Office Manager (f/m/d) in Cologne

Trusted Shops; Köln; Hybride; EUR 42 000 - 64 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Hybrid Work

Workation

28 Urlaubstage

Zusätzliche 2,5 Tage

Buddy Programm

Weiterbildung

Team-Events

Health Pass

Résumé du poste

Trusted Shops in Köln sucht eine/n Office Manager*in, der/die unser Office- und Facility-Management-Team als Herzstück des Büros stärkt. Du sorgst dafür, dass Mitarbeiter*innen, Gäste und Dienstleister*innen sich willkommen fühlen und Abläufe zuverlässig funktionieren.

Du koordinierst Prozesse, digitalisierst Workflows und entwickelst unser modernes Arbeitsumfeld weiter. Erfahrungen im Office Management, gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie sicherer Umgang mit MS Office sind wünschenswert.

Qualifications

• Berufserfahrung im Office Management, Empfang oder vergleichbarem serviceorientiertem Umfeld.
• Strukturierte, eigenständige Arbeitsweise mit Übersicht über mehrere Aufgaben.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office / 365.
• Bereitschaft, Abläufe zu entwickeln und weiterzuentwickeln.

Responsabilités

• Office Management & Empfang als erste Ansprechperson für Mitarbeitende, Besucher*innen und Dienstleister*innen.
• Organisation & Koordination im Kölner Office in Zusammenarbeit mit Vorstandsassistenz & C-Level.
• Meetings & Events: Planung, Raumbuchung, Vor-/Nachbereitung und Catering.
• Digitale Office-Prozesse: Optimierung und Digitalisierung bestehender Abläufe.
• Hardware & Versand: Versand von IT-Hardware koordinieren.
• Kommunikation & Post: interne/externe Kommunikation per Telefon/E-Mail; Post-Management.
• Office Services: Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial und Beständen.
• Internationale Zusammenarbeit: Austausch mit internationalen Offices.
• Arbeitssicherheit: Sicherheitsbeauftragte, ASA-Sitzungen, Brandschutz.
• Workplace & New Work: Unterstützung bei Umzügen und Weiterentwicklung der Offices.

Connaissances

Office Management

Empfang

Front Office

Assistenz

Hospitality

Customer Service

Outils

Microsoft Office

Microsoft 365

Description du poste

Deine Aufgaben

Trusted Shops schafft digitales Vertrauen zwischen Menschen, Unternehmen und KI-Agenten. Jeden Tag verlassen sich Millionen von Verbraucher*innen auf unsere Lösungen, um sichere Online-Entscheidungen zu treffen, während Unternehmen unsere Produkte nutzen, um Vertrauen aufzubauen, Kundenbeziehungen zu stärken und nachhaltig zu wachsen. Mit rund 700 Kolleg*innen in ganz Europa, mehr als 25.000 Online-Shops und über 40 Millionen Verbraucher*innen in unserer „Community of Trust“ tragen wir dazu bei, eine sicherere und transparentere digitale Welt zu gestalten.

Um unser Office und Facility Management Team zu verstärken, suchen wir dich als:

Office Manager*in (w/m/d)

Köln (onsite) | Unbefristete Festanstellung (Vollzeit)

Gestalte gemeinsam mit Deinen Kolleg*innen unseren Empfang als Herzstück des Offices. Als Office Manager*in (w/m/d) sorgst Du dafür, dass sich Mitarbeiter*innen, Gäste und Dienstleister*innen bei uns willkommen fühlen und unsere Abläufe im Office zuverlässig funktionieren.

Dabei geht es um weit mehr als klassischen Empfang: Du organisierst, koordinierst und digitalisierst Prozesse und entwickelst gemeinsam mit uns ein modernes Arbeitsumfeld weiter.

Das sind Deine Aufgaben

• Office Management & Empfang: Du bist die erste Ansprechperson für Mitarbeitende, Besucher*innen und externe Dienstleister*innen und sorgst für einen professionellen und herzlichen Empfang.

• Organisation & Koordination: Du koordinierst vielfältige organisatorische Abläufe im Kölner Office und arbeitest eng mit der Vorstandsassistenz und dem C-Level zusammen.

• Meetings & Events: Du organisierst interne, externe und hybride Meetings inklusive Raumplanung, Vor- und Nachbereitung sowie Catering.

• Digitale Office-Prozesse: Du hinterfragst bestehende Abläufe und unterstützt dabei, administrative Prozesse zu digitalisieren und effizienter zu gestalten.

• Hardware & Versand: Du koordinierst und dokumentierst den Versand von IT-Hardware an unsere Mitarbeiter*innen.

• Kommunikation & Post: Du übernimmst die interne und externe Kommunikation per Telefon und E-Mail sowie unser Post-Management.

• Office Services: Du koordinierst unter anderem die Beschaffung und Ausgabe von Büromaterialien und behältst Bestände und Bedarfe im Blick.

• Internationale Zusammenarbeit: Du stehst im Austausch mit unseren internationalen Offices und unterstützt bei standortübergreifenden Themen.

• Arbeitssicherheit: Du übernimmst die Rolle als Sicherheitsbeauftragter, koordinierst ASA-Sitzungen und arbeitest mit unseren Brandschutz- und Ersthelferinnen zusammen.

• Workplace & New Work: Du unterstützt bei internen Umzügen und bringst Dich aktiv in die Weiterentwicklung unserer Arbeits- und Office Spaces ein.

Dein Profil

Uns ist nicht wichtig, dass Dein bisheriger Jobtitel bereits „Office Manager“ lautete. Entscheidend ist, dass Du gerne organisierst, Verantwortung übernimmst und den Kontakt mit unterschiedlichen Menschen liebst.

• Du bringst Berufserfahrung im Office Management, Empfang, Front Office, Assistenz, Hospitality, Customer Service oder einem vergleichbaren serviceorientierten Umfeld mit.

• Du arbeitest strukturiert, eigenständig und zuverlässig und behältst auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick.

• Du kommunizierst gerne und sicher mit unterschiedlichen Ansprechpartner*innen und trittst professionell und serviceorientiert auf.

• Du verfügst über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

• Du bist sicher im Umgang mit Microsoft Office / Microsoft 365 und offen dafür, digitale Tools und Prozesse kennenzulernen.

• Du hast Freude daran, Abläufe nicht nur zu organisieren, sondern auch weiterzuentwickeln.

• Und nicht ganz unwichtig: In unserem Kölner Office gehören auch vier Hunde zum Arbeitsalltag. Deshalb solltest Du Dich in ihrer Gesellschaft wohlfühlen.

Das bieten wir Dir

• Hybrid Work: Kombiniere feste Officetage mit Remote Work

• Workation: Arbeite temporär von einem Ort deiner Wahl innerhalb der EU, Island, Liechtenstein oder Norwegen

• 28 Urlaubstage

• 2,5 zusätzliche freie Tage an Weihnachten, Silvester und Karneval

• Buddy Programm (ein erfahrener Trustee steht Dir zur Seite)

• Individuelle Weiterentwicklungsmöglichkeiten und Learning-Angebote (interne und externe Trainings, E-Learning)

• Events (Team Events, Unit Events, etc.)

• Health Pass - kostenlose Online und Offline Sport-, Fitness- und Gesundheitskurse

BUILD A COMMUNITY OF TRUST WITH US - #cometotrust

Du bist Dir nicht sicher, ob Du bist, wonach wir hier suchen?

Bei Trusted Shops interessieren wir uns für Dich als Mensch - ob Du zu uns passt, ist unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Trusted Shops bekennt sich klar zu Diversität und gegen Diskriminierung.