Mitarbeiter Veranstaltungsmanagement und Tagungskoordiantion (m/w/d)

Europäische Akademie Otzenhausen gGmbH; Nonnweiler; On-site; EUR 38,000 - 58,000; Full time

Benefits offered by this job

Betriebliche Altersvorsorge

Kranken-Zusatzversicherung

Vergünstigtes Personalessen

Betriebliches Gesundheitsmanagement

Job summary

Die Europäische Akademie Otzenhausen gGmbH sucht ab sofort eine/n Mitarbeiter/in im Veranstaltungsmanagement und Tagungskoordination (m/w/d) in Vollzeit. Sie planen Belegung unserer Tagungs- und Veranstaltungsräume, betreuen Kundinnen und Kunden von der Anfrage bis zur Veranstaltung.

Sie arbeiten eng mit Rezeption, Gastronomie und Haustechnik zusammen, analysieren Daten mit Reporting-Tools wie Power BI und entwickeln konkrete Handlungsempfehlungen.

Qualifications

• Fachbezogene Berufsausbildung in Veranstaltungsorganisation oder Hotellerie.
• Fundierte Organisationskompetenz mit Auge fürs Detail.
• Ausgeprägte Kommunikationsstärke; stilvolles Ausdrucksvermögen im Umgang mit internationalen Gästen.
• Strukturierte, analytische und proaktive Arbeitsweise; multitaskingfähig.
• Erfahrung mit Power BI oder vergleichbaren Reporting-Tools zur Datenanalyse.
• Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse; weitere Sprachen willkommen.

Responsibilities

• Belegung von Tagungs- und Veranstaltungsräumen planen und koordinieren.
• Kundinnen und Kunden von der Anfrage über Angebot/Vertrag bis zur Veranstaltung betreuen.
• Strategische Betreuung des Kundenstamms und Umsatzsteigerung ausrichten.
• Auswertungs- und Controllingdaten analysieren; konkrete Handlungsvorschläge ableiten.
• Abstimmung mit Rezeption, Gastronomie, Haustechnik koordinieren.
• Relevante Informationen bündeln und intern zuverlässig weitergeben.
• Seminarräume vor Veranstaltungsbeginn kontrollieren.

Skills

Organisationskompetenz

Kommunikationsstärke

Teamfähigkeit

Detailgenauigkeit

Education

Fachausbildung Veranstaltungsorganisation/Hotellerie

Tools

Power BI

Job description

Menschen, Termine, Räume, Zahlen: Sie bringen alles zusammen?

Als zentrale Anlaufstelle steuern Sie die gesamte Hausbelegung von der ersten Anfrage über die Planung bis zur Betreuung der Gäste vor Ort. Dabei arbeiten Sie eng mit allen Teams zusammen und behalten auch bei Zahlen sowie Auswertungen stets den Überblick.

Für diese abwechslungsreiche Aufgabe suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Vollzeit und unbefristet eine/n:

Mitarbeiter Veranstaltungsmanagement und Tagungskoordination (m/w/d)

Ihre Aufgaben:

• planen und koordinieren die Belegung unserer Tagungs- und Veranstaltungsräume mit eigenen Seminaren und Gasttagungen.
• betreuen unsere Kundinnen und Kunden von der ersten Anfrage über die Angebots- und Vertragserstellung bis zur Veranstaltung.
• sind für die strategische und ergebnisorientierte Betreuung unseres Kundenstammes sowie neuer Kunden zuständig. Dabei richten Sie alle Maßnahmen konsequent auf den gemeinsamen Geschäftserfolg und eine nachhaltige Umsatzsteigerung aus.
• führen auf der Basis von Auswertungs- und Controllingdaten fundierte Analysen durch und leiten aus den Ergebnissen präzise Handlungsvorschläge für die Geschäftsführung ab.
• koordinieren die Abstimmung mit Rezeption, Gastronomie, Haustechnik und weiteren Bereichen unseres Hauses.
• sorgen dafür, dass alle relevanten Informationen zusammenlaufen und intern zuverlässig weitergegeben werden.
• kontrollieren die Seminarräume vor Veranstaltungsbeginn.

Das bringen Sie mit:

• eine fachbezogene Berufsausbildung, idealerweise in der Veranstaltungsorganisation oder in der Hotellerie und Berufserfahrung in einer serviceorientierten Position
• fundierte Organisationskompetenz mit einem Blick für Details
• eine ausgeprägte Kommunikationsstärke mit einem sehr guten, stilsicheren Ausdrucks-vermögen im Umgang mit unseren internationalen Gästen
• eine strukturierte, analytische und proaktive Arbeitsweise mit der Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick zu behalten
• Sie sind fit im Umgang mit gängigen digitalen Anwendungen und bringen idealerweise bereits praktische Erfahrung mit Power BI oder einem vergleichbaren Reporting-Tool mit, um Daten effizient zu nutzen und Prozesse zu optimieren,
• sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift, weitere Fremdsprachenkenntnisse sind willkommen
• Sie sind ein engagierter Teamplayer, arbeiten strukturiert, zielorientiert und bewahren auch einen kühlen Kopf, wenn es turbulent ist.

Es erwartet Sie:

Ein unbefristeter Arbeitsplatz in Vollzeitbeschäftigung (40-Std.-Woche) mit einer langfristigen Zukunftsperspektive; eine abwechslungsreiche, verantwortungsvolle Aufgabe mit viel Gestaltungsspielraum an einem modernen Arbeitsplatz; ein zukunftsorientiertes und nachhaltiges Arbeitsumfeld; eine umfassende Einarbeitung sowie eine der Position angemessene Vergütung.

Raum zur Weiterentwicklung

• Wir unterstützen individuelle Weiterbildung und bieten Ihnen die Möglichkeit, sich fachlich und persönlich weiterzuentwickeln.
• Gestalten Sie Ihren Arbeitstag flexibel. Sie starten nach Absprache mit den Kolleg:innen morgens zwischen 07:00 und 9:00 Uhr. Mehrarbeit wird auf dem persönlichen Arbeitszeitkonto erfasst und kann für freie Tage abgebaut werden.

Weitere Vorteile:

• betriebliche Altersvorsorge durch Gehaltsumwandlung mit einem erhöhten Zuschuss, betriebliche Kranken-Zusatzversicherung, Mittagessen zum vergünstigten Personalpreis (optional), Betriebliches Gesundheitsmanagement.

Gute Erreichbarkeit:

• Direkt an der Autobahnabfahrt A62 und A1 gelegen mit kostenfreien Parkplätzen direkt auf unsrem Gelände.

Interesse geweckt? Dann freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen.