Mitarbeiter/in in Technik und Verwaltung (w/m/d) im International Office

Westfälische Hochschule; Gelsenkirchen; On-site; EUR 42,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

Mobiles Arbeiten

Familienfreundlichkeit

TV-L Sonderleistungen

Job summary

Westfälische Hochschule in Gelsenkirchen sucht eine engagierte Verwaltungskraft, die Studierenden zu Auslandssemestern, Praktika und Mobilitätsprogrammen berät und betreut. Sie planen Informationsveranstaltungen, bereiten Infos für Website, Präsentationen und Flyer auf und koordinieren Nominierungen sowie Bewerbungsprozesse.

Zu Ihren Aufgaben gehört außerdem die administrative Abwicklung von Erasmus+, PROMOS und weiteren Stipendien, die Berichte erstellen, Förderanträge vorbereiten und relevante

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungs- oder kaufmännischen Bereich.
• Hohes Maß an Serviceorientierung.
• Sehr gute Deutschkenntnisse; Englischkenntnisse von Vorteil.
• Selbstorganisierte, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise.
• Teamfähigkeit und Zusammenarbeit mit Schnittstellen.

Responsibilities

• Information, Beratung und Betreuung von Studierenden zu Auslandssemestern, Auslandspraktikum, Programmen und Mobilitätsformaten.
• Planung und Durchführung von Informationsveranstaltungen sowie Aufbereitung aktueller Informationen für Website, Präsentationen, Flyer und weitere Medien.
• Koordination von Nominierungs- und Bewerbungsprozessen mit Fachbereichen, Partnerhochschulen und Studierenden.
• Administrative Abwicklung von Erasmus+-, PROMOS- und weiteren Stipendienprogrammen.
• Erstellung von Zwischen- und Abschlussberichten, Vorbereitung von Förderanträgen sowie Pflege relevanter Daten.
• Fachliche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie Einbindung in ein motiviertes Team.

Skills

Serviceorientierung

Kommunikationsfähigkeit

Teamfähigkeit

Selbstorganisation

Education

Ausbildung im Verwaltungs- oder kaufmännischen Bereich

Job description

zum 01.01.2027 · Vollzeit · befristet für zwei Jahre · E 8 TV-L · Campus Gelsenkirchen

Das erwartet Sie

• Information, Beratung und Betreuung von Studierenden zu Auslandssemester, Auslandspraktikum, Blended Intensive Programmes und weiteren Mobilitätsformaten
• Planung und Durchführung von Informationsveranstaltungen sowie Aufbereitung aktueller Informationen für Website, Präsentationen, Flyer und weitere Medien
• Koordination von Nominierungs- und Bewerbungsprozessen mit Fachbereichen, Partnerhochschulen und Studierenden
• Administrative Abwicklung von Erasmus+-, PROMOS- und weiteren Stipendienprogrammen
• Erstellung von Zwischen- und Abschlussberichten, Vorbereitung von Förderanträgen sowie Pflege relevanter Daten
• Fachliche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie Einbindung in ein motiviertes und aufgeschlossenes Team
• Flexible Rahmenbedingungen, u. a. gleitende Arbeitszeit, mobiles Arbeiten unter Berücksichtigung der Servicezeiten, Familienfreundlichkeit sowie weitere Sonderleistungen im Rahmen des TV-L. Weitere Informationen finden Sie unter: https://www.w-hs.de/karriere/

Das bringen Sie mit

• Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich, im kaufmännischen Bereich oder eine vergleichbare Qualifikation, idealerweise mit Erfahrung im Kundenservice
• Ein hohes Maß an Serviceorientierung sowie Freude am Umgang mit unterschiedlichen Zielgruppen
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeit in deutscher Sprache Wort und Schrift, idealerweise auch in englischer Sprache, alternativ die Bereitschaft zur sprachlichen Fortbildung
• Fähigkeit zum selbstorganisierten, sorgfältigen und strukturierten Arbeiten
• Teamorientierung sowie die Fähigkeit, aktiv und konstruktiv mit verschiedenen Schnittstellen zusammenzuarbeiten

Bewerbungen von Menschen mit einer Schwerbehinderung berücksichtigen wir bei gleicher Eignung bevorzugt.

Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils an und begrüßen daher Bewerbungen von Kandidatinnen ganz besonders.