Office Assistenz (m/w/d)

KION Group; Aschaffenburg; Hybrid; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Home Office-Option

Flexible Arbeitszeiten

Deutschlandticket Förderung

Parkplätze

Dienstrad Leasing

Kantine

Job summary

KION Group sucht eine Office Assistenz (m/w/d) in Aschaffenburg mit Hybrid-Arbeit. Sie unterstützen das IT-Management im Tagesgeschäft, organisieren Kalender, Meetings und Reisen, und fungieren als zentrale Schnittstelle zu internen Abteilungen sowie externen Dienstleistern.

Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung oder ein Studium, sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie Erfahrung mit MS-Tools und SAP ESS.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich, ideal auf Management-Level.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sicherer Umgang mit MS Teams, PowerPoint, Excel und Outlook.
• Erfahrung in der Organisation und Abwicklung von Dienstreisen sowie Reisekostenabrechnung.
• Idealerweise Erfahrung mit generativen KI-Tools wie Microsoft Copilot.
• Kenntnisse in Zeitwirtschafts- und Zeiterfassungssystemen (SAP ESS) von Vorteil.

Responsibilities

• Unterstützung des IT-Managements im Tagesgeschäft; eigenständige Kalender- und Terminorganisation.
• Koordination der Zusammenarbeit zwischen IT-Management, IT-Mitarbeitenden und externen Dienstleistern.
• Allgemeine Ansprechpartnerin vor Ort, Unterstützung bei Empfang, Post und Materialverwaltung.
• Organisation von Meetings, Workshops, Team-Events und Gästebesuchen inklusive Raum- und Technikkoordination.
• Dienstreisen koordinieren und buchen; Travel Policy und Reisekostenabrechnung unterstützen.
• Zeiterfassung (SAP ESS) betreuen, Abwesenheiten koordinieren, Reportings erstellen.
• Pflege Dokumentenprozesse; verwalte Teams-Bereiche; Ablage; Einhaltung von Richtlinien.
• Unterstütze Standortprojekte wie Renovierungen oder Umzüge.

Skills

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

Eigeninitiative

Flexibilität

Education

Kaufmännische Ausbildung oder Studium

Tools

MS Teams

PowerPoint

Excel

Outlook

SAP ESS

Job description

## Office Assistenz (m/w/d)Postuler: Hybrid: Aschaffenburg, Germany: Full time: Offre publiée aujourd'hui: JR-0095551Organisation ist Dein Ding und Du bist gerne mittendrin statt nur dabei? Für unser IT-Team in Aschaffenburg/Frankfurt am Main suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt, befristet bis zum 31.12.2028, eine Office Assistenz (m/w/d). Dich erwartet eine vielseitige Rolle, in der Du Dein Organisationstalent, Deine Kommunikationsstärke und Deine Eigeninitiative einbringen kannst, unser IT-Management im Tagesgeschäft unterstützt und dafür sorgst, dass im Team alles rundläuft.# **Ce que nous proposons:** * **Ein Unternehmen mit Zukunft:** Schon heute beschäftigen wir als börsennotiertes M-Dax Unternehmen mehr als 42.000 MitarbeiterInnen in über 100 Ländern und treiben damit maßgeblich die Zukunft der Intralogistik voran verfolgen dabei eine klare Nachhaltigkeitsstrategie* **Gemeinsam vorankommen**: Standardisierter und dokumentierter Feedbackprozess mit internationalen Karrieremöglichkeiten und individuellen Weiterbildungsangeboten* **Individuelle Benefits**: Moderne IT-Ausstattung (auch für das Home Office) & Mobile Devices, Employee Assistance Program –ganzheitliches Unterstützungsprogramm für individuelle Krisensituationen, bezuschusstes Deutschlandticket, Parkplätze, Möglichkeit zum Leasen eines Dienstrads, Exklusive Vorteile / Rabatte für MitarbeiterInnen* **Unsere Basics:** Flexible Arbeitszeiten, Teilzeitmodelle, Möglichkeit zum regelmäßigen Mobilen Arbeiten aus dem Home Office, Gleitzeitkonto, attraktives Vergütungspaket, betriebliche Altersvorsorge, Kantine # **Tâches et qualifications:** ## Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Office Assistenz (m/w/d) befristet bis zum 31.12.2028. # **Deine Aufgaben** * Du **assistierst unserem IT-Management im Tagesgeschäft** und übernimmst eigenständig die Kalender- und Terminorganisation sowie die Vorbereitung von Präsentationen und Meetings. Dabei behältst Du auch die Action Items im Blick* Als **zentrale Schnittstelle koordinierst Du die Zusammenarbeit** zwischen IT-Management, IT-Mitarbeitern, Business-Stakeholdern und externen Dienstleistern* Du bist **erster Ansprechpartner für allgemeine Fragen vor Ort und unterstützt unsere IT-Kolleginnen und -Kollegen bei administrativen und organisatorischen Themen**, beispielsweise rund um Empfang, Post, Materialienverwaltung oder Zutrittsmanagement* Du **organisierst Meetings, Workshops, Team-Events und Gästebesuche** und kümmerst Dich dabei um alles, was dazugehört: von Räumen und Technik über Catering bis hin zu Reiseorganisation* Du **koordinierst und buchst Dienstreisen** in Zusammenarbeit mit AMEX GBT und unterstützt bei Fragen zur Travel Policy sowie zur Reisekostenabrechnung in ADP* Du **betreust die Zeiterfassung in SAP (ESS)**, An- und Abwesenheiten, koordinierst Korrekturen und Reportings und bist Schnittstelle zu den Key Usern, der Payroll und HR* Du **koordinierst Dokumenten- und Informationsprozesse**, pflegst unter anderem Teams-Bereiche, übernimmst die Erstellung sowie die Ablage von Dokumenten und stellst sicher, dass interne Richtlinien eingehalten werden* Bei Standortprojekten, wie Renovierungen oder internen Umzügen, arbeitest Du eng mit dem Standortverantwortlichen zusammen und unterstützt bei der Planung und Koordination # **Das bringst Du mit** ### **Deine fachlichen Qualifikationen:** * Du hast eine **abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium** und bringst mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich mit, idealerweise auf Management-Level* Du verfügst über **sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift*** Im Umgang mit **MS Teams, PowerPoint, Excel und Outlook** bist Du sicher und hast Erfahrung in der Erstellung professioneller Präsentationen* Du bringst Erfahrung in der **Organisation und Abwicklung von Dienstreisen** mit, von der Reisebuchung über die Einhaltung von Reiserichtlinien bis hin zur Reisekostenabrechnung* Idealerweise hast Du bereits mit **generativen KI-Tools wie Microsoft Copilot** gearbeitet und weißt, wie Du diese zur effizienteren Gestaltung von Arbeitsprozessen einsetzen kannst* Kenntnisse in **Zeitwirtschafts- und Zeiterfassungssystemen**, beispielsweise SAP (ESS), sowie in der Pflege von Anwesenheits- und Zeiterfassungsdaten sind von Vorteil ### **Deine persönlichen Stärken:** * Du überzeugst durch **ausgeprägte Kommunikationsstärke** und ein freundliches, professionelles sowie serviceorientiertes Auftreten* Deine Arbeitsweise ist **strukturiert, proaktiv und lösungsorientiert**, und Du behältst auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick* Du kannst **Prioritäten sicher setzen** und unterschiedliche Aufgaben und Projekte eigenständig und zuverlässig koordinieren* Du bist flexibel und kannst **gelegentlich auch aus unserem KION HQ in Frankfurt am Main arbeiten** # **Interessiert?** Dann freuen wir uns auf Deine Online-Bewerbung. Dein Ansprechpartner ist **Anne-Christin Fritzsche.**