Office Coordinator - (Office based) Darmstadt - Germany

Mindray; Darmstadt; On-site; EUR 30,000 - 42,000; Full time

Job summary

Mindray in Darmstadt sucht eine/n Office Coordinator, der/die unser Büroalltag organisiert, Reisen plant, Meetings koordiniert und den reibungslosen Ablauf sicherstellt.

Sie arbeiten eng mit Finance, HR, Legal und Operations zusammen, unterstützen HQ-Vorgaben und lokale Compliance, und bringen starke Organisationsfähigkeiten sowie gute Deutsch- und Englischkenntnisse mit.

Sie arbeiten vor Ort in Deutschland, verfügen über MS-Office-Kenntnisse; SAP Concur ist von Vorteil.

Qualifications

• Starkes Organisationstalent und proaktive Arbeitsweise.
• Erfahrung im Office oder Administrationsbereich.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sicherer Umgang mit MS Office; SAP Concur von Vorteil.
• Fähigkeit, in Deutschland ohne Sponsoring zu arbeiten.

Responsibilities

• Professionellen, gut organisierten Büroablauf sicherstellen.
• Reisen, Meetings und Events planen und koordinieren.
• Lieferanten-, Kosten- und Anlagenmanagement unterstützen.
• Finance, HR, Legal und Operations unterstützen.
• HQ-Vorgaben und lokale Compliance umsetzen.

Skills

Organisationstalent

Office-Administration

Deutsch & Englisch-Kommunikation

MS Office Kenntnisse

SAP Concur Vorteil

Tools

MS Office

SAP Concur

Job description

Office Coordinator – Darmstadt

Location: Darmstadt, Germany

Ready to be the heartbeat of a busy, fast‑growing office?

We’re looking for an energetic and highly organised Office Coordinator to keep our Darmstadt site running flawlessly. In this role, you’ll be the go‑to person for office management, travel coordination, events, suppliers, fixed assets, and daily operational support across the business.

If you love keeping things running smoothly, thrive in a fast‑paced environment, and enjoy working with people at all levels, this is the perfect opportunity to make a real impact.

What You’ll Own

• Creating a professional and efficient office environment
• Coordinating travel, meetings, and events
• Managing suppliers, expenses, and fixed assets
• Supporting Finance, HR, Legal, and Operations
• Ensuring compliance with HQ processes and local regulations

What You Bring

• Strong organisational skills and a proactive mindset
• Experience in office coordination or administration
• Excellent communication skills in German & English
• Confidence using MS Office (SAP Concur is a plus)
• Ability to work in Germany without the requirement of company sponsorship

Join us and help shape a smooth, efficient, and positive workplace for everyone!

Office Coordinator – Darmstadt

Du bist das Organisationstalent, das im Hintergrund alles zusammenhält?

Wir suchen eine/n motivierte/n und strukturierte/n Office Coordinator, der/die unser Büro in Darmstadt reibungslos am Laufen hält. In dieser zentralen Rolle bist du erste Anlaufstelle für Office Management, Reisen, Events, Lieferanten, Anlagenverwaltung und tägliche operative Unterstützung.

Wenn du Dynamik liebst, gerne mit Menschen arbeitest und den Überblick behältst, bist du bei uns genau richtig!

Deine Aufgaben

• Sicherstellen eines professionellen, gut organisierten Büroablaufs
• Planung und Koordination von Reisen, Meetings und Events
• Lieferanten-, Kosten- und Anlagenmanagement
• Unterstützung von Finance, HR, Legal und Operations
• Umsetzung von HQ-Vorgaben & lokalen Compliance-Anforderungen

Was Du Mitbringst

• Starkes Organisationstalent & proaktive Arbeitsweise
• Erfahrung im Office oder Administrationsbereich
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Sicherer Umgang mit MS Office (SAP Concur von Vorteil)
• Fähigkeit, in Deutschland ohne Sponsoring zu arbeiten

Werde Teil unseres Teams und gestalte ein effizientes, freundliches und professionelles Arbeitsumfeld!