Referatsassistenz im Referat Forschung und Transfer

Carl von Ossietzky University of Oldenburg; Oldenburg; On-site; EUR 21,000 - 28,000; Part time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub

Sichere Vergütung nach Tarif TV-L

Betriebliche Altersvorsorge

Weiterbildungsmöglichkeiten

Flexible Arbeitszeit

Mobiles Arbeiten

Job summary

Die Carl von Ossietzky Universität Oldenburg sucht eine Referatsassistenz im Referat Forschung und Transfer zur Unterstützung der Referatsleitung. Die Stelle umfasst Verwaltungsaufgaben, Organisation und die Verwaltung finanzieller Mittel; Office- und Organisationskompetenz sind gefragt.

Sie arbeiten an der Optimierung von Prozessen, planen Veranstaltungen, unterstützen beim Onboarding und tragen zur Außendarstellung des Referats bei.

Qualifications

• Verwaltungsprüfung II oder gleichwertige Ausbildung bzw. einschlägiges Hochschulstudium (Diplom/Bachelor) mit verwaltungs-, sozial-, politik-, wirtschafts-, gesundheitswissenschaftlichen Inhalten
• Kenntnisse universitärer Strukturen
• Berufserfahrung im Büro oder Verwaltungsbereich sowie Erfahrungen in der Finanzadministration
• Erfahrungen in der Gestaltung von Prozessen
• Erfahrungen in der Veranstaltungsorganisation (große/internationale Veranstaltungen)
• sehr gute Ausdrucksweise in Wort und Schrift
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse

Responsibilities

• Die Referatsassistenz unterstützt die Referatsleitung in prozessualen und administrativen Belangen sowie beim Aufbau und der Pflege der Außendarstellung.
• Sie organisiert den Informationsfluss zwischen dem Referat, der Universität und externen Ansprechpartnern und optimiert Arbeitsprozesse, z.B. Onboarding neuer Mitarbeitender.

Skills

Büroerfahrung

Verwaltungswissen

Prozessgestaltung

Veranstaltungsorganisation

Sprachkompetenz Deutsch

Sprachkompetenz Englisch

Education

Verwaltungsprüfung II oder gleichwertige Ausbildung

Hochschulabschluss (Diplom/Bachelor) in relevanten Bereichen

Job description

Die Carl Von Ossietzky Universität Oldenburg Sucht

Referatsassistenz im Referat Forschung und Transfer

Vergütung E11 TV-L Stellenumfang 50% Einrichtung Referat Forschung und Transfer Dienstort Oldenburg (Oldb) Bewerbungsfrist 23.11.2026 Beschäftigungsbeginn zum nächstmöglichen Zeitpunkt Unbefristet

Über uns

Das Referat Forschung und Transfer der Universität Oldenburg umfasst die Bereiche Forschungsförderung, Transfer, Akademische Karrierewege und Informationsinfrastrukturen. Das Referat fungiert als Servicestelle zur Unterstützung der Wissenschaftler*innen und nimmt eine zentrale Schnittstellenfunktion zwischen Forschung, Gesellschaft und Wirtschaft ein.

Ihre Aufgaben

• Die Referatsassistenz soll die Referatsleitung in referatsübergreifenden prozessualen und administrativen Belangen sowie im Aufbau und in der Pflege der Außendarstellung unterstützen. Sie organisiert den Informationsfluss zwischen dem Referat und anderen Organisationseinheiten der Universität sowie externen Ansprechpartner*innen in den Zuständigkeitsbereichen des Referats. Ebenso ist sie für die Optimierung von Arbeitsprozessen innerhalb des Referates zuständig, beispielsweise für das Onboarding neuer Mitarbeitender.
• In den Bereichen der strategischen Schwerpunktplanung und der Qualitätssicherung Forschung und Transfer arbeitet die Referatsassistenz der Referatsleitung zu, wie beispielsweise durch Recherchen, für Erstellung von Berichten etc. Zudem ist sie verantwortlich für die Administration der dem Ressort zugeordneten Finanzmittel, u.a. aus der Exzellenzstrategie, und übernimmt Aufgaben in der Veranstaltungskonzeption und -organisation.

Ihr Profil

Erforderlich ist / Einstellungsvoraussetzungen

• Verwaltungsprüfung II oder gleichwertige Ausbildung bzw. sonstige Gleichwertigkeit im Sinne der Vereinbarungs-VerwLG vom 20.01.2014 oder einschlägiges abgeschlossenes Hochschulstudium (Diplom (FH) / Bachelor) mit überwiegend verwaltungs-, sozial-, politik-, wirtschafts-, gesundheitswissenschaftlichen oder sozialversicherungsrechtlichen Inhalten
• Kenntnisse universitärer Strukturen
• Berufserfahrung im Büro oder Verwaltungsbereich sowie Erfahrungen in der Finanzadministration
• Erfahrungen in der Gestaltung von (Arbeits-)Prozessen
• Erfahrungen in der Veranstaltungsorganisation (idealerweise auch von großen und internationalen Veranstaltungen)
• sehr gute Ausdrucksweise in Wort und Schrift
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse

Wünschenswert

• Erfahrungen in der Durchführung von Personalverfahren in elektronischen Bewerbungsportalen
• Erfahrungen mit der Erstellung und Verwaltung von Webseiten über Typo 3
• Erfahrungen im Projektmanagement und in der Projektadministration
• Erfahrungen in der Organisation von Gremienarbeit

Wir bieten

• ein interessantes und abwechslungsreiches Aufgabengebiet in einem dynamischen und hochmotivierten Team
• Begleitung des Einstiegs, eine systematische Einarbeitung und Unterstützung der eigenen professionellen Entwicklung
• Bezahlung nach Tarifvertrag (TV-L) inkl. Jahressonderzahlung, Möglichkeit der betrieblichen Altersvorsorge (VBL) und vermögenswirksamer Leistungen
• Gleitzeitregelungen und tariflicher Urlaubsanspruch
• die Möglichkeit, anteilig im Home-Office zu arbeiten
• Zugang zur universitären Kinderbetreuung und der Ferienbetreuung
• Leistungen der betrieblichen Gesundheitsförderung und Teilnahme an den Angeboten des Hochschulsports (Schwimmbad, Fitness- und Gesundheitszentrum)
• Nutzung des JobTickets im VBN
• einen modernen Arbeitsplatz in verkehrsgünstiger Lage

Unser Anspruch

Die Carl von Ossietzky Universität fördert die berufliche Gleichstellung von Männern und Frauen. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.

Kontakt

Rückfragen richten Sie bitte an die Referatsleitung, Frau Dr. Birte Lipinski, E-Mail: [e-mail], Tel. [phone], oder an die stellvertretende Leiterin des Referates Forschung und Transfer, Frau Ilka Carstens, E-Mail: [e-mail], Tel. [phone].

Reisekosten, die im Rahmen der Vorstellungsgespräche entstehen, können leider nicht erstattet werden.

Vorteile an der Universität Oldenburg

• 30 Tage Urlaub
• Sichere Vergütung nach Tarif
• Betriebliche Altersvorsorge
• Weiterbildungsmöglichkeiten
• Flexible Arbeitszeit
• Gesundheitsmanagement
• Mobiles Arbeiten
• Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• Unterstützung bei der Kinderbetreuung
• Hochschulsport
• Zertifikat Fahrradfreundlicher Arbeitgeber
• Corporate Benefits

Datenschutz

• Datenschutzhinweise für Bewerber*innen gemäß Art. 13 DSGVO im Rahmen von Stellenausschreibungen