Office Manager - Büroorganisation / Teamassistenz (m/w/d)

Workwise; Koblenz; Vor Ort; EUR 32.000 - 48.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Strukturierte Einarbeitung

Wertschätzendes Team

Moderner Arbeitsplatz

Zusammenfassung

Workwise sucht eine Office Managerin bzw. einen Office Manager (m/w/d) in Vollzeit in Koblenz. Sie tragen die Büroorganisation, koordinieren Termine und Reisen und fungieren als zentrale Anlaufstelle für das Team.

Sie bringen mindestens vier Jahre Erfahrung im Office Management mit, beherrschen Word und Excel sicher und arbeiten strukturiert sowie serviceorientiert. Deutschkenntnisse auf hohem Niveau runden Ihr Profil ab.

Qualifikationen

• Mindestens vier Jahre Berufserfahrung im Office Management oder vergleichbarem Bereich.
• Souveräner Umgang mit MS Office, insbesondere Word und Excel.
• Strukturiertes Arbeiten und gutes Zeitmanagement.
• Proaktive, serviceorientierte Arbeitsweise.

Aufgaben

• Verantwortung für reibungslose Büroabläufe im Tagesgeschäft.
• Eigenverantwortliche Termin- und Reiseplanung; Organisation von Meetings und Events.
• Interne und externe Korrespondenz; Erstellung von Geschäftsdokumenten und Präsentationen.
• Datenpflege in Excel; Regelmäßige Auswertungen und Reportings für das Management.

Kenntnisse

Organisationstalent

MS Office

Deutsch fließend

Terminplanung

Korprespondenz

Tools

MS Word

MS Excel

Jobbeschreibung

Office Manager - Büroorganisation / Teamassistenz (m/w/d) in Vollzeit gesucht für den Einsatzort 56075 Koblenz

Über das Unternehmen

Was entsteht, wenn Leidenschaft und Expertise auf die Digitalisierung öffentlicher Dienste treffen? Wir gestalten die Zukunft der Verwaltung, indem wir maßgeschneiderte Softwarelösungen entwickeln, die den Alltag in Kommunen erleichtern. Als Teil unseres Teams trägst du direkt dazu bei, Prozesse zu optimieren und einen echten Mehrwert für die Gesellschaft zu schaffen. Hier findest du eine Aufgabe, die dich erfüllt und deine Fähigkeiten fordert.

Was bieten wir dir?

• Strukturierte Einarbeitung: Du erhältst einen klaren Einarbeitungsplan und einen festen Ansprechpartner, der dich in den ersten Wochen unterstützt.
• Wertschätzendes Team: Es erwartet dich eine offene und kollegiale Arbeitsatmosphäre mit kurzen Kommunikationswegen.
• Moderner Arbeitsplatz: Freu dich auf ein helles Büro mit moderner technischer Ausstattung für ein angenehmes Arbeitsumfeld.

Was erwartet dich?

• Als Herzstück unseres Büros verantwortest du die reibungslosen Abläufe im Tagesgeschäft und bist die erste Anlaufstelle für das gesamte Team.
• Du steuerst eigenverantwortlich die Termin- und Reiseplanung und sorgst dafür, dass Meetings und interne Events perfekt organisiert sind.
• Du managst die interne sowie externe Korrespondenz und erstellst mit MS Word professionelle Geschäftsdokumente und Präsentationen.
• Mithilfe von MS Excel pflegst du wichtige Daten, erstellst regelmäßige Auswertungen und bereitest Reportings als Entscheidungsgrundlage für das Management vor.

Was solltest du mitbringen?

• Du bringst mindestens vier Jahre Berufserfahrung im Office Management oder einem vergleichbaren administrativen Bereich mit.
• Die gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Word und Excel, wendest du souverän an.
• Als echtes Organisationstalent arbeitest du sehr strukturiert und behältst auch bei vielen parallelen Aufgaben stets den Überblick.
• Du hast eine proaktive und serviceorientierte Arbeitsweise und unterstützt dein Team mit Freude.
• Für eine reibungslose Kommunikation bringst du verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift mit.