Mitarbeiter*in in der Verwaltung

UOL; Oldenburg; Hybrid; EUR 45,000 - 55,000; Full time

Benefits offered by this job

TV-L Tarifvertrag

Jahressonderzahlung

Betriebliche Altersvorsorge

Home-Office auf Antrag

Kinderbetreuung

VWL-Leistung

Gleitzeit

Job summary

Die Universität Oldenburg sucht eine administrative Fachkraft (m/w/d) zur Unterstützung der Verwaltung des Departments Informatik in der Fakultät II. Sie übernehmen vielfältige Aufgaben in Planung, Abrechnung und Organisation und arbeiten eng mit Lehrenden sowie Forschungsabteilungen zusammen.

Vorausgesetzt werden eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, sehr gute Deutschkenntnisse, sichere Office-Kenntnisse und Erfahrung mit SAP/Typo3; es bietet TV-L, flexible Arbeitszeiten, Home-Office

Qualifications

• Abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungs- bzw. Bürobereich.
• Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse.
• Sichere Kenntnisse in Office-Anwendungen.

Responsibilities

• Allgemeine Verwaltungsaufgaben wie Organisation & Abrechnung von Dienstreisen, Veranstaltungen, Beschaffungen und Korrespondenz.
• Finanzen der Abteilungen überwachen mit SAP (Haushalts- und Drittmittel).
• Personale Angelegenheiten unterstützen, z. B. Bewerbungsverfahren für Mitarbeiter*innen.
• Lehre administrativ organisieren, Veranstaltungsanmeldungen und Lehraufträge beantragen.

Skills

Office-Anwendungen

Organisationstalent

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Education

BBiG im Verwaltungs- bzw. Bürobereich

Tools

SAP

Typo3

Stud.IP

Job description

Über uns

Die Fakultät II – Informatik, Wirtschafts- und Rechtswissenschaften bietet mit derzeit ca. 40 Professuren, über 180 wissenschaftlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und ca. 40 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in Technik und Verwaltung eine exzellente Forschungslandschaft in den Schwerpunkten „Energie, Nachhaltigkeit & Sicherheit“, „Digitalisierung, Daten & Künstliche Intelligenz“ sowie „Lernen, Innovation & Internationalisierung“.

Das Studienangebot umfasst 27 Bachelor- und Masterstudiengänge mit modernen Lehr- und Lernkonzepten für derzeit ca. 3.600 eingeschriebene Studierende.

Die Abteilungen Digitalisierte Energiesysteme (Prof. Dr. Astrid Nieße), Didaktik der Informatik (Prof. Dr. Ira Diethelm), Applied Artificial Intelligence (Prof. Dr. Daniel Sonntag) sind Teil des Departments für Informatik der Fakultät II (Department für Informatik // Universität Oldenburg) und in der Forschung durch Publikationen und Projekte national und international sichtbar.

Ihre Aufgaben

Sie

• übernehmen allgemeine Verwaltungsaufgaben (z.b. Organisation und Abrechnung von Dienstreisen, Planung von Veranstaltungen, Beschaffungen von Büromaterial und sämtlicher weiterer Ausstattung, Aktualisierung der Internetseiten, Korrespondenz, z.t. in englischer Sprache),
• überwachen und kontrollieren die Finanzen der Abteilungen mittels SAP (Haushalts- und Drittmittel),
• wirken bei Personalangelegenheiten aktiv mit (insbesondere im Rahmen von Bewerbungsverfahren für wissenschaftliche Mitarbeiter*innen und studentische Hilfskräfte),
• managen die administrative Organisation der Lehre (insbesondere Veranstaltungsanmeldungen, Beantragung von Lehraufträgen für externe Lehrende).

Ihr Profil

Erforderlich ist / Einstellungsvoraussetzungen

• Abgeschlossene Berufsausbildung nach BBiG im Verwaltungs- bzw. Bürobereich oder eine abgeschlossene Ausbildung mit nachgewiesener mehrjähriger Berufserfahrung im Verwaltungs- bzw. Bürobereich
• sehr gute Kenntnisse von Office-Anwendungen (z. B. Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• sehr gute Deutsch- sowie mindestens gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Erwünscht sind / Von Vorteil sind

• Erfahrung mit oder Bereitschaft zum Umgang mit dem Campussystem (Stud.IP), ERP-Systemen (insb. SAP), Content Management Systemen (insb. Typo 3)
• Affinität zum Arbeitsumfeld Hochschule

Wir bieten

Die Universität Oldenburg ist ausgezeichnet als familiengerechte Hochschule und bietet diverse Unterstützungsprogramme. Zudem bieten wir:

• ein interessantes und abwechslungsreiches Aufgabengebiet in den Abteilungen der Informatik
• enge Einbindung in das Verwaltungsteam des Departments sowie der Fakultät
• Begleitung des Einstiegs und eine systematische Einarbeitung
• Bezahlung nach Tarifvertrag (TV-L) inkl. Jahressonderzahlung, Möglichkeit der betrieblichen Altersvorsorge (VBL) und vermögenswirksamer Leistungen
• Gleitzeitregelungen und tariflicher Urlaubsanspruch
• vielfältige Fort- und Weiterbildungsangebote
• die Möglichkeit, auf Antrag und in Abstimmung mit den Vorgesetzten im Home-Office zu arbeiten
• Zugang zur universitären Kinderbetreuung und der Ferienbetreuung
• Leistungen der betrieblichen Gesundheitsförderung und Teilnahme an den Angeboten des Hochschulsports (Schwimmbad, Fitness- und Gesundheitszentrum)
• die Möglichkeit der Nutzung des JobTickets im VBN
• einen modernen Arbeitsplatz in verkehrsgünstiger Lage

Unser Anspruch

Die Carl von Ossietzky Universität fördert die berufliche Gleichstellung von Männern und Frauen. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.

Weitere Informationen

Die Stelle ist Teil des Verwaltungspools des Departments für Informatik und wird den folgenden Abteilungen anteilig zugeordnet:

• Digitalisierte Energiesysteme (Prof. Dr. Astrid Nieße, Standort: Industriestraße 11; Digitalisierte Energiesysteme // Universität Oldenburg)
• Didaktik der Informatik (Prof. Dr. Ira Diethelm, Standort: Campus Haarentor; Didaktik der Informatik // Universität Oldenburg)
• Applied Artificial Intelligence (Prof. Dr. Daniel Sonntag, Standort: TGO; Applied Artificial Intelligence // University of Oldenburg)

Der Stellenanteil beträgt 77,5 % der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit und entspricht 30,85 Std./Woche.