Office Manager:in (m/w/d)

Aristander.AI UG; Berlin; Vor Ort; Vertraulich; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitszeiten

Homeoffice nach Absprache

Büro im Prenzlauer Berg

Flache Hierarchien

Weiterentwicklungsmöglichkeiten

Firmenfitness (Urban Sports Club)

Zusammenfassung

Aristander.AI UG sucht eine engagierte Office Managerin / einen Office Manager zur Unterstützung von Geschäftsleitung und Team. Sie arbeiten eigenverantwortlich im Büroalltag, koordinieren Termine, managen Belege und Dokumente sowie den Mailverkehr und tragen so zur reibungslosen Organisation bei.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung mit, beherrschen MS Office/Google Workspace sicher und kommunizieren klar. Eine Hands-on-Mentalität rundet das Profil ab.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder relevante Berufserfahrung im Office/Assistenz
• Strukturierte, eigenverantwortliche Arbeitsweise und Zuverlässigkeit
• Sehr gute Deutschkenntnisse; fließendes Englisch willkommen
• Sicherer Umgang mit MS Office/Google Workspace, schnelle Auffassungsgabe
• Hands-on-Mentalität und Teamfähigkeit

Aufgaben

• Vorbereitende Buchhaltung und Beleg- sowie Rechnungsmanagement
• Dokumentenmanagement und Digitalisierung von Belegen
• Terminkoordination von Meetings, Events und Team-Terminen
• Post- und E-Mail-Management inklusive Priorisierung
• Büroorganisation, Einkauf von Materialien und Koordination externer Dienstleister
• Workflow-Setup: Unterstützung bei Implementierung digitaler Prozesse
• Management-Support für die Geschäftsleitung, z. B. Recherchetätigkeiten, Präsentationen

Kenntnisse

MS Office

Google Workspace

ChatGPT

Organisationsgeschick

Kommunikationsstärke

Deutsch fließend

Englisch Grundkenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Berufserfahrung

Tools

Microsoft Office

Google Workspace

ChatGPT

Jobbeschreibung

AristanderAI ist ein junges, innovatives Unternehmen mit dem Fokus auf Künstliche Intelligenz und Data Science. Wir entwickeln maßgeschneiderte KI-Lösungen für Unternehmen unterschiedlicher Branchen und tragen damit zu deren Effizienzsteigerung und digitaler Transformation bei. Unsere Arbeitskultur ist geprägt von flachen Hierarchien, eigenverantwortlichem Arbeiten und einem offenen, wertschätzenden Miteinander in einem international besetzten Team.

Aufgaben

• Vorbereitende Buchhaltung: Beleg- und Rechnungsmanagement, Zuarbeit für das Steuerbüro
• Dokumentenmanagement: Pflege und Struktur von Verträgen, Angeboten & Co., Digitalisieren von physischen Dokumenten, digitale Belegablage
• Terminkoordination: Organisation von Meetings, Events und Team-Terminen
• Post- & E-Mail-Management: Bearbeiten, Weiterleiten, Priorisieren, Sortieren, Ablegen
• Büroorganisation: Einkauf von Materialien, Ansprechperson für das Team, externe Dienstleister koordinieren, Erstellung von Angeboten
• Workflow-Setup: Unterstützung bei der Implementierung digitaler Business-Prozesse
• Management-Support: Allgemeine administrative Unterstützung für die Geschäftsleitung, zum Beispiel Recherchetätigkeiten, Erstellung von Präsentationen, Projektorganisation

Qualifikation

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder relevante Berufserfahrung im Office- oder Assistenzbereich
• Strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise – du siehst, was zu tun ist und behältst immer einen kühlen Kopf
• Fit im Umgang mit MS Office, Google Workspace und ChatGPT
• Organisationstalent, Kommunikationsstärke und echte Hands-on-Mentalität
• Sehr gute Deutschkenntnisse, flüssiges Englisch ist ein echtes Plus

Benefits

• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem wachstumsorientierten Unternehmen
• Unser Office mitten im Herzen des Prenzlauer Bergs - guter Kaffee inklusive
• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
• Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum Homeoffice (nach Absprache)
• Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung
• Ein dynamisches Team, das Wert auf ein angenehmes Arbeitsklima und offene Kommunikation legt
• Perks wie eine BVB Monatkarte und Firmenfitness (Urban Sports Club)

Dann freuen wir uns auf Deine Bewerbung (Lebenslauf, relevante Zeugnisse und eine kurze Beschreibung Deiner Motivation) per E-Mail an:

Betreff: „Bewerbung Office Manager:in – [Dein Name]“