Office Manager (w/m/d)

DLR Projektträger; Bonn; Vor Ort; EUR 45.000 - 60.000; Teilzeit

Zusammenfassung

DLR Projektträger in Bonn bietet eine abwechslungsreiche Position in der Abteilung IKT-Projekte und Betrieb. Sie unterstützen organisatorisch, begleiten Projekte und pflegen Wissensmanagementsysteme in einem zukunftsorientierten Umfeld.

Sie arbeiten selbstständig, strukturiert und teamorientiert, nutzen Confluence, Jira und Tableau, und arbeiten eng mit Abteilungsleitungen zusammen. Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet und in Teilzeit (mind. 30 Std./Woche) oder Vollzeit möglich.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische, verwaltungsbezogene oder informationstechnische Ausbildung oder gleichwertige Kenntnisse.
• Organisation von Veranstaltungen, Dienstreisen, Protokollen, Termin- und Telefonmanagement.
• Erfahrung in Recherche, Strukturierung von Informationen sowie grafischer Darstellung von Statistiken (z. B. Tableau) und Umfragen.
• Sehr gute Anwenderkenntnisse in MS-Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
• IT-Affinität und Bereitschaft, sich in Open-Source-Alternativen einzuarbeiten.
• Kollaborationstools: Erfahrung mit Wiki-Systemen (Confluence) und Projektmanagement-Software (Jira) ist Plus.
• Selbstständigkeit: strukturiert, eigenständig, proaktiv.

Aufgaben

• Administrative Unterstützung der Abteilungs- und Koordinationsgruppenleitungen im organisatorischen und administrativen Tagesgeschäft.
• Projektbegleitung bei Planung, Organisation und administrativer Begleitung von Projekten und Prozessen.
• Wissensmanagement: Pflege und Strukturierung von Dokumentationen sowie digitalen Ablage- und Wissensmanagementsystemen.
• Dokumentation und Kommunikation: Erstellung von Präsentationen, Protokollen, Übersichten und Unterlagen für interne und externe Abstimmungen.
• Recherche und Auswertung: Recherchieren von Informationen, Aufbereitung der Ergebnisse und Unterstützung bei Auswertungen.

Kenntnisse

MS-Office-Kenntnisse

IT-Affinität

Selbstständigkeit

Organisationstalent

Recherche und Datenaufbereitung

Ausbildung

Kaufmännische oder verwaltungsbezogene oder informationstechnische Ausbildung

Tools

Confluence

Jira

Tableau

MS-Office

Jobbeschreibung

Kennziffer: 6080

Arbeitsort: Bonn

Eintrittsdatum: 01.10.2026

Karrierestufe: Berufserfahrene

Beschäftigungsgrad: Teilzeit; Vollzeit

Dauer der Beschäftigung: zunächst auf zwei Jahre befristet

Vergütung: Die Vergütung erfolgt gemäß der jeweils geltenden Tarifverträge des öffentlichen Dienstes (Bund).

Wir, der DLR Projektträger, ergänzen die wissenschaftliche Ausrichtung des DLR. Mit rund 1.600 hochqualifizierten Expertinnen und Experten zählt der DLR Projektträger zu den größten und erfahrensten Managementorganisationen für Forschung, Innovation und Bildung in Europa. Als kompetenter Dienstleister an der Nahtstelle von Politik, Wirtschaft, Wissenschaft und Gesellschaft befassen wir uns intensiv mit wichtigen Zukunftsthemen wie Klimawandel, Elektromobilität, Bildung, Chancengerechtigkeit, klinischer Forschung, Digitalisierung und Künstlicher Intelligenz.

Das erwartet dich

Die ausgeschriebene Stelle ist in der Abteilung IKT-Projekte und Betrieb zu besetzen.

Hier bist du Teil eines Teams, das die technische Basis unserer Organisation sicherstellt. Unsere Mission ist es, eine sichere, modulare IT-Landschaft zu gestalten und den DLR Projektträger schnell, verlässlich und zukunftsorientiert zu unterstützen. Dabei stehen unsere Auftraggebenden, Antragstellenden und Zuwendungsempfangenden stets im Mittelpunkt unseres Handelns. Serviceorientierung und Wirtschaftlichkeit verstehen wir dabei nicht als Selbstzweck, sondern als gelebte Praxis.

