Office Manager / Teamassistenz (m/w/d)

Kiwa Deutschland; Freiberg; Hybrid; EUR 23,000 - 36,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

4-Tage-Woche möglich

30 Urlaubstage/Jahr

Betriebliche Altersvorsorge

Fahrtkostenzuschuss

Dienstradleasing

Corporate Benefits

Job summary

Die Kiwa GmbH in Freiberg sucht eine Office Managerin / Teamassistenz (m/w/d) in Teilzeit (30–35 Wochenstunden) oder Vollzeit (40 Wochenstunden) ab dem 01.02.2027 bzw. später. Die Stelle ist zunächst befristet auf 2 Jahre.

Sie arbeiten am Standort Freiberg, koordinieren Büroabläufe, kümmern sich um Post, Material und Termine und unterstützen bei Meetings, Veranstaltungen sowie Projekten. Erforderlich ist eine kaufmännische Ausbildung und mehrjährige Berufserfahrung im Office-Bereich.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Büromanagement) oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management oder in der Teamassistenz.
• Gute Kenntnisse der Windows-Umgebung und sicherer Umgang mit MS Office.
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise sowie organisatorisches Geschick.
• Freundliches, verbindliches Auftreten und praktische, tatkräftige Arbeitsweise.

Responsibilities

• Den täglichen Bürobetrieb organisieren, Ein- und Ausgangspost bearbeiten, Bestellung und Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien.
• Kurier- und Versandaufträge koordinieren, mit Dienstleistern kommunizieren, Besprechungen, Veranstaltungen und Sonderprojekte unterstützen.
• Für Sauberkeit und Ordnung in Küchen, Aufenthalts- und Gebäudebereichen sorgen und Versorgung mit Getränken sicherstellen.
• Hausmeistertätigkeiten, kleinere Reparaturen und Instandhaltungsarbeiten; Pflege von Grünflächen und Außenanlagen, saisonale Arbeiten.
• Unterstützung bei Umzügen, Raumvorbereitungen, internen Transporten, Botengängen, Besorgungen und Inventuren.

Skills

Office-Management

MS Office

Organisationstalent

Education

Kaufmann/-frau für Büromanagement

Tools

MS Office

Windows-Umgebung

Job description

Kurzer Überblick

Kiwi ist ein führender Spezialist in den Bereichen Qualitätsprüfungen, Produkt- und Systemzertifizierungen sowie Umweltschutzdienstleistungen. In Deutschland sorgen wir an über 20 Standorten dafür, dass unsere TIC-Dienstleistungen (Testing, Inspection, Certification) bei unseren Kunden in neun Business Sektoren für nachhaltiges Vertrauen sorgen – durch hohen Qualitätsanspruch, exzellentes Normenverständnis und einen ganzheitlichen Blick für Nachhaltigkeit. Wir machen Qualität, Sicherheit und Gesundheit international transparent – leisten Sie mit uns einen Beitrag für mehr Sicherheit! Für das Team Office Management bei der Kiwa GmbH am Standort Freiberg suchen wir ab dem 01.02.2027 oder später eine Office Manager / Teamassistenz (m/w/d) in Teilzeit (30–35 Wochenstunden) oder Vollzeit (40 Wochenstunden), vorerst befristet auf 2 Jahre.

Dafür suchen wir Sie

• Sie organisieren den täglichen Bürobetrieb, bearbeiten die Ein- und Ausgangspost und übernehmen die Bestellung sowie Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien.
• Sie koordinieren Kurier- und Versandaufträge, kommunizieren mit Dienstleistern und Lieferanten und unterstützen bei Besprechungen, Veranstaltungen und Sonderprojekten.
• Sie sorgen für Sauberkeit und Ordnung in Küchen-, Aufenthalts- und Gebäudebereichen und stellen die Versorgung mit Getränken und Verbrauchsmaterialien sicher.
• Sie übernehmen einfache Hausmeistertätigkeiten, kleinere Reparaturen und Instandhaltungsarbeiten sowie die Pflege und Kontrolle der Grünflächen und Außenanlagen einschließlich saisonaler Arbeiten und der Beseitigung von Laub und Unrat.
• Sie unterstützen bei Umzügen, Raumvorbereitungen, internen Transporten, Botengängen, Besorgungen und Inventuren.

Das bringen Sie mit

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Kaufmann/-frau für Büromanagement, Industriekaufmann/-frau oder Kaufmann/-frau für Groß- und Außenhandelsmanagement, oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Sie bringen mehrjährige Berufserfahrung in vergleichbaren Aufgabenbereichen mit, idealerweise im Office Management oder in der Teamassistenz.
• Sie verfügen über gute Kenntnisse der Windows-Umgebung und sind sicher im Umgang mit MS Office-Anwendungen.
• Sie zeichnen sich durch eine selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise sowie organisatorisches Geschick aus.
• Sie überzeugen durch ein freundliches, verbindliches und professionelles Auftreten und bringen eine praktische, tatkräftige Herangehensweise mit.

Das können Sie von uns erwarten

• Flexible Arbeitszeiten
• 4-Tage-Woche möglich
• 30 Urlaubstage/Jahr
• Betriebliche Altersvorsorge
• Fahrtkostenzuschuss / Zuschuss zum Deutschlandticket
• Dienstradleasing-Angebot
• Corporate Benefits

Klingt nach Ihrer nächsten Herausforderung?

Entdecken Sie Kiwa als Arbeitgeber für Sicherheit und Nachhaltigkeit und erfahren Sie mehr über unsere Menschen, unsere Kultur und unsere Arbeitswelt: https://www.kiwa.com/de/de/uber-uns/corporate-social-responsibility-csr/