Referatsassistenz im Referat Forschung und Transfer

UOL; Oldenburg; Hybrid; EUR 40,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

TV-L Bezahlung

Jahressonderzahlung

Betriebliche Altersvorsorge (VBL)

Vermögenswirksame Leistungen

Gleitzeit

Home-Office anteilig

Job summary

Universität Oldenburg sucht eine Referatsassistenz zur Unterstützung der Referatsleitung in prozessualen und administrativen Belangen. Sie organisiert den Informationsfluss innerhalb des Referats sowie zu externen Ansprechpartnern und optimiert Arbeitsprozesse inkl. Onboarding neuer Mitarbeitender.

Weitere Aufgaben umfassen Recherchen, Berichterstattung, Verwaltung der Finanzen des Ressorts (u.a. Exzellenzstrategie) und Mitwirkung bei Veranstaltungskonzeptionen.

Qualifications

• Verwaltungsprüfung II oder gleichwertige Ausbildung bzw. Hochschulabschluss mit Verwaltungs-, Sozial-, Politik-, Wirtschafts- oder Gesundheitswissenschaftlichen Inhalten
• Kenntnisse universitärer Strukturen
• Berufserfahrung im Büro oder Verwaltungsbereich sowie Erfahrungen in der Finanzadministration
• Erfahrungen in der Gestaltung von Prozessen
• Erfahrungen in der Veranstaltungsorganisation, idealerweise große/internationalen Veranstaltungen
• sehr gute Ausdrucksweise in Wort und Schrift
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse

Responsibilities

• Unterstützung der Referatsleitung in prozessualen und administrativen Belangen
• Organisieren des Informationsflusses zwischen Referat, Uni und externen Ansprechpartner*innen
• Optimierung von Arbeitsprozessen, Onboarding neuer Mitarbeitender
• Mitwirkung an strategischer Schwerpunktplanung und Qualitätssicherung Forschung/Transfer
• Administration der dem Ressort zugeordneten Finanzmittel
• Aufgaben in der Veranstaltungskonzeption und -organisation

Skills

Verwaltungsprüfung II

Kenntnisse universitärer Strukturen

Büro- bzw Verwaltungs­erfahrung

Finanzadministration

Prozessgestaltung

Veranstaltungsorganisation

Ausdrucksweise in Wort und Schrift

Deutsch- und Englischkenntnisse

Education

Verwaltungsprüfung II oder gleichwertige Ausbildung / Hochschulabschluss

Tools

Typo3

Webseitenpflege

Projektmanagement-Tools

Job description

Über uns:

Das Referat Forschung und Transfer der Universität Oldenburg umfasst die Bereiche Forschungsförderung, Transfer, Akademische Karrierewege und Informationsinfrastrukturen. Das Referat fungiert als Servicestelle zur Unterstützung der Wissenschaftler*innen und nimmt eine zentrale Schnittstellenfunktion zwischen Forschung, Gesellschaft und Wirtschaft ein.

Ihre Aufgaben:

Die Referatsassistenz soll die Referatsleitung in referatsübergreifenden prozessualen und administrativen Belangen sowie im Aufbau und in der Pflege der Außendarstellung unterstützen. Sie organisiert den Informationsfluss zwischen dem Referat und anderen Organisationseinheiten der Universität sowie externen Ansprechpartner*innen in den Zuständigkeitsbereichen des Referats. Ebenso ist sie für die Optimierung von Arbeitsprozessen innerhalb des Referates zuständig, beispielsweise für das Onboarding neuer Mitarbeitender.

In den Bereichen der strategischen Schwerpunktplanung und der Qualitätssicherung Forschung und Transfer arbeitet die Referatsassistenz der Referatsleitung zu, wie beispielsweise durch Recherchen, für Erstellung von Berichten etc. Zudem ist sie verantwortlich für die Administration der dem Ressort zugeordneten Finanzmittel, u.a. aus der Exzellenzstrategie, und übernimmt Aufgaben in der Veranstaltungskonzeption und -organisation.

Ihr Profil:

Erforderlich ist / Einstellungsvoraussetzungen

• Verwaltungsprüfung II oder gleichwertige Ausbildung bzw. sonstige Gleichwertigkeit im Sinne der Vereinbarungs-VerwLG vom 20.01.2014 oder einschlägiges abgeschlossenes Hochschulstudium (Diplom (FH) / Bachelor) mit überwiegend verwaltungs-, sozial-, politik-, wirtschafts-, gesundheitswissenschaftlichen oder sozialversicherungsrechtlichen Inhalten
• Kenntnisse universitärer Strukturen
• Berufserfahrung im Büro oder Verwaltungsbereich sowie Erfahrungen in der Finanzadministration
• Erfahrungen in der Gestaltung von (Arbeits-)Prozessen
• Erfahrungen in der Veranstaltungsorganisation (idealerweise auch von großen und internationalen Veranstaltungen)
• sehr gute Ausdrucksweise in Wort und Schrift
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse

Wünschenswert:

• Erfahrungen in der Durchführung von Personalverfahren in elektronischen Bewerbungsportalen
• Erfahrungen mit der Erstellung und Verwaltung von Webseiten über Typo 3
• Erfahrungen im Projektmanagement und in der Projektadministration
• Erfahrungen in der Organisation von Gremienarbeit

Wir wünschen uns eine kreative, einsatzfreudige und belastbare Persönlichkeit, die ein hohes Maß an Organisationsfähigkeit, Zuverlässigkeit und Leistungsbereitschaft mitbringt. Eine team- und serviceorientierte Arbeitsweise, eine hohe kommunikative Kompetenz sowohl innerhalb der Hochschule als auch mit Partnern aus Wirtschaft, Kultur und Gesellschaft sowie ein lösungsorientiertes und strukturiertes Denken runden das Profil ab.

Wir bieten:

Die Universität ist ausgezeichnet als familiengerechte Hochschule und bietet diverse Unterstützungsprogramme.

• ein interessantes und abwechslungsreiches Aufgabengebiet in einem dynamischen und hochmotivierten Team
• Begleitung des Einstiegs, eine systematische Einarbeitung und Unterstützung der eigenen professionellen Entwicklung
• Bezahlung nach Tarifvertrag (TV-L) inkl. Jahressonderzahlung, Möglichkeit der betrieblichen Altersvorsorge (VBL) und vermögenswirksamer Leistungen
• Gleitzeitregelungen und tariflicher Urlaubsanspruch
• die Möglichkeit, anteilig im Home-Office zu arbeiten
• Zugang zur universitären Kinderbetreuung und der Ferienbetreuung
• Leistungen der betrieblichen Gesundheitsförderung und Teilnahme an den Angeboten des Hochschulsports (Schwimmbad, Fitness- und Gesundheitszentrum)
• Nutzung des JobTickets im VBN
• einen modernen Arbeitsplatz in verkehrsgünstiger Lage

Unser Anspruch:

Die Carl von Ossietzky Universität fördert die berufliche Gleichstellung von Männern und Frauen. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.