Mitarbeiter (w/m/d) im Office Management in Teilzeit (ab 30h/Woche)

stp.one; Karlsruhe; Vor Ort; EUR 30.000 - 38.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Ein innovatives Unternehmen in Karlsruhe sucht einen Mitarbeiter (w/m/d) im Office Management in Teilzeit. Die Position umfasst die Organisation des Fuhrparks, die Verwaltung von Verträgen sowie allgemeine administrative Aufgaben. Der ideale Kandidat bringt Erfahrung in einer ähnlichen Position mit und verfügt über gute Deutsch- und Englischkenntnisse. Das Unternehmen legt großen Wert auf eine zuverlässige und kommunikative Arbeitsweise. Bewerbungen sind herzlich willkommen.

Qualifikationen

• Fundierte Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
• Erfahrung im Fuhrparkmanagement
• Zuverlässige, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise

Aufgaben

• Organisation und Verwaltung des Fahrzeugpools
• Betreuung und Pflege von Verträgen
• Erste Anlaufstelle für Besucher*innen am Empfang
• Bearbeitung zentral eingehender E-Mails

Kenntnisse

Kommunikationsstärke

Organisationstalent

MS Office Kenntnisse

Englischkenntnisse

Deutsche Sprachkenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

CRM-Systeme

Jobbeschreibung

Mitarbeiter (w/m/d) im Office Management in Teilzeit (ab 30h/Woche)

Kurzbeschreibung

Du behältst gern den Überblick, organisierst mit Köpfchen und bist ein echtes Kommunikationstalent? Dann passt du wunderbar zu uns!
Wir suchen Unterstützung für unseren Empfang – mit dem besonderen Fokus auf Fuhrparkmanagement und der Verwaltung von Verträgen. Eine vielseitige Aufgabe inTeilzeit (ab 30h/ Woche), bei der du direkt vor Ort in Karlsruhe arbeitest und eine zentrale Rolle im Tagesgeschäft übernimmst.

Deine Aufgaben

Fuhrparkmanagement

• Organisation und Verwaltung unseres Fahrzeugpools – von Wartungsterminen über Reparaturen bis hin zu Fahrzeugwechseln
• Steuerung und Koordination externer Dienstleister wie Werkstätten, Leasinggesellschaften und Versicherungen
• Laufende Überwachung und Optimierung von Abläufen und Kosten im Fuhrpark

Vertragsverwaltung

• Betreuung und Pflege von Verträgen rund um Leasing, Versicherungen und externe Dienstleister

Kommunikation mit Partnern und Ansprechpersonen bei vertraglichen Themen

Unterstützung bei der Dokumentation und Nachverfolgung von Vertragsfristen

Weitere Aufgaben im administrativen Bereich:

• Erste und zentrale Anlaufstelle für unsere externen und internen Besucher*innen am Empfang
• Bearbeitung der zentral eingehenden E-Mails sowie der täglichen Post
• Vor- und Nachbereitung von unternehmensinternen und externen Veranstaltungen (Raumbuchung, Organisation des Caterings etc.)
• Übernahme allgemeiner kaufmännischer Aufgaben (Beschaffung von Büromaterial, Verwaltungstätigkeiten, ...)

Dein Profil

• Du bringst fundierte Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position mit (gerne auch als Assistenz, Rezeptionist*in oder vergleichbar).
• Du gehst sicher mit MS Office Programmen und CRM-Systemen um.
• Du hast Erfahrung im Fuhrparkmanagement und in der Verwaltung und Steuerung von externen Dienstleistern, in der Vertragsverwaltung und damit einhergehend den Ausgaben/ Kosten
• Du verfügst über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Du hast erfolgreich deine kaufmännische Ausbildung abgeschlossen oder bringst eine vergleichbare Qualifikation mit.
• Dich zeichnet eine zuverlässige, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise aus und du überzeugst mit deiner Kommunikationsstärke
• Die Arbeit im Büro vor Ort in Karlsruhe ist für dich selbstverständlich – denn du weißt, wie wichtig Präsenz für diese Rolle ist.

Dein Team

Du wirst Teil unseres Service Pool-Teams und wir freuen uns darauf, mit dir unser Team zu vervollständigen.

Bewerbungsprozess

• Digitales Kennenlernen: In einem 20-minütigen digitalen Austausch mit unserer Recruiterin schauen wir gemeinsam auf die gegenseitigen Erwartungen.
• Digitales Interview: Anschließend wirst du unsere zuständige Führungskraft kennenlernen und tiefer in fachliche Themen und die Rolle eintauchen (wahlweise auch vor Ort).
• Vor Ort Gespräch & Team kennenlernen: Du besuchst uns im Büro in Karlsruhe, wir klären offene Fragen und du lernst dein Team kennen.

Kontaktdaten

Wir freuen uns auf deine Bewerbung. Bei Fragen kannst du dich an unser People & Culture Team unter [phone] oder [e-mail] wenden.
Mehr Informationen zur stp.one findest du unter www.stp.one