Mitarbeiter:in Fachbereichsorganisation und Prüfungssekretariat (w/m/d)

Aixtreme Racing; Aachen; Vor Ort; EUR 40.000 - 50.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

TV-L Vergütung

Unbefristete Stelle

Flexible Arbeitszeiten

Mobiles Arbeiten

Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Family-friendly infrastructure

Zusammenfassung

FH Aachen sucht eine engagierte Persönlichkeit für das Mitarbeiter:in Fachbereichsorganisation und Prüfungssekretariat.

Sie unterstützen das Prüfungssekretariat und die Fachbereichsorganisation, betreuen Prüfungsprozesse, Zeugnisse und Bescheinigungen, koordinieren Termine sowie Sitzungen und Beschaffungen.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikationen.
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint)
• Gute Kenntnisse von Hochschul- und Studienstruktur und ihren rechtlichen Grundlagen sind wünschenswert
• Ausgeprägte organisatorische und kommunikative Kompetenzen
• Selbstständige Arbeitsweise und schnelle Auffassungsgabe
• Sehr gutes Ausdrucksvermögen auf Deutsch in Wort und Schrift
• Sichere Kommunikation auf Englisch ist wünschenswert
• Sicheres Auftreten und Durchsetzungsvermögen an einem Arbeitsplatz mit viel Publikumsverkehr
• Bereitschaft zu Fortbildungen in den hochschulspezifischen Softwaresystemen

Aufgaben

• Mitwirkung im Prüfungssekretariat
• Unterstützung des Dekanats bei Planung, Durchführung und Dokumentation von Studiengangangelegenheiten
• Haushalts- und Drittmittelbearbeitung
• Allgemeine Sekretariatsaufgaben: Post, E-Mail, Anrufe, Beratung
• Koordination von Besprechungen und Dienstreisevorbereitungen
• Dokumentation von Prüfungsverfahren und Bildungs- bzw. Leistungsübersichten
• Organisation, Planung und administrative Begleitung von Prüfungen

Kenntnisse

Kaufmännische Ausbildung

MS Office

Organisatorische Kompetenzen

Englische Kommunikation

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Jobbeschreibung

Die FH Aachen gehört zu den größten und wichtigsten Fachhochschulen Deutschlands. An den beiden Standorten Aachen und Jülich studieren mehr als 14.500 Studierende in rund 90 Studiengängen vor allem in den klassischen MINT-Fächern wie Mathematik, Informatik, Naturwissenschaften und Technik sowie Wirtschaftswissenschaften und Gestaltung. Durch die Lage im Dreiländereck Deutschland-Niederlande-Belgien und Kooperationen mit zahlreichen und bedeutenden ausländischen Partnerhochschulen ist Internationalität selbstverständlich.

Im Fachbereich Elektrotechnik und Informationstechnik an der FH Aachen ist folgende Stelle zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen

Mitarbeiter:in Fachbereichsorganisation und Prüfungssekretariat (w/m/d)

Der Fachbereich Elektrotechnik und Informationstechnik ist einer der größten und erfolgreichsten Fachbereiche der Fachhochschule Aachen mit etwa 3000 Studierenden, zahlreichen industrienahen Forschungsprojekten und hoher regionaler und landesweiter Reputation.

Die FH Aachen gehört zu den größten und wichtigsten Fachhochschulen Deutschlands. An den beiden Standorten Aachen und Jülich studieren mehr als 14.500 Studierende in rund 90 Studiengängen vor allem in den klassischen MINT-Fächern wie Mathematik, Informatik, Naturwissenschaften und Technik sowie Wirtschaftswissenschaften und Gestaltung. Durch die Lage im Dreiländereck Deutschland-Niederlande-Belgien und Kooperationen mit zahlreichen und bedeutenden ausländischen Partnerhochschulen ist Internationalität selbstverständlich.

