über Expertise in Logistik, Supply Chain Management oder ähnlichen Prozessen.
• Sie sind generell begeistert von Supply Chain und Logistik und können die Überwachung von Containern und der Lieferkette übernehmen.
• Sie kennen sich mit Gefahrgut, Außenhandelsbestimmungen, Incoterms und steuerlichen Vorschriften aus und stellen die Einhaltung und Effizienz aller relevanten Prozesse sicher.
• Sie sind neugierig, hinterfragen Situationen und Prozesse und treten gleichzeitig als lösungsorientierte, offene Persönlichkeit auf.
• Sie sind ein ausgezeichneter Teamplayer und zeichnen sich durch ein hohes Maß an Zusammenarbeit aus. Das bedeutet, Sie tragen durch ergebnisorientiertes, kooperatives und kommunikatives Arbeiten zur Erreichung der Teamziele bei.
• Sie beherrschen gängige IT-Anwendungen wie das MS Office-Paket, SAP und Salesforce.
• Darüber hinaus sprechen und schreiben Sie fließend Deutsch und Englisch. Idealerweise beherrschen Sie zusätzlich eine weitere zentraleuropäische Sprache (Polnisch, Rumänisch, Bulgarisch …).

Jede:r Einzelne trägt durch verantwortungsvolles Handeln, beste Fachkenntnisse und einzigartigen Service täglich zum Erfolg von HELM bei. Dieses Engagement honorieren wir – nicht nur mit internationalen Entwicklungsperspektiven, Aufstiegschancen und Weiterbildungen. Sondern auch durch Leistungen, die optimale Rahmenbedingungen für eine Work-Life- Balance bieten.