Mitarbeiter*in Empfang / Receptionist

Esmt European School of Management & Technology Gmbh; Berlin; On-site; EUR 15,000 - 23,000; Part time

Benefits offered by this job

Zugang zu Hochschulsport

Mittagessen-Zuschuss

ÖPNV-Ticket Zuschuss

Fahrrad-/E-Bike-Leasing

Betriebliche Altersvorsorge

LinkedIn Learning

Deutsch- und Englischkurse auf dem Uni

Weiterbildungs- und Studienprogramme

Job summary

ESMT Berlin sucht eine Empfangskraft/Receptionist zur Unterstützung des Facility Managements. Teilzeit mit 20 bis 35 Stunden pro Woche ab November oder Dezember 2026, idealerweise in Berlin-Mitte.

Du bist erste Anlaufstelle, empfängst Gäste und Mitarbeitende, bearbeitest Anrufe und koordinierst den Besucherverlauf. Du sorgst für eine professionelle und einladende Atmosphäre, übernimmst Post- und Materiallogistik, pflegst Bestände und unterstützt das Team bei administrativen Aufgaben.

Qualifications

• Idealerweise Erfahrung am Empfang, Office Management oder Büroorganisation.
• Sehr gute Deutschkenntnisse, zuzüglich sicherer Englischkommunikation.
• Gäste freundlich empfangen, Aufgaben selbstständig priorisieren und organisieren.

Responsibilities

• Erste Anlaufstelle im Verwaltungsgebäude für Gäste und Mitarbeitende.
• Entgegennahme von Telefonaten und Anfragen, Weiterleitung an Zuständige.
• Besucherempfang koordinieren und Orientierung im Gebäude sicherstellen.
• Post, Kurier und Pakete annehmen, verteilen und versenden.
• Materialbestände prüfen, Bestellungen eigenständig auslösen.
• Kaffeeversorgung in Mitarbeitendenbereichen sicherstellen.
• Kleinere organisatorische Anliegen mit internen Teams koordinieren.
• Allgemeine administrative Unterstützung im Büroalltag.

Skills

Serviceorientierung

Organisationstalent

Gastgeber*in

Deutsch nahezu muttersprachlich

Englisch sicher

Eigeninitiative

Teamfähigkeit

Kommunikation

Tools

Microsoft Office

Job description

Die ESMT Berlin ist eine weltweit führende Business School mit ihrem Campus im Herzen Berlins. Von 25 führenden globalen Unternehmen gegründet, bietet die ESMT Master-, MBA- und PhD-Studiengänge sowie Executive Education auf dem Berliner Campus, an Standorten weltweit sowie als Onlinekurse mit Teilpräsenz an. Wir sind überzeugt, dass alle Bereiche zusammenarbeiten müssen, um unser gemeinsames Ziel zu erreichen: Unternehmerisch denkende Führungskräfte auszubilden, die global denken und verantwortungsvoll arbeiten.

Even though we are an international business school, this position requires near-native German language skills, and therefore this job ad is in German.

Werde Teil unseres Facility Management-Teams als

Mitarbeiter*in Empfang / Receptionist
(m/w/x, Teilzeit, 20 bis 35 Stunden/Woche, ab November/Dezember2026)

Mit Deiner Serviceorientierung und Deinem Organisationstalent sorgst Du dafür, dass unser Verwaltungsgebäude für Mitarbeitende und Gäste ein professioneller, einladender und gut organisierter Ort ist.

Die ESMT Berlin ist eine weltweit führende Business School mit ihrem Campus im Herzen Berlins. Von 25 führenden globalen Unternehmen gegründet, bietet die ESMT Master-, MBA- und PhD-Studiengänge sowie Executive Education auf dem Berliner Campus, an Standorten weltweit sowie als Onlinekurse mit Teilpräsenz an. Wir sind überzeugt, dass alle Bereiche zusammenarbeiten müssen, um unser gemeinsames Ziel zu erreichen: Unternehmerisch denkende Führungskräfte auszubilden, die global denken und verantwortungsvoll arbeiten.

Even though we are an international business school, this position requires near-native German language skills, and therefore this job ad is in German.

Werde Teil unseres Facility Management-Teams als

Mitarbeiter*in Empfang / Receptionist
(m/w/x, Teilzeit, 20 bis 35 Stunden/Woche, ab November/Dezember2026)

Mit Deiner Serviceorientierung und Deinem Organisationstalent sorgst Du dafür, dass unser Verwaltungsgebäude für Mitarbeitende und Gäste ein professioneller, einladender und gut organisierter Ort ist.

Warum genau Du zu uns passt

• Du hast idealerweise Erfahrung am Empfang, im Office Management, in der Büroorganisation, in der Hotellerie oder in einer vergleichbaren serviceorientierten Tätigkeit.
• Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse auf nahezu muttersprachlichem Niveau und kommunizierst auch auf Englisch sicher und freundlich mit internationalen Gästen und Beschäftigten.
• Du bist gern Gastgeber*in und hast zugleich Freude an praktischen und organisatorischen Aufgaben im täglichen Bürobetrieb.
• Du arbeitest selbstständig und vorausschauend: Wenn etwas fehlt oder erledigt werden muss, erkennst du dies und kümmerst dich darum.
• Zuverlässigkeit, Sorgfalt und ein ausgeprägter Servicegedanke sind für dich selbstverständlich.
• Du kannst unterschiedliche Aufgaben gut priorisieren und behältst auch dann den Überblick, wenn am Empfang mehrere Anliegen gleichzeitig anfallen.
• Du gehst sicher mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen um und findest dich schnell in neue Systeme und Abläufe ein.
• Du arbeitest gern im Team und kommunizierst freundlich und wertschätzend mit Menschen aus unterschiedlichen Bereichen und Kulturen.

Wie Du einen Unterschied machst

• Du bist die erste Anlaufstelle in unserem Verwaltungsgebäude und begrüßt Gäste sowie Beschäftigte freundlich und professionell.
• Du betreust den Empfang, nimmst eingehende Telefonate und allgemeine Anfragen entgegen und leitest sie zuverlässig an die richtigen Ansprechpersonen weiter.
• Du koordinierst den Besucherempfang und sorgst dafür, dass sich unsere Gäste von Anfang an gut orientieren können.
• Du übernimmst die Annahme, Verteilung und den Versand von Post, Kurierlieferungen und Paketen.
• Du stellst die Verfügbarkeit von Büro- und Verbrauchsmaterialien sicher, behältst Bestände im Blick und veranlasst Bestellungen eigenständig und rechtzeitig.
• Du sorgst täglich für die Kaffeeversorgung in den Beschäftigtenbereichen und stellst sicher, dass die Kaffeemaschinen einsatzbereit, aufgefüllt und mit allen notwendigen Verbrauchsmaterialien ausgestattet sind.
• Du hast ein aufmerksames Auge für Büro- und Gemeinschaftsbereiche, erkennst Handlungsbedarf frühzeitig und koordinierst kleinere organisatorische Anliegen mit den zuständigen internen Teams oder Dienstleistern.
• Du unterstützt das Team bei allgemeinen administrativen und organisatorischen Aufgaben und trägst so zu einem reibungslosen Arbeitsalltag im Verwaltungsgebäude bei.

Darum wirst Du gerne bei uns arbeiten

Entdecke die Vorteile und die Kultur, die unseren Arbeitsplatz besonders machen.

Gesundheit und Wohlbefinden

• Zugang zum Hochschulsport in ganz Berlin
• Zuschuss zum Mittagessen in unserem Campus-Restaurant

Finanzielle Benefits

• Bezuschusstes ÖPNV-Ticket und Leasingoptionen für Fahrräder und E-Bikes
• Betriebliche Altersvorsorge über die Allianz

Persönliche Weiterentwicklung

• Zugang zu LinkedIn Learning
• Deutsch- und Englischkurse in kleinen Gruppen direkt auf dem Campus
• Möglichkeit zur Teilnahme an Weiterbildungen und Studienprogrammen der ESMT

Mehr als nur ein Job
Die ESMT ist ein internationaler und kollegialer Arbeitsplatz mit Mitarbeitenden aus über 55 Nationen. Wir schätzen Eigeninitiative und freuen uns über Beiträge, die echten und nachhaltigen Mehrwert schaffen.

Wir setzen uns für Chancengleichheit und ein inklusives Arbeitsumfeld ein, in dem sich alle unabhängig von Identität oder Hintergrund willkommen und wertgeschätzt fühlen. Davon profitieren nicht nur unsere Programme, sondern die gesamte Community.

Dein Arbeitsplatz befindet sich in Berlin-Mitte gut erreichbar mit dem Rad oder den öffentlichen Verkehrsmitteln. Deine Pausen kannst du im Campus-Restaurant oder im Grünen direkt an der Spree genießen. Bei uns gibts kostenfreien Kaffee und Tee ideal für eine entspannte Pause im Garten mit deinem Team. Unsere lebendige Community trifft sich regelmäßig zu Formaten wie Lucky Lunch, Wednesday Cookies, Orientation Days, Summer Party und Year End Event, dem ESMT-Chor und vielem mehr.

Wir freuen uns auf Deine Bewerbung und darauf, mehr über Dich zu erfahren!

ESMT Berlin I Melanie Seyffert I Senior Human Resources Manager ISchlossplatz 1 I10178 Berlin I Tel: [phone] I Jobs at ESMT Berlin