Operations & Customer Service Manager (m/w/d)

HELM AG; Luckenwalde; Hybrid; EUR 50,000 - 75,000; Full time

Job summary

Helaxa GmbH & Co KG in Luckenwalde sucht eine/n Operations & Customer Service Manager (m/w/d) in hybrider Form. Sie steuern die zentrale Abwicklung von Kunden- und Lieferantenbestellungen im SAP-System, pflegen Stammdaten und unterstützen Material- und Produktionsplanung.

Voraussetzungen sind eine kaufmännische Ausbildung bzw. betriebswirtschaftliches Studium, mehrjährige Berufserfahrung in der Auftragsabwicklung sowie sehr gute Englischkenntnisse.

Qualifications

• Abgeschlossen kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung in kaufmännischer Sachbearbeitung, Auftragsabwicklung oder Administration, idealerweise im Supply Chain.
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Excel; Grundkenntnisse in SAP.

Responsibilities

• Kunden- und Lieferantenbestellungen im ERP-System SAP prüfen und bearbeiten.
• Stammdatenpflege, Produktdatenblätter und Lieferantendaten verwalten.
• Bedarfsprognosen im SAP-Planungstool erfassen und an Einkauf weiterleiten.
• Koordination von Musterlieferungen, Zollabwicklung und Dokumentation.
• Lieferpläne überwachen und Abstimmung mit Einkauf, Produktion und Logistik.
• Kommunikation zwischen Herstellern, Kunden und internen Abteilungen bei Abweichungen.
• Preisverhandlungen im Rahmen von Supply Agreements vorbereiten und abstimmen.

Skills

Englischkenntnisse

Kommunikationsfähigkeit

Education

Kaufmännische Ausbildung

Betriebswirtschaftliches Studium oder vergleichbare Qualifikation

Tools

SAP

Excel

Job description

Helaxa ist ein 2022 von Erol Isim und dem traditionellen Familienunternehmen HELMAG gegründetes Unternehmen in Luckenwalde, welches spezialisiert ist auf die Herstellung des lebensrettenden Wirkstoffs Heparin. Auf einer Gesamtfläche von 22.500 qm entsteht die mordernste und effizienteste Produktionsstätte in Europa, welche die höchsten Qualitätsstandards erfüllen soll.

Wir suchen eine/n:

Geschäftsbereich: Helaxa GmbH & Co KG

Tätigkeitsbereich: Supply Chain Management / Logistics

Erfahrungslevel: Mid-Career

"Caring today. Enabling tomorrow" ist für uns mehr als nur ein Slogan. Es ist der tägliche Ansporn für die Zusammenarbeit sowie all unsere Handlungen und Entscheidungen. Das beschreibt die Philosophie von Helaxa, als neu gegründetes Unternehmen in Luckenwalde für die Herstellung von Wirkstoffen für lebensrettende Medizin. Für unser dynamisches und wachsendes Unternehmen in Luckenwalde, suchen wir engagierte Talente (m/w/d), die unsere Mission "Caring today. Enabling tomorrow" mit Leidenschaft vorantreiben.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n Operations & Customer Service Manager (m/w/d) zunächst befristet auf 18 Monate. Die Position kann in hybrider Funktion ausgeübt werden.

Ziel der Position:

Als Spezialist für Betrieb und Kundenservice agieren Sie als zentrale Ansprechperson für alle Aktivitäten im Zusammenhang mit Kunden- und Lieferantenbestellungen. Ihr Hauptaugenmerk liegt auf der Gewährleistung einer genauen, zeitnahen und effizienten Bearbeitung von Bestellungen in unserem ERP-System (SAP), der Aufrechterhaltung einer hohen Servicequalität und der Unterstützung eines reibungslosen Ablaufs in allen Abteilungen.

Ihre Aufgaben:

• Entgegennahme, Prüfung und Bearbeitung von Kundenbestellungen sowie Lieferantenanfragen im ERP-System (SAP) unter Einhaltung interner Standards und Dokumentationsanforderungen.
• Pflege und Verwaltung von Stammdaten, Produktspezifikationen, Produktdatenblättern sowie kunden-, lieferanten- und produktbezogenen Informationen.
• Erfassung, Aktualisierung und Pflege von Kundenbedarfsprognosen im SAP-Planungstool sowie Übermittlung von Bedarfsanforderungen an den Einkauf zur Unterstützung der Material- und Produktionsplanung.
• Koordination, Versand und Dokumentation von Musterlieferungen und pharmazeutischen Endprodukten einschließlich Zollabwicklung, Versandbenachrichtigungen und Chargendokumentation.
• Überwachung von Lieferplänen, Lieferterminen und Zahlungsfristen sowie Abstimmung mit Einkauf, Produktion, Finanzen und externen Logistikdienstleistern.
• Vollständige Koordination der Kommunikation zwischen Herstellern, Kunden und internen Fachbereichen bei kritischen Themen wie verkürzten Haltbarkeiten, Lieferausfällen, Qualitätsabweichungen oder sonstigen Abweichungen.
• Teilnahme an Preisverhandlungen im Rahmen bestehender Supply Agreements einschließlich der Vorbereitung von Kalkulationen, finanziellen Analysen sowie der Abstimmung finaler Preisänderungen mit allen relevanten Stakeholdern.
• Teilnahme an persönlichen Kundenterminen zur Abstimmung langfristiger Bedarfs-, Produktions- und Geschäftsplanungen.
• Monatliche und quartalsweise Überprüfung von Kundenreports, Abstimmung der Ergebnisse sowie Erstellung und Freigabe von Debit- und Credit Notes gemäß vertraglichen Vereinbarungen.
• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein betriebswirtschaftliches Studium oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung in der kaufmännischen Sachbearbeitung, Auftragsabwicklung oder Administration, idealerweise im Bereich Supply Chain Management.
• Zusätzliche Qualifikationen oder Kenntnisse in den Bereichen Supply Chain Management, Prozessmanagement oder Logistik sind von Vorteil.
• sehr gute Englisch-Kenntnisse in Wort und Schrift
• ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit mit internen und externen Stakeholdern
• sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen, insbesondere Excel, sowie Grundkenntnisse in SAP

„A new player. A new culture. A new game.“ Jeder einzelne trägt durch verantwortungsvolles Handeln, umfangreiche Fachkenntnisse und einzigartigen Service täglich zum Erfolg von Helaxa bei. Dieses Engagement honorieren wir – nicht nur mit Entwicklungsperspektiven und internen/externen Weiterbildungen, sondern auch durch Leistungen, die optimale Rahmenbedingungen für eine Work-Life-Balance bieten. Wir freuen uns darauf Sie kennenzulernen.