Office Manager (w/m/d)

German Aerospace Center (DLR); Bonn; Vor Ort; EUR 42.000 - 54.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Gehalt TVöD 9a-Entgeltgruppe

Jahressonderzahlung

Altersvorsorge durch Arbeitgeber

Deutschlandticket Zuschuss

Zusammenfassung

DLR Projektträger sucht eine engagierte Assistenzkraft (Teilzeit/Vollzeit) zur Unterstützung der Abteilung IKT-Projekte und Betrieb. Sie arbeiten an der Organisation, Dokumentation und Koordination, pflegen Wissensdatenbanken und erstellen Unterlagen für interne/externe Abstimmungen.

Sie bringen eine abgeschlossene kaufmännische/verwaltungsbezogene oder IT-Ausbildung mit und besitzen gute MS-Office Kenntnisse sowie Erfahrung mit Confluence und Jira. Eine langfristige Anstellung wird angestrebt.

Qualifikationen

• Abschluss einer kaufmännischen, verwaltungsbezogenen oder informationstechnischen Ausbildung oder gleichwertige Kenntnisse und einschlägige Berufserfahrung.
• Organisation von Veranstaltungen, Dienstreisen, Protokollen, Termin- und Telefonmanagement.
• Recherche, Strukturierung von Informationen sowie grafische Darstellung von Statistiken (z. B. Tableau) und Umfragen.

Aufgaben

• Administrative Unterstützung der Abteilungs- und Koordinationsgruppenleitungen im Tagesgeschäft.
• Projektbegleitung: Planung, Organisation und administrative Begleitung von Projekten/Prozessen.
• Wissensmanagement: Pflege und Strukturierung von Dokumentationen und digitalen Ablagen.

Kenntnisse

Selbstständigkeit

Organisation

Recherche

Datenaufbereitung

Office-Kompetenz

IT-Affinität

Kollaborationstools

Ausbildung

Kaufmännische, verwaltungsbezogene oder informationstechnische Ausbildung

Tools

Confluence

Jira

Tableau

Jobbeschreibung

Wir, der DLR Projektträger, ergänzen die wissenschaftliche Ausrichtung des DLR. Mit rund 1.600 hochqualifizierten Expertinnen und Experten zählt der DLR Projektträger zu den größten und erfahrensten Managementorganisationen für Forschung, Innovation und Bildung in Europa. Als kompetenter Dienstleister an der Nahtstelle von Politik, Wirtschaft, Wissenschaft und Gesellschaft befassen wir uns intensiv mit wichtigen Zukunftsthemen wie Klimawandel, Elektromobilität, Bildung, Chancengerechtigkeit, klinischer Forschung, Digitalisierung und Künstlicher Intelligenz.

Das erwartet dich

Die ausgeschriebene Stelle ist in der Abteilung IKT-Projekte und Betrieb zu besetzen.

Hier bist du Teil eines Teams, das die technische Basis unserer Organisation sicherstellt. Unsere Mission ist es, eine sichere, modulare IT-Landschaft zu gestalten und den DLR Projektträger schnell, verlässlich und zukunftsorientiert zu unterstützen. Dabei stehen unsere Auftraggebenden, Antragstellenden und Zuwendungsempfangenden stets im Mittelpunkt unseres Handelns. Serviceorientierung und Wirtschaftlichkeit verstehen wir dabei nicht als Selbstzweck, sondern als gelebte Praxis.

Deine Aufgaben

• Administrative Unterstützung: Du unterstützt die Abteilungs- und Koordinationsgruppenleitungen im organisatorischen und administrativen Tagesgeschäft.
• Projektbegleitung: Du unterstützt bei der Planung, Organisation und administrativen Begleitung von Projekten und Prozessen.
• Wissensmanagement: Du pflegst und strukturierst Dokumentationen sowie digitale Ablage- und Wissensmanagementsysteme.
• Dokumentation & Kommunikation: Du erstellst Präsentationen, Protokolle, Übersichten und weitere Unterlagen für interne und externe Abstimmungen.
• Recherche & Auswertung: Du recherchierst Informationen, bereitest Ergebnisse adressatengerecht auf und unterstützt bei Auswertungen.

Das bringst du mit

• Ausbildung & Erfahrung: Du hast eine abgeschlossene kaufmännische, verwaltungsbezogene oder informationstechnische Ausbildung (z. B. Kaufleute für Buromanagement, Digitalisierungsmanagement oder IT-Systemmanagement) oder verfügst über gleichwertige fachbezogene Kenntnisse mit nachweisbarer und einschlägiger Berufserfahrung.
• Bürroprozesse: Du kennst dich mit der Organisation von Veranstaltungen, Dienstreisen, Protokollen, Termin- und Telefonmanagement aus.
• Recherche, Daten und Umfragen: Du hast Erfahrung in der Recherche, Systematisierung von Informationen sowie der grafischen Darstellung von Statistiken (z. B. Tableau oder ähnlich) und Erfahrung in der Organisation und Durchführung von Umfragen.
• Office-Kompetenz: Du verfügst über sehr gute Anwenderkenntnisse in MS-Office (insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint).
• IT-Affinität: Du hast ein ausgeprägtes Interesse an IT-Themen, scheust dich nicht vor neuen Tools und bist bereit, dich in Open-Source-Alternativen einzuarbeiten.
• Kollaborationstools: Erfahrung mit Wiki-Systemen (z. B. Confluence) und Projektmanagement-Software (z. B. Jira) ist ein Plus - die Umstellung auf Open-Source-Varianten bereitet dir keine Sorgen.
• Selbstständigkeit: Du arbeitest strukturiert, eigenständig, proaktiv und hast Freude daran, dich in neue Aufgabengebiete einzuarbeiten.

Die Stelle wird in Teilzeit (mind. 30 Std./Woche) oder in Vollzeit angeboten und ist zunächst auf zwei Jahre befristet. Wir streben eine langfristige Beschäftigung an.

Freue dich auf ein attraktives Gehaltspaket, das sich je nach Qualifikation und Aufgaben%C3%BCbertragung aus einer Eingruppierung bis zur Entgeltgruppe 9a TV%C3%B6D, einer Jahressonderzahlung sowie einer arbeitgeber- und arbeitnehmerfinanzierten Altersvorsorge zusammensetzt. Zusätzlich erhältst du einen Zuschuss zu deinem Deutschlandticket.

Das bieten wir dir

Das DLR steht für Vielfalt, Wertschätzung und Gleichstellung aller Menschen. Wir fördern eigenverantwortliches Arbeiten und die individuelle Weiterentwicklung unserer Mitarbeitenden im persönlichen und beruflichen Umfeld. Dafür stehen dir unsere zahlreichen Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten zur Verfügung. Chancengerechtigkeit ist uns ein besonderes Anliegen, wir möchten daher insbesondere den Anteil von Frauen in der Wissenschaft und Führung erhöhen. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen bevorzugen wir bei fachlicher Eignung.

Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen!

Inhaltliche Fragen zu dieser Position (Kennziffer 6080) beantwortet dir gerne:

Dr. Markus Eisenhauer

Tel.: [phone]

Bei technischen Fragen wende dich bitte über unser Kontaktformular an uns: Kontaktformular