Mitarbeiterin/Mitarbeiter (m/w/d) in der Verwaltung

Niedersachsen; Oldenburg; Hybrid; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

Home-Office möglich

Flexible Arbeitszeiten (Gleitzeit)

Betriebliche Altersvorsorge (VBL)

Job summary

Die Carl von Ossietzky Universität Oldenburg sucht eine dedicated Verwaltungsfachkraft im Department Informatik. Sie übernehmen organisatorische Aufgaben, Abrechnung von Reisen, Planung von Veranstaltungen und Bürobeschaffung. Sie arbeiten eng mit dem Verwaltungsteam und unterstützen Personalangelegenheiten sowie Lehrveranstaltungsorganisation.

Sie bringen eine abgeschlossene Verwaltungs-bzw. Büroausbildung, sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse mit.

Qualifications

• Abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungs- bzw. Bürobereich.
• Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Responsibilities

• Allgemeine Verwaltungsaufgaben wie Organisation und Abrechnung von Dienstreisen, Planung von Veranstaltungen und Beschaffung.
• Finanzen der Abteilungen via SAP (Haushalt und Drittmittel) überwachen.
• Personalangelegenheiten, Bewerbungsverfahren für wissenschaftliche Mitarbeiter*innen und studentische Hilfskräfte unterstützen.
• Verwaltung der Lehre, Veranstaltungsanmeldungen und Lehraufträge für externe Lehrende koordinieren.

Skills

Verwaltungsaufgaben

Office-Anwendungen

Deutsch/Englischkenntnisse

Education

Berufs-Ausbildung im Verwaltungs-/Bürobereich

Tools

Campussystem Stud.IP

ERP-System SAP

Typo3 CMS

Job description

Einrichtung
Fakultät II - Informatik, Wirtschafts- und Rechtswissenschaften, Department für Informatik
Über uns
Die Fakultät II – Informatik, Wirtschafts- und Rechtswissenschaften bietet mit derzeit ca. 40 Professuren, über 180 wissenschaftlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und ca. 40 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in Technik und Verwaltung eine exzellente Forschungslandschaft in den Schwerpunkten „Energie, Nachhaltigkeit & Sicherheit“, „Digitalisierung, Daten & Künstliche Intelligenz“ sowie „Lernen, Innovation & Internationalisierung“.
Das Studienangebot umfasst 27 Bachelor- und Masterstudiengänge mit modernen Lehr- und Lernkonzepten für derzeit ca. 3.600 eingeschriebene Studierende.
Die Abteilungen Digitalisierte Energiesysteme (Prof. Dr. Astrid Nieße), Didaktik der Informatik (Prof. Dr. Ira Diethelm), Applied Artificial Intelligence (Prof. Dr. Daniel Sonntag) sind Teil des Departments für Informatik der Fakultät II (Department für Informatik // Universität Oldenburg) und in der Forschung durch Publikationen und Projekte national und international sichtbar.
Ihre Aufgaben
Sie

• übernehmen allgemeine Verwaltungsaufgaben (z.B. Organisation und Abrechnung von Dienstreisen, Planung von Veranstaltungen, Beschaffungen von Büromaterial und sämtlicher weiterer Ausstattung, Aktualisierung der Internetseiten, Korrespondenz, z.T. in englischer Sprache),
• überwachen und kontrollieren die Finanzen der Abteilungen mittels SAP (Haushalts- und Drittmittel),
• wirken bei Personalangelegenheiten aktiv mit (insbesondere im Rahmen von Bewerbungsverfahren für wissenschaftliche Mitarbeiter*innen und studentische Hilfskräfte),
• managen die administrative Organisation der Lehre (insbesondere Veranstaltungsanmeldungen, Beantragung von Lehraufträgen für externe Lehrende).

Ihr Profil
Erforderlich ist / Einstellungsvoraussetzungen

• Abgeschlossene Berufsausbildung nach BBiG im Verwaltungs- bzw. Bürobereich oder eine abgeschlossene Ausbildung mit nachgewiesener mehrjähriger Berufserfahrung im Verwaltungs- bzw. Bürobereich
• sehr gute Kenntnisse von Office-Anwendungen (z. B. Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• sehr gute Deutsch- sowie mindestens gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Erwünscht sind / Von Vorteil sind

• Erfahrung mit oder Bereitschaft zum Umgang mit dem Campussystem (Stud.IP), ERP-Systemen (insb. SAP), Content Management Systemen (insb. Typo 3)
• Affinität zum Arbeitsumfeld Hochschule

Wir bieten
Die Universität Oldenburg ist ausgezeichnet als familiengerechte Hochschule und bietet diverse Unterstützungsprogramme. Zudem bieten wir:

• ein interessantes und abwechslungsreiches Aufgabengebiet in den Abteilungen der Informatik
• enge Einbindung in das Verwaltungsteam des Departments sowie der Fakultät
• Begleitung des Einstiegs und eine systematische Einarbeitung
• Bezahlung nach Tarifvertrag (TV-L) inkl. Jahressonderzahlung, Möglichkeit der betrieblichen Altersvorsorge (VBL) und vermögenswirksamer Leistungen
• Gleitzeitregelungen und tariflicher Urlaubsanspruch
• vielfältige Fort- und Weiterbildungsangebote
• die Möglichkeit, auf Antrag und in Abstimmung mit den Vorgesetzten im Home-Office zu arbeiten
• Zugang zur universitären Kinderbetreuung und der Ferienbetreuung
• Leistungen der betrieblichen Gesundheitsförderung und Teilnahme an den Angeboten des Hochschulsports (Schwimmbad, Fitness- und Gesundheitszentrum)
• die Möglichkeit der Nutzung des JobTickets im VBN
• einen modernen Arbeitsplatz in verkehrsgünstiger Lage

Unser Anspruch
Die Carl von Ossietzky Universität fördert die berufliche Gleichstellung von Männern und Frauen. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.
Weitere Informationen
Die Stelle ist Teil des Verwaltungspools des Departments für Informatik und wird den folgenden Abteilungen anteilig zugeordnet:

• Digitalisierte Energiesysteme (Prof. Dr. Astrid Nieße, Standort: Industriestraße 11; Digitalisierte Energiesysteme // Universität Oldenburg )
• Didaktik der Informatik (Prof. Dr. Ira Diethelm, Standort: Campus Haarentor; Didaktik der Informatik // Universität Oldenburg )
• Applied Artificial Intelligence (Prof. Dr. Daniel Sonntag, Standort: TGO; Applied Artificial Intelligence // University of Oldenburg )

Der Stellenanteil beträgt 77,5 % der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit und entspricht 30,85 Std./Woche.
Kontakt
Fragen zur Stelle beantwortet Ihnen gerne Eva Maria Fix (Fakultätsgeschäftsführung, [e-mail] , Tel.: [phone])