Office Management Coordinator (m/w/d)

KARRIEREMACHER GmbH; Frankfurt; Vor Ort; Vertraulich; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Moderne Unternehmenskultur

30 Tage Jahresurlaub

JobRad & Fitness-Zuschüsse

Bildschirmarbeitsbrille Zuschüsse

Regelmäßige Mitarbeiterevents

Zusammenfassung

KARRIEREMACHER GmbH sucht für eine renommierte internationale Wirtschaftskanzlei in Frankfurt am Main eine/n Office Management Coordinator (m/w/d) in Vollzeit. Sie sorgen für einen reibungslosen Kanzleialltag, Empfang von Gästen und eine 5-Sterne-Atmosphäre im Büro.

Zu Ihren Aufgaben gehören Konferenz- und Eventmanagement, Facility- und Supplier-Management, Travel- und Guest Logistics sowie administrative Allround-Unterstützung, inklusive Rechnungsprüfung und Prozessoptimierung.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung im Office Management, Gästebetreuung oder Eventbereich, idealerweise international.
• Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung, souveränes Auftreten und Gastfreundschaft.

Aufgaben

• Sicherer Ablauf des Kanzleialltags; Empfang nationaler und internationaler Gäste.
• Konferenz- & Eventmanagement: Räume, Catering, Medientechnik, Organisation von Events.
• Facility- & Supplier Management: Bürobedarf, externen Dienstleister koordinieren.
• Travel & Guest Logistics: Reisen, Hotels, Transportkoordination.
• Administrative Allround-Unterstützung: Rechnungsprüfung, Listenpflege, Prozessoptimierung.

Kenntnisse

Dienstleistungsorientierung

Gästebetreuung

Eventmanagement

Office Management

Englischkenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Video-/Telefonkonferenztechnik

Jobbeschreibung

KARRIEREMACHER ist Branchenspezialist. Wir besetzen bundesweit Stellen auf allen Ebenen in namhaften Beratungsunternehmen, in modernen Wirtschaftskanzleien sowie bei Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften. Durch unsere langjährige branchenfokussierte Tätigkeit unterhalten wir ein starkes Netzwerk zu Personalmanagern und weiteren Entscheidern. Wir begleiten Sie im gesamten Prozess als Sparringspartner, stehen für einen fairen und offenen Austausch und unterstützen Ihren Weg zu einer neuen, langfristigen Jobperspektive.

Unsere Auftraggeberin ist eine renommierte, international tätige Wirtschaftskanzlei. Am modernen und zentral gelegenen Standort in Frankfurt am Main berät ein eingespieltes Team aus rund 50 Anwältinnen und Anwälten nationale und internationale Mandanten in komplexen Wirtschafts- und Finanzfragen. Das Unternehmen sucht Sie zum nächstmöglichen Zeitpunkt als Office Management Coordinator (m/w/d) in Vollzeit für den Standort Frankfurt am Main.

Die Position wird in einer unbefristeten Festanstellung direkt bei unserer Auftraggeberin besetzt.

Aufgaben

• Office Operations & Hospitality: Sie stellen den reibungslosen Ablauf des Kanzleialltags sicher, empfangen nationale sowie internationale Gäste und Mandanten herzlich und sorgen für eine Fünf-Sterne-Atmosphäre im gesamten Büro.
• Konferenz- & Eventmanagement: Sie koordinieren und bereiten High-End-Konferenzräume vor, kümmern sich um das Catering, betreuen die Medientechnik (Video- & Telefonkonferenzen) und unterstützen aktiv bei der Organisation interner sowie externer Events.
• Facility & Supplier Management: Sie verwalten den Büro- und Konferenzbedarf, steuern externe Dienstleister (wie Catering-, Reinigungs- und Handwerksbetriebe) und stellen sicher, dass alle Räumlichkeiten stets perfekt ausgestattet sind.
• Travel & Guest Logistics: Sie übernehmen das Reisemanagement für das Team, organisieren Hotel- und Bahnbuchungen, koordinieren Taxi- sowie Limousinenservices und verwalten Parkplätze sowie Zugangsmedien.
• Administrative Allround-Unterstützung: Sie unterstützen bei der Rechnungsprüfung im Office-Bereich, pflegen administrative Listen und bringen frische, proaktive Ideen zur Optimierung der Office-Prozesse ein.

Qualifikation

• Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation – hervorragende Voraussetzungen bringen Sie beispielsweise aus der gehobenen Hotellerie, aus Business Centern / Serviced Offices oder dem Premium-Dienstleistungssektor mit.
• Sie bringen erste praktische Berufserfahrung im Office Management, der Gästebetreuung oder im Eventbereich mit – idealerweise aus einem internationalen Umfeld.
• Sie zeichnen sich durch eine ausgeprägte Dienstleistungsorientierung, echtes Gastgebertum und ein souveränes, professionelles Auftreten aus.
• Sie behalten auch an dynamischen Tagen den Überblick, arbeiten strukturiert, zuverlässig und haben Freude am direkten Kontakt mit Menschen.
• Aufgrund der internationalen Ausrichtung der Kanzlei sind sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift erforderlich.
• Ein sicherer Umgang mit MS Office runden Ihr Profil ab.

Benefits

• Eine moderne Unternehmenskultur in einem wachstumsstarken, internationalen Umfeld mit einem sicheren Arbeitsplatz.
• Ein attraktives Gehaltspaket sowie ein transparentes Überstundenkonto mit der Möglichkeit, bis zu 10 Tage im Jahr in Freizeit auszugleichen oder auszahlen zu lassen.
• Ein Anspruch von 30 Tagen Jahresurlaub für Ihre Erholung.
• Ein moderner und ergonomischer Arbeitsplatz mit höhenverstellbaren Tischen und Stühlen.
• Umfangreiche Gesundheitsangebote wie JobRad, EGYM Wellpass, Fitness-Zuschüsse, Grippeschutzimpfungen sowie Zuschüsse zur Bildschirmarbeitsbrille.
• Regelmäßige Mitarbeiterveranstaltungen wie Sommerfeste, Weihnachtsfeiern und gemeinsame Get-together über das Jahr verteilt.

Sie fragen sich, warum Sie mit uns Kontakt aufnehmen sollten? Unseren Auftraggeber kennen wir genau. Das ermöglicht uns eine sichere Beurteilung Ihrer Einstiegschancen und Entwicklungsmöglichkeiten bei diesem Unternehmen.