Faculty Assistant

ESMT Berlin; Berlin; Hybrid; EUR 40,000 - 55,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexibles Arbeiten im Homeoffice

Zuschuss zum Mittagessen

Kostenfreie Nutzung von Adobe Cloud und Microsoft Office

Betriebliche Altersvorsorge

Job summary

Eine führende Business School in Berlin sucht eine/n Sekretär/in zur Unterstützung des Faculty Administration Teams. Zu Ihren Aufgaben gehören die Verwaltung von Forschungsbudgets, die Organisation von Geschäftsreisen und die Pflege interner Systeme. Wir suchen eine Person mit hervorragenden Englisch- und guten Deutschkenntnissen sowie Erfahrung im Office-Management. Flexible Arbeitszeiten und diverse persönliche Weiterentwicklungsmöglichkeiten werden angeboten.

Qualifications

• Erfahrung im Office-Management oder Sekretariat ist erforderlich.
• Selbstständig, flexibel, zuverlässig und proaktiv arbeiten.
• Teamplayer mit serviceorientierter Einstellung.

Responsibilities

• Verwaltung des Forschungsbudgets und Spesenabwicklung.
• Organisation von Geschäftsreisen und Reisekostenabrechnung.
• Pflege des internen Content Management Systems.

Skills

Hervorragende Englischkenntnisse

Gute Deutschkenntnisse

Berufserfahrung im Office-Management

Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten

Effizientes Zeitmanagement

Gutes Zahlenverständnis

Tools

Excel

Word

PowerPoint

Outlook

Adobe Acrobat

Job description

Overview

Die ESMT Berlin ist eine weltweit führende Business School mit ihrem Campus im Herzen Berlins. Von 25 führenden globalen Unternehmen gegründet, bietet die ESMT Master-, MBA- und PhD-Studiengänge sowie Executive Education auf dem Berliner Campus, an Standorten weltweit sowie als Onlinekurse mit Teilpräsenz an. Wir sind überzeugt, dass alle Bereiche zusammenarbeiten müssen, um unser gemeinsames Ziel zu erreichen: Unternehmerisch denkende Führungskräfte auszubilden, die global denken und verantwortungsvoll arbeiten.

Werde Teil unseres Faculty Administration Teams als

(m/w/x, Vollzeit, 40 Std./Woche, ab September 2025) für mind. 1 Jahr als Elternzeitvertretung.

Bringe deine Expertise und Leidenschaft ein und gestalte die Zukunft der ESMT mit.

Deine Aufgaben im Überblick

• Spesenabwicklung und Verwaltung des Forschungsbudgets, Ausgabenmanagement, dabei enge Zusammenarbeit mit Accounting und Controlling
• Organisation der Geschäftsreisen inkl. Reisekostenabrechnungen
• Pflege des internen Content Management Systems u.a. für Reporting- und Budget- Management Zwecken
• Unterstützung bei Büroangelegenheiten und Einkäufen
• Organisation von Forschungsseminaren und Betreuung von Gastwissenschaftler
• Erstellung von Dokumenten, Korrekturlesen (z. B. Forschungs- und Lehrmaterialien, CVs, Präsentationen)
• Terminkoordination der Fakultätsmitglieder und Vorbereitung von Meetings
• Onboarding der neuen Fakultätsmitglieder und Unterstützung bei der Eingewöhnung/Einführung in Deutschland
• Pflege und Aktualisierung wie auch Erstellung von internen Intranetseiten

Why exactly you fit

• Hervorragende Englisch- und gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift haben (Geschäftssprache der ESMT ist Englisch)
• Berufserfahrung im Office-Management / Sekretariat / Assistenzbereich aufweisen
• Sehr gute Office-Kenntnisse (Excel, Word, