Office Manager (m/w/d)

DIS Deutscher Industrie Service AG; Puttgarden; Vor Ort; EUR 35.000 - 45.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein international agierendes Dienstleistungsunternehmen in Puttgarden sucht eine organisationsstarke Persönlichkeit im Bereich Office- und Front-Office-Management. Zu den Aufgaben gehören die Betreuung des Empfangs, Verwaltung von Konferenzräumen und Unterstützung der kaufmännischen Prozesse. Der Bewerber sollte eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Erfahrung im Office Management und sehr gute Kenntnisse in MS Office sowie mindestens Deutsch und Englisch besitzen.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung im Office Management oder administrativen Servicefunktion ist ideal.
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office.

Aufgaben

• Betreuung des Empfangsbereichs und erste Kontaktperson für Kunden.
• Bearbeitung von Auskunfts-, Beratungs- und Servicetätigkeiten.
• Verwaltung von Konferenzräumen und Telefonzentrale.

Kenntnisse

MS Office Kenntnisse

Strukturierte Arbeitsweise

Hohe Serviceorientierung

Teamfähigkeit

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Jobbeschreibung

UnserKunde ist ein etabliertes Unternehmen mit internationaler Ausrichtung aus dem Bereich Transport‑, Logistik‑ und Terminaldienstleistungen. Am verkehrstechnisch bedeutenden Standort Puttgarden auf Fehmarn betreuen wir täglich Kunden, Geschäftspartner und Mitarbeitende aus unterschiedlichen Ländern.

Zur Verstärkung des Standortteams suchen wir eine organisationsstarke und serviceorientierte Persönlichkeit für das Office‑ und Front‑Office‑Management.

Ihre Aufgaben

• Sie betreuen professionell den Empfangsbereich und fungieren als erste Kontaktperson für Kunden, Geschäftspartner und Mitarbeitende
• Sie übernehmen Auskunfts‑, Beratungs‑ und Servicetätigkeiten für Besucher und Kunden vor Ort
• Sie geben Landgang‑ und Parktickets aus und bearbeiten diese ebenso wie Check‑in‑Unterlagen für externe Dienstleister
• Sie bearbeiten Reklamationen, insbesondere im Zusammenhang mit technischen Störungen an Automaten
• Sie organisieren und verwalten Konferenz‑ und Besprechungsräume
• Sie bedienen die Telefonzentrale und stellen den reibungslosen Ablauf des Postein‑ und –ausgangs sicher
• Sie unterstützen kaufmännische Prozesse, unter anderem durch Vorkontierung für die Buchhaltung sowie durch administrative Begleitung des Terminalbetriebs
• Sie tragen die Kassenverantwortung am Standort, inklusive Abrechnung und Betreuung der Ticketautomaten
• Sie führen die Abrechnung der Mietnebenkosten für am Standort vermietete Gebäude durch
• Sie verwalten Dienstkleidung, Schlüssel, Besucher‑ und ISPS‑Ausweise sowie Fundsachen
• Sie bestellen, verwalten und geben Büromaterial aus
• Sie übernehmen allgemeine administrative Tätigkeiten wie Schriftverkehr, Ablage, Registerpflege sowie das Führen standortbezogener Statistiken (z. B. Umwelt‑ und Entsorgungskennzahlen)

Ihr Profil

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Sie bringen idealerweise Erfahrung im Office Management, Front Office oder in einer administrativen Servicefunktion mit
• Sie verfügen über sehr gute Kenntnisse in MS Office
• Sie beherrschen die deutsche und englische Sprache sehr gut in Wort und Schrift
• Sie arbeiten strukturiert, sorgfältig und zuverlässig
• Sie zeichnen sich durch eine hohe Serviceorientierung, Organisationsstärke und Teamfähigkeit aus
• Sie treten freundlich, souverän und serviceorientiert auf – auch in einem internationalen Umfeld