Deine Aufgaben

• Administrative Unterstützung: Du unterstützt die Abteilungs- und Koordinationsgruppenleitungen im organisatorischen und administrativen Tagesgeschäft.
• Projektbegleitung: Du unterstützt bei der Planung, Organisation und administrativen Begleitung von Projekten und Prozessen.
• Wissensmanagement: Du pflegst und strukturierst Dokumentationen sowie digitale Ablage- und Wissensmanagementsysteme.
• Dokumentation und Kommunikation: Du erstellst Präsentationen, Protokolle, Übersichten und weitere Unterlagen für interne und externe Abstimmungen.
• Recherche und Auswertung: Du recherchierst Informationen, bereitest Ergebnisse adressatengerecht auf und unterstützt bei Auswertungen.

Das bringst du mit

• Ausbildung und Erfahrung: Du hast eine abgeschlossene kaufmännische, verwaltungsbezogene oder informationstechnische Ausbildung (z. B. Kaufleute für Büromanagement, Digitalisierungsmanagement oder IT-Systemmanagement) oder verfügst über gleichwertige fachbezogene Kenntnisse mit nachweisbarer und einschlägiger Berufserfahrung.
• Büroprozesse: Du kennst dich mit der Organisation von Veranstaltungen, Dienstreisen, Protokollen, Termin- und Telefonmanagement aus.
• Recherche, Daten und Umfragen: Du hast Erfahrung in der Recherche, Systematisierung von Informationen sowie der grafischen Darstellung von Statistiken (z. B. Tableau oder ähnlich) und Erfahrung in der Organisation und Durchführung von Umfragen.
• Office-Kompetenz: Du verfügst über sehr gute Anwenderkenntnisse in MS-Office (insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint).
• IT-Affinität: Du hast ein ausgeprägtes Interesse an IT-Themen, scheust dich nicht vor neuen Tools und bist bereit, dich in Open-Source-Alternativen einzuarbeiten.
• Kollaborationstools: Erfahrung mit Wiki-Systemen (z. B. Confluence) und Projektmanagement-Software (z. B. Jira) ist ein Plus – die Umstellung auf Open-Source-Varianten bereitet dir keine Sorgen.
• Selbstständigkeit: Du arbeitest strukturiert, eigenständig, proaktiv und hast Freude daran, dich in neue Aufgabengebiete einzuarbeiten.

Die Stelle wird in Teilzeit (mind. 30 Std./Woche) oder in Vollzeit angeboten und ist zunächst auf zwei Jahre befristet. Wir streben eine langfristige Beschäftigung an.

Freue dich auf ein attraktives Gehaltspaket, das sich je nach Qualifikation und Aufgabenübertragung aus einer Eingruppierung bis zur Entgeltgruppe 9a TVöD, einer Jahressonderzahlung sowie einer arbeitgeber- und arbeitnehmerfinanzierten Altersvorsorge zusammensetzt. Zusätzlich erhältst du einen Zuschuss zu deinem Deutschlandticket.

Das bieten wir dir

Das DLR steht für Vielfalt, Wertschätzung und Gleichstellung aller Menschen. Wir fördern eigenverantwortliches Arbeiten und die individuelle Weiterentwicklung unserer Mitarbeitenden im persönlichen und beruflichen Umfeld. Dafür stehen dir unsere zahlreichen Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten zur Verfügung. Chancengerechtigkeit ist uns ein besonderes Anliegen, wir möchten daher insbesondere den Anteil von Frauen in der Wissenschaft und Führung erhöhen. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen bevorzugen wir bei fachlicher Eignung.

Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen!

Inhaltliche Fragen zu dieser Position (Kennziffer 6080) beantwortet dir gerne:

Dr. Markus Eisenhauer
Tel.: [phone]

Bei technischen Fragen wende dich bitte über unser Kontaktformular an uns: Kontaktformular