Office Manager / Teamassistenz (m/w/d)

SHV Holdings NV; Freiberg; Hybrid; EUR 32,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

4‑Tage‑Woche möglich

30 Urlaubstage/Jahr

Betriebliche Altersvorsorge

Fahrtkostenzuschuss / Deutschlandtickt

Corporate Benefits

Job summary

Kiwa GmbH am Standort Freiberg sucht eine Office Managerin/ einen Office Manager als Teamassistenz (m/w/d) in Teilzeit (30–35 Wochenstunden) oder Vollzeit (40 Wochenstunden). Die Anstellung ist vorerst befristet auf zwei Jahre.

Sie organisieren den Büroalltag, koordinieren Versandaufträge, unterstützen Meetings und Projekte und sorgen für eine angenehme Arbeitsumgebung. Bekannt sind Sie durch Ihre strukturierte, freundliche und zuverlässige Arbeitsweise.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Büromanagement) oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management oder als Teamassistenz erforderlich.
• Gute Kenntnisse der Windows-Umgebung und sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen.

Responsibilities

• Organisation des täglichen Bürobetriebs inkl. Postein- und -ausgang, Bestellung und Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien.
• Koordination von Kurier- und Versandaufträgen; Kommunikation mit Dienstleistern und Lieferanten.
• Unterstützung bei Besprechungen, Veranstaltungen und Sonderprojekten.
• Sorge für Sauberkeit und Ordnung in Küchen, Aufenthalts- und Gebäudebereichen; Versorgung mit Getränken.
• Durchführung einfacher Hausmeistertätigkeiten, kleinere Reparaturen und Pflege der Grünflächen.
• Unterstützung bei Umzügen, Raumvorbereitungen, internen Transporten, Botengängen und Inventuren.

Skills

Organisations talent

Eigenständige Arbeitsweise

Kommunikationsfähigkeit

Zuverlässigkeit

Education

Kaufmann/-frau Büromanagement oder vergleichbare kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Job description

Kiwa ist ein führender Spezialist in den Bereichen Qualitätsprüfungen, Produkt- und Systemzertifizierungen sowie Umweltschutzdienstleistungen. In Deutschland sorgen wir an über 20 Standorten dafür, dass unsere TIC-Dienstleistungen (Testing, Inspection, Certification) bei unseren Kunden in neun Business Sektoren für nachhaltiges Vertrauen sorgen – durch hohen Qualitätsanspruch, exzellentes Normenverständnis und einen ganzheitlichen Blick für Nachhaltigkeit. Wir machen Qualität, Sicherheit und Gesundheit international transparent – leisten Sie mit uns einen Beitrag für mehr Sicherheit!

Für das Team Office Management bei der Kiwa GmbH am Standort Freiberg suchen wir ab dem 01.02.2027 oder später eine Office Manager / Teamassistenz (m/w/d) in Teilzeit (30–35 Wochenstunden) oder Vollzeit (40 Wochenstunden), vorerst befristet auf 2 Jahre.

Overview:

• Sie organisieren den täglichen Bürobetrieb, bearbeiten die Ein- und Ausgangspost und übernehmen die Bestellung sowie Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien.

Sie koordinieren Kurier- und Versandaufträge, kommunizieren mit Dienstleistern und Lieferanten und unterstützen bei Besprechungen, Veranstaltungen und Sonderprojekten.

Sie sorgen für Sauberkeit und Ordnung in Küchen-, Aufenthalts- und Gebäudebereichen und stellen die Versorgung mit Getränken und Verbrauchsmaterialien sicher.

Sie übernehmen einfache Hausmeistertätigkeiten, kleinere Reparaturen und Instandhaltungsarbeiten sowie die Pflege und Kontrolle der Grünflächen und Außenanlagen einschließlich saisonaler Arbeiten und der Beseitigung von Laub und Unrat.

Sie unterstützen bei Umzügen, Raumvorbereitungen, internen Transporten, Botengängen, Besorgungen und Inventuren.

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Kaufmann/-frau für Büromanagement, Industriekaufmann/-frau oder Kaufmann/-frau für Groß- und Außenhandelsmanagement, oder eine vergleichbare Qualifikation.

Sie bringen mehrjährige Berufserfahrung in vergleichbaren Aufgabenbereichen mit, idealerweise im Office Management oder in der Teamassistenz.

Sie verfügen über gute Kenntnisse der Windows-Umgebung und sind sicher im Umgang mit MS Office-Anwendungen.

Sie zeichnen sich durch eine selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise sowie organisatorisches Geschick aus.

Sie überzeugen durch ein freundliches, verbindliches und professionelles Auftreten und bringen eine praktische, tatkräftige Herangehensweise mit.

• Flexible Arbeitszeiten
• 4-Tage-Woche möglich
• 30 Urlaubstage/Jahr
• Betriebliche Altersvorsorge
• Fahrtkostenzuschuss / Zuschuss zum Deutschlandticket
• Corporate Benefits

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