Office Manager / Administrative Assistenz (m/w/d) – Berlin - Marienfelde

ACS Services GmbH; Berlin; Vor Ort; EUR 42.000 - 54.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Attraktive Vergütung gemäß Tarif

Moderne Arbeitsumgebung in Berlin

Individuelle Weiterentwicklung

Zusammenfassung

ACS Services GmbH sucht am Standort Berlin eine engagierte Office Managerin bzw. einen Office Manager / Administrative Assistenz (m/w/d).

Zu Ihren Aufgaben gehören Kommunikation, Schnittstellenmanagement, Projektsupport und die Organisation interner Abläufe. Sie bringen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation mit, idealerweise mehrjährige Erfahrung im Office Management sowie sichere MS-Office-Kenntnisse (Excel, Outlook, PowerPoint).

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation.
• Alternativ Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Management oder Vergleichbares.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management oder Assistenzbereich.
• Erfahrung im Umgang mit Führungskräften von Vorteil.
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Excel, Outlook, PowerPoint).
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Kommunikation & Schnittstellenmanagement innerhalb des Unternehmens.
• Mitarbeit in bereichsübergreifenden Projekten und Sonderthemen.
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Entscheidungen und Management-Themen.
• Administrative Aufgaben & Organisation sowie Zeiterfassung.

Kenntnisse

Organisation

Kommunikation

Schnittstellenmanagement

Teamfähigkeit

Hands-on-Mentalität

Ausbildung

Kaufmann/-frau Büromanagement

Industriekaufmann/-frau

Betriebswirtschaftliches Studium

Tools

Excel

Outlook

PowerPoint

Jobbeschreibung

Über uns

Die ACS Services GmbH ist ein moderner Personaldienstleister mit Fokus auf kaufmännische, technische und administrative Fachbereiche. Wir bringen qualifizierte Fachkräfte mit namhaften Unternehmen zusammen und bieten langfristige Karriereperspektiven durch persönliche Betreuung und ein starkes Netzwerk.

Für einen unserer Kunden suchen wir einen engagierten Office Manager / Administrative Assistenz (m/w/d) am Standort Berlin.

Ihre Aufgaben

• Kommunikation & Schnittstellenmanagement
• Mitarbeit in bereichsübergreifenden Projekten und Sonderthemen
• Durchführung von Recherchen sowie Analyse und Aufbereitung relevanter Informationen
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Entscheidungen und Management-Themen
• Administrative Aufgaben & Organisation
• Betreuung und Koordination verschiedener interner Schnittstellen
• Unterstützung in den Bereichen People Operations, Benefits und Fuhrparkmanagement
• Verwaltung von Zutrittsberechtigungen und administrativen Freigaben
• Erstellung allgemeiner Bescheinigungen und Dokumentationen
• Unterstützung beim Onboarding- und Offboarding-Prozess
• Zeitwirtschaft & Personaladministration
• Vorbereitung und Nachbereitung von Mehrarbeits- und Plusstundenabrechnungen
• Koordination von Mehrarbeitsanträgen
• Stellvertretende Betreuung der Zeiterfassung
• Organisation und Nachverfolgung vorgeschriebener Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen
• Reporting & Auswertungen
• Erstellung und Pflege von HR- und Finance-Reports
• Aufbereitung von Kennzahlen, Statistiken und Auswertungen
• Unterstützung bei administrativen Monatsabschlüssen

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B.:
  • Kaufmann/-frau für Büromanagement
  • Industriekaufmann/-frau
  • oder vergleichbare Qualifikation
• Alternativ Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Management oder vergleichbar
• Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management, Assistenzbereich oder in einer vergleichbaren administrativen Funktion
• Erfahrung im Umgang mit Führungskräften von Vorteil
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere:
  • Excel
  • Outlook
  • PowerPoint
• Gute Kenntnisse administrativer Prozesse
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Persönliche Stärken

• Ausgeprägtes Organisationsgeschick
• Strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Hohe Serviceorientierung
• Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
• Kommunikationsstärke und professionelles Auftreten
• Hands-on-Mentalität und ausgeprägte Problemlösungskompetenz
• Teamfähigkeit und Verantwortungsbewusstsein

Wir bieten

• Attraktive Vergütung gemäß Tarif
• Moderne Arbeitsumgebung in Berlin
• Abwechslungsreiche Tätigkeit mit vielen Schnittstellen im Unternehmen
• Mitarbeit in spannenden Projekten und Sonderthemen
• Persönliche Betreuung durch einen festen Ansprechpartner
• Individuelle Weiterentwicklungs- und Qualifizierungsmöglichkeiten

Ihre Chance

Sie sind ein Organisationstalent, behalten auch bei vielfältigen Aufgaben den Überblick und möchten Verantwortung in einem modernen Unternehmensumfeld übernehmen?

Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen.