Mitarbeiterin / Mitarbeiter (w/m/d) für die Projektadministration

Karlsruhe Institute of Technology (KIT); Eggenstein-Leopoldshafen; On-site; EUR 42,000 - 54,000; Part time

Benefits offered by this job

Sinnstiftende Arbeit

Flexible Arbeitszeitgestaltung

Familienfreundlichkeit

Karriere und Entwicklung

Gesundheit und Wohlbefinden

Zusatzleistungen: Betriebliche Altersv

Jobticket-Zuschuss 25 €

Job summary

Karlsruher Institut für Technologie (KIT) – IPF sucht eine Teilzeitkraft zur Unterstützung in der Abwicklung eines umfangreichen Forschungsprojekts. Die Stelle umfasst eigenständige administrative Aufgaben zur finanziellen und organisatorischen Abwicklung des Projekts.

Sie verfügen über ein Bachelorstudium, vertiefte betriebswirtschaftliche Kenntnisse, mehrjährige Projekterfahrung sowie Kenntnisse in SAP BW und AREB.

Qualifications

• Abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor) oder vergleichbare Kenntnisse.
• Vertiefte Kenntnisse in betriebswirtschaftlichen sowie verwaltungs- und haushaltsrechtlichen Fragestellungen.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Projekt- und Verwaltungsmanagement im Hochschul-, Wissenschafts- oder Forschungsumfeld.
• Selbstständige, strukturierte Nutzung von administrativen Software-Systemen; idealerweise SAP BW, AREB.
• Abstraktionsvermögen und Transferdenken im Budgetplanungs- und Controlling-Kontext.
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse; ggf. weitere romanische Sprache.

Responsibilities

• Eigenständige Formulierung von Handlungsempfehlungen und Optimierung der Mittelabflussplanung.
• Aufbereitung eines differenzierten Abgleichs der projektbezogenen Mittel mit Institutsressourcen; Abstimmung mit Institutsleitung.
• Organisation und Durchführung des Berichtswesens.
• Kommunikation mit Projektpartnern zur finanziellen Umsetzung des Projekts, inkl. Nachweisen für KIT-Administration.
• Korrespondenz und Umsetzung von Personal- und Sachkostenbuchungen.

Skills

Betriebswirtschaftliche Kenntnisse

Verwaltungs- und Haushaltsrecht

Projekt- und Verwaltungsmanagement

Deutsch/Englisch kommunizieren

Education

Bachelorabschluss oder vergleichbare Kenntnisse

Tools

SAP BW

AREB

Job description

Das Institut für Photogrammetrie und Fernerkundung (IPF) des KIT ist ein weltweit anerkanntes und national wie international stark vernetztes Institut, dessen Personal neben deutsch- und englischsprachigen universitären Lehrangeboten v.a. stark in der Drittmittelforschung unterschiedlicher Skalierung aktiv ist. Zur temporären Unterstützung in der Abwicklung eines umfangreichen Forschungsprojekts suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte Person in Teilzeit (10%).

Ihre Aufgaben

Im Rahmen der Projektlaufzeit sind eigenständige administrative Aufgaben zur finanziellen und organisatorischen Abwicklung des Projekts erforderlich.

Ihre Aufgaben Hierbei Sind

• Eigenständige Formulierung von Handlungsempfehlungen bzw. Optimierung der Mittelabflussplanung
• Eigenständige Erstellung und Aufbereitung eines differenzierten Abgleichs der projektbezogenen Mittel und Bedarfe mit den insgesamt zur Verfügung stehenden Institutsressourcen sowie Abstimmung der Ergebnisse mit der Institutsleitung
• Organisation und Durchführung des Berichtswesens
• Kommunikation und Austausch mit den Projektpartnern zur erfolgereichen finanziellen Umsetzung des Projekts, auch mit Erstellung von Nachweisen für die KIT-interne Administration sowie die Projektpartner (ggf. in Fremdsprachen)
• Korrespondenz, Einleitung und Umsetzung entsprechender Personal- und Sachkostenbuchungen

Ihr Profil

Sie verfügen über

• ein abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor) oder nachweisbare Kenntnisse auf entsprechendem Niveau
• vertiefte Kenntnisse in betriebswirtschaftlichen sowie verwaltungs- und haushaltsrechtlichen Fragestellungen
• mehrjähriger Berufserfahrung im Projekt- und Verwaltungsmanagement im Hochschul-, Wissenschafts- oder Forschungsumfeld
• selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Nutzung von (und ggf. Einarbeitung in) administrative Software-Systeme, idealerweise Erfahrung mit Werkzeugen wie SAP BW, AREB
• Abtraktionsvermögen und Transferdenken v.a. im Zusammenhang Budgetplanungs- und Controlling-Aufgaben
• Fließende Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch sowie ggf. eine weitere romanische Sprache (Spanisch/Italienisch/Französisch) zur leichteren Kommunikation am Institut und mit den Projektpartnern

Wir bieten

• Sinnstiftende Arbeit : Ihre Arbeit schafft die Voraussetzungen für Spitzenforschung – und trägt dazu bei, dass Wissenschaft für Gesellschaft und Zukunft etwas bewegt.
• Flexible Arbeitszeitgestaltung : Nutzen Sie Gleitzeit, mobiles Arbeiten und 30 Tage Urlaub für eine optimale Work-Life-Balance.
• Familienfreundlichkeit : Das Programm „KIT-Family +“ unterstützt Sie bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf – durch Kinderbetreuung, Ferienangebote, ein Eltern-Kind-Büro und Hilfe bei der Angehörigenpflege.
• Karriere und Entwicklung : Wir unterstützen Sie mit einer strukturierten Einarbeitung, vielfältigen Weiterbildungsmöglichkeiten und individueller Förderung. So stärken wir Ihr persönliches Wachstum.
• Gesundheit : Unter dem Motto „Fit im KIT – mit Körper, Geist und Seele“ fördern wir Ihre Gesundheit mit Sportkursen und Angeboten zur psychischen Gesundheit.
• Individuelle Zusatzleistungen : Profitieren Sie von einer betrieblichen Altersvorsorge (VBL), einem monatlichen Zuschuss von 25 Euro zum Jobticket BW sowie vielfältigen Angeboten rund um Kultur und Freizeit.

Arbeitsort

Karlsruhe (und Eggenstein-Leopoldshafen)

Vertragsdauer

31.03.2027

Eingruppierung

EG 9b TV-L; die Eingruppierung erfolgt entsprechend den persönlichen und fachlichen Voraussetzungen.

Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne

Prof. Dr.-Ing. habil. Stefan Hinz [e-mail]

Bei allgemeinen Fragen zur Bewerbung wenden Sie sich bitte an

Raquel Carrasco Sanchez Personalservice (PSE) [e-mail] [phone]

Am KIT schätzen wir die Vielfalt unserer Mitarbeitenden - unterschiedliche Perspektiven und Hintergründe sind eine Bereicherung für unsere Arbeit. Bewerbungen von anerkannt schwerbehinderten Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Bewerbungsfrist:

14.10.2026

Ausschreibungsnummer:

1240/2026