Im Fachbereich Elektrotechnik und Informationstechnik an der FH Aachen ist folgende Stelle zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen

Mitarbeiter:in Fachbereichsorganisation und Prüfungssekretariat (w/m/d)

(Kennziffer: 05-1607)

Der Fachbereich Elektrotechnik und Informationstechnik ist einer der größten und erfolgreichsten Fachbereiche der Fachhochschule Aachen mit etwa 3000 Studierenden, zahlreichen industrienahen Forschungsprojekten und hoher regionaler und landesweiter Reputation.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, die sich als zentrale Anlaufstelle für sämtliche Belange unseres Fachbereichs versteht. Erhebliche Bedeutung bei dieser Schlüsselposition haben eine effiziente (Selbst-) Organisation und Verantwortungsübernahme für reibungslose Abläufe. Innerhalb und außerhalb des Fachbereichs sind Sie maßgeblich daran beteiligt, unseren Fachbereichserfolg in die Zukunft zu tragen.

Aufgaben

Mitarbeit im Prüfungssekretariat

• Organisation, Planung und administrative Begleitung schriftlicher und mündlicher Prüfungen sowie weitere, umfassende Bearbeitung von Prüfungsangelegenheiten
• Erstellung von Zeugnissen, Urkunden und Leistungsübersichten sowie Ausstellung von Bescheiden und Bescheinigungen für Behörden
• Erstellung von Statistiken sowie Pflege und Archivierung prüfungsrelevanter Unterlagen
• Bearbeitung von Einstufungsverfahren und organisatorische Betreuung von Gaststudierenden
• Selbstständige Korrespondenz des im Zusammenhang mit Prüfungsverfahren anfallenden Schriftverkehrs, auch in englischer Sprache

Mitarbeit in der Fachbereichsorganisation

• Unterstützung des Dekanats, der Studiengangsleitung sowie der Prüfungsausschussvorsitzenden bei der Planung, Durchführung und Dokumentation aller Studiengangangelegenheiten des Fachbereiches im Bachelor und Master
• Haushalts- und Drittmittelbearbeitung

Allgemeine Sekretariatsaufgaben

• Regelung der eingehenden Post, E-Mails und Anrufe
• Auskunfts- und Beratungstätigkeit zu allgemeinen Fragen in Prüfungs- und Fachbereichsangelegenheiten
• Vorbereitung und Durchführung von Beschaffungsvorgängen
• Verwaltung von Personalangelegenheiten
• Koordination von Besprechungen, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Besuchsterminen
• Terminplanungen und Dienstreisevorbereitungen

Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikationen
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint)
• Gute Kenntnisse von Hochschul- und Studienstruktur und ihren rechtlichen Grundlagen sind wünschenswert
• Ausgeprägte organisatorische und kommunikative Kompetenzen
• Selbstständige Arbeitsweise und schnelle Auffassungsgabe
• Sehr gutes Ausdrucksvermögen auf Deutsch in Wort und Schrift
• Sichere Kommunikation auf Englisch ist wünschenswert
• Sicheres Auftreten und Durchsetzungsvermögen an einem Arbeitsplatz mit viel Publikumsverkehr
• Bereitschaft zu Fortbildungen in den hochschulspezifischen Softwaresystemen

Wir bieten

• Arbeitsbedingungen und Vergütung nach dem TV-L
• Eine unbefristete Stelle
• Eine Stelle, die bis zur Entgeltgruppe E 8 bewertet wird
• Regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit von 19 Stunden und 55 Minuten (50-%-Stelle)
• Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie (z. B. durch flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten, Belegplätze in einer Kindertageseinrichtung nach Verfügbarkeit, familienfreundliche Infrastruktur)
• Attraktive und vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Angebote des betrieblichen Gesundheitsmanagements und des Hochschulsports
• Arbeiten in einem motivierten und engagierten Team mit einer hervorragenden Arbeitsatmosphäre

Die Bewerbungen geeigneter Schwerbehinderter sind erwünscht.

Important note

Please be advised that a valid work permit for Germany is required for non-EU citizens. Unfortunately, applications without a valid work permit and sufficient German language skills may not be considered.

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