Mitarbeiter:in Fachbereichsorganisation und Prüfungssekretariat (w/m/d)

FH Aachen; Aachen; On-site; EUR 20,000 - 26,000; Part time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

Mobiles Arbeiten

Kinderbetreuungsangebote

Fort- und Weiterbildung

Betriebliches Gesundheitsmanagement

Hochschulsport

Job summary

FH Aachen sucht eine engagierte Mitarbeiterin/einen engagierten Mitarbeiter für das Fachbereichsorganisation und das Prüfungssekretariat. Sie arbeiten als zentrale Anlaufstelle, planen Prüfungen, erstellen Zeugnisse und pflegen Unterlagen, arbeiten eng mit Dekanat, Studiengangsleitung und Prüfungsausschuss zusammen und unterstützen bei Haushalts- und Personalangelegenheiten.

Die Stelle ist unbefristet, TV-L-basiert, und eine 50%-Stelle mit 19 Stunden 55 Minuten wöchentlicher Arbeitszeit

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikationen
• Sehr gute MS Office Kenntnisse
• Gute Kenntnisse von Hochschul- und Studienstruktur und ihrer rechtlichen Grundlagen wünschenswert
• Ausgeprägte organisatorische und kommunikative Kompetenzen
• Selbständige Arbeitsweise und schnelle Auffassungsgabe
• Sehr gutes Ausdrucksvermögen auf Deutsch in Wort und Schrift
• Sichere Kommunikation auf Englisch ist wünschenswert
• Sicheres Auftreten und Durchsetzungsvermögen an einem Arbeitsplatz mit viel Publikumsverkehr
• Bereitschaft zu Fortbildungen in den hochschulspezifischen Softwaresystemen

Responsibilities

• Organisation, Planung und administrative Begleitung schriftlicher und mündlicher Prüfungen sowie weitere, umfassende Bearbeitung von Prüfungsangelegenheiten
• Erstellung von Zeugnissen, Urkunden und Leistungsübersichten sowie Ausstellung von Bescheiden und Bescheinigungen für Behörden
• Erstellung von Statistiken sowie Pflege und Archivierung prüfungsrelevanter Unterlagen
• Bearbeitung von Einstufungsverfahren und organisatorische Betreuung von Gaststudierenden
• Selbständige Korrespondenz des im Zusammenhang mit Prüfungsverfahren anfallenden Schriftverkehrs, auch in englischer Sprache
• Unterstützung des Dekanats, der Studiengangsleitung sowie der Prüfungsausschussvorsitzenden bei der Planung, Durchführung und Dokumentation aller Studiengangangelegenheiten des Fachbereiches im Bachelor und Master
• Haushalts- und Drittmittelbearbeitung
• Regelung der eingehenden Post, E-Mails und Anrufe
• Auskunfts- und Beratungstätigkeit zu allgemeinen Fragen in Prüfungs- und Fachbereichsangelegenheiten
• Vorbereitung und Durchführung von Beschaffungsvorgängen
• Verwaltung von Personalangelegenheiten
• Koordination von Besprechungen, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Besuchsterminen
• Terminplanungen und Dienstreisevorbereitungen

Skills

MS Office

Organisationsfähigkeit

Kommunikative Kompetenzen

Englischkenntnisse

Selbstständige Arbeitsweise

Education

Kaufmännische Ausbildung

vergleichbare Qualifikationen

Job description

Im Fachbereich Elektrotechnik und Informationstechnik an der FH Aachen ist folgende Stelle zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen:

Mitarbeiter:in Fachbereichsorganisation und Prüfungssekretariat (w/m/d)

(Kennziffer: 05 - 1607)

Der Fachbereich Elektrotechnik und Informationstechnik ist einer der größten und erfolgreichsten Fachbereiche der Fachhochschule Aachen mit etwa 3000 Studierenden, zahlreichen industrienahen Forschungsprojekten und hoher regionaler und landesweiter Reputation.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, die sich als zentrale Anlaufstelle für sämtliche Belange unseres Fachbereichs versteht. Erhebliche Bedeutung bei dieser Schlüsselposition haben eine effiziente (Selbst-) Organisation und Verantwortungsübernahme für reibungslose Abläufe. Innerhalb und außerhalb des Fachbereichs sind Sie maßgeblich daran beteiligt, unseren Fachbereichserfolg in die Zukunft zu tragen.

Ihre Aufgaben

Mitarbeit im Prüfungssekretariat

• Organisation, Planung und administrative Begleitung schriftlicher und mündlicher Prüfungen sowie weitere, umfassende Bearbeitung von Prüfungsangelegenheiten
• Erstellung von Zeugnissen, Urkunden und Leistungsübersichten sowie Ausstellung von Bescheiden und Bescheinigungen für Behörden
• Erstellung von Statistiken sowie Pflege und Archivierung prüfungsrelevanter Unterlagen
• Bearbeitung von Einstufungsverfahren und organisatorische Betreuung von Gaststudierenden
• Selbständige Korrespondenz des im Zusammenhang mit Prüfungsverfahren anfallenden Schriftverkehrs, auch in englischer Sprache

Mitarbeit in der Fachbereichsorganisation

• Unterstützung des Dekanats, der Studiengangsleitung sowie der Prüfungsausschussvorsitzenden bei der Planung, Durchführung und Dokumentation aller Studiengangangelegenheiten des Fachbereiches im Bachelor und Master
• Haushalts- und Drittmittelbearbeitung

Allgemeine Sekretariatsaufgaben

• Regelung der eingehenden Post, E-Mails und Anrufe
• Auskunfts- und Beratungstätigkeit zu allgemeinen Fragen in Prüfungs- und Fachbereichsangelegenheiten
• Vorbereitung und Durchführung von Beschaffungsvorgängen
• Verwaltung von Personalangelegenheiten
• Koordination von Besprechungen, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Besuchsterminen
• Terminplanungen und Dienstreisevorbereitungen

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikationen
• Sehr gute MS Office Kenntnisse (Word, Excel, Power Point)
• Gute Kenntnisse von Hochschul- und Studienstruktur und ihrer rechtlichen Grundlagen sind wünschenswert
• Ausgeprägte organisatorische und kommunikative Kompetenzen
• Selbständige Arbeitsweise und schnelle Auffassungsgabe
• Sehr gutes Ausdrucksvermögen auf Deutsch in Wort und Schrift
• Sichere Kommunikation auf Englisch ist wünschenswert
• Sicheres Auftreten und Durchsetzungsvermögen an einem Arbeitsplatz mit viel Publikumsverkehr
• Bereitschaft zu Fortbildungen in den hochschulspezifischen Softwaresystemen

Wir bieten

• Arbeitsbedingungen und Vergütung nach dem TV-L
• Eine unbefristete Stelle
• Eine Stelle, die bis zur Entgeltgruppe E 8 bewertet wird
• Regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit von 19 Stunden und 55 Minuten (50% -Stelle)
• Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie (z. B. durch flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten, Belegplätze in einer Kindertageseinrichtung nach Verfügbarkeit, familienfreundliche Infrastruktur)
• Attraktive und vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Angebote des Betrieblichen Gesundheitsmanagements und des Hochschulsports
• Arbeiten in einem motivierten und engagierten Team mit einer hervorragenden Arbeitsatmosphäre

Die Bewerbungen geeigneter Schwerbehinderter sind erwünscht.

Für Rückfragen steht Ihnen Herr Prof. Dr.-Ing. Michael Bragard, Telefon: [phone], gerne zur Verfügung.