Office & Mobility Coordinator (m/w/d)

Leasys S.p.A.; Rüsselsheim am Main; On-site; EUR 43,000 - 65,000; Full time

Job summary

Leasys S.p.A. sucht eine/n Office & Mobility Coordinator (m/w/d) in Rüsselsheim zur operativen Organisation des Office Managements, Standortservices und der betrieblichen Mobilität.

Sie fungieren als zentrale Koordinationsstelle zwischen Mitarbeitenden, Fachbereichen und externen Dienstleistern. Zu Ihren Aufgaben gehören die Reservierung und Zuordnung von Poolfahrzeugen, Dokumentation von Ausgaben und Daten, sowie die Koordination von Schnittstellen wie HR, Finance, Fleet und IT.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Berufserfahrung in Office Management,Administration oder Fuhrparkmanagement vorteilhaft.
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und sicheres Kommunikationsvermögen.

Responsibilities

• Koordination von Office Management, Standortservices und betrieblichen Mobilitäts- sowie Flottenprozessen.
• Poolfahrzeuge reservieren, zuordnen und Verfügbarkeit planen; Unterlagen und Nutzerdaten dokumentieren.
• Koordination externer Dienstleister und interne Abstimmung mit HR, Finance, Fleet, IT und Management.
• Sicherheits- und Brandschutzvorgaben organisatorisch unterstützen und Umsetzungen koordinieren.

Skills

Organisationsstärke

Kommunikationsstärke

Durchsetzungsvermögen

Selbstständige Arbeitsweise

Education

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

MS Office

digitale Verwaltungssysteme

Job description

LEASYS – Das perfekte Fahrzeug für Ihre Bedürfnisse

Wir bei Leasys sind stolz darauf, ein führender Anbieter von innovativen Mobilitätslösungen zu sein, Leasys und Free2move Lease haben sich zu einem gemeinsamen Mobilitätsanbieter zusammengeschlossen: Ein stark aufgestelltes Unternehmen, spezialisiert auf operatives Mehrmarken-Leasing, das zu gleichen Anteilen dem Automobilkonzern Stellantis und der Bank Crédit Agricole Consumer Finance gehört. Unser Ziel ist es, Leasys zu einer führenden Marke auf dem europäischen Leasingmarkt zu machen. Unsere breite Palette von Dienstleistungen im Bereich Autovermietung, Carsharing und Langzeitmiete zeichnet sich durch Innovation, Qualität und Zuverlässigkeit aus. Mit unserem stetigen Streben nach Exzellenz setzen wir Maßstäbe in der Mobilitätsbranche und gestalten aktiv die Zukunft der Fortbewegung mit.

Office & Mobility Coordinator (m/w/d) in Rüsselsheim

Der Office & Mobility Coordinator ist für die operative Organisation und Koordination der Bereiche Office Management, Standortservices sowie betriebliche Mobilität und Poolfahrzeuge verantwortlich. Die Position stellt einen reibungslosen Ablauf der administrativen Standortprozesse und die effiziente Nutzung der betrieblichen Fahrzeugflotte sicher. Sie fungiert als zentrale Koordinationsstelle zwischen Mitarbeitenden, internen Fachbereichen und externen Dienstleistern und bündelt bereichsübergreifende operative und administrative Aufgaben.

Deine Aufgaben:

Fuhrpark, Poolfahrzeuge & Corporate Mobility

• Poolfahrzeuge reservieren, zuordnen und deren Verfügbarkeit planen
• Fahrzeugausgaben, -rückgaben, Unterlagen und Nutzerdaten dokumentieren
• Schäden, Vorfälle und erforderliche Maßnahmen erfassen und nachverfolgen
• Tankkarten sowie Dienstwagenübergaben und -rückgaben administrativ betreuen
• Mit Fleet Management, HR, Versicherungen, Leasinggesellschaften, Werkstätten und weiteren Dienstleistern koordinieren; Auffälligkeiten eskalieren
• Operatives Office Management und ein professionelles Arbeitsumfeld sicherstellen
• Standortbezogene Anfragen, Reparaturen und Instandhaltungsmaßnahmen koordinieren
• Arbeitsplätze, Flächenbedarfe, Ausstattung und interne Umzüge organisieren
• Interne Fachbereiche und externe Dienstleister abstimmen

Sicherheit & Brandschutz – organisatorische Koordination

• Organisatorische Umsetzung und Kommunikation von Sicherheits- und Brandschutzvorgaben unterstützen
• Unterweisungen und Informationsmaßnahmen koordinieren
• Maßnahmen nachverfolgen und Sicherheitsmängel an die zuständigen Fachstellen eskalieren
• Keine Funktion als Fachkraft für Arbeitssicherheit oder Brandschutzbeauftragter ohne gesonderte Bestellung und Qualifikation
• Standortbezogene Mitarbeiterinformationen und organisatorische Änderungen kommunizieren
• Eingehende und ausgehende Post bearbeiten und intern verteilen sowie Kuriere und Versand koordinieren
• Administrative Abläufe und Arbeitsanweisungen dokumentieren und standardisieren

Administrative Sonderaufgaben & Schnittstellenkoordination

• Bereichsübergreifende administrative Sonderaufgaben koordinieren
• Zuständigkeiten klären sowie offene Maßnahmen nachverfolgen
• HR, Finance, Fleet, IT, Management und externe Dienstleister abstimmen
• Wiederkehrende Prozesse dokumentieren und optimieren

Verantwortlichkeiten und Abgrenzung

• Übertragene administrative Prozesse zuverlässig durchführen, nachverfolgen und Abweichungen transparent eskalieren
• Arbeitsrechtliche und disziplinarische Entscheidungen verbleiben bei HR bzw. der zuständigen Führungskraft

Wesentliche Schnittstellen

• Intern: HR / People & Culture, Fleet Operations, Finance, IT, Management, Führungskräfte, Mitarbeitende und gegebenenfalls Einkauf / Procurement

Extern: Leasinggesellschaften, Versicherungen, Werkstätten, Fahrzeugdienstleister, Facility-Management-Dienstleister, Vermieter / Gebäudemanagement, Sicherheits- und Brandschutzdienstleister sowie sonstige standortbezogene Dienstleister.

Dein Profil

Fachliche Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung in Office Management, Administration, Fuhrparkmanagement, General Services oder einer vergleichbaren Funktion
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten
• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Verwaltungssystemen
• Erfahrung in der Koordination externer Dienstleister von Vorteil
• Grundverständnis für Fuhrpark-, Leasing- und Schadenprozesse von Vorteil
• Führerschein Klasse B von Vorteil

Persönliche Anforderungen

• Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
• Hohes Organisationsvermögen und ausgeprägte Serviceorientierung
• Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Kommunikationsstärke und Durchsetzungsfähigkeit bei der Umsetzung interner Regelungen
• Fähigkeit, unterschiedliche Stakeholder und Dienstleister zu koordinieren
• Lösungsorientiertes Arbeiten und Fähigkeit zur Priorisierung paralleler Themen
• Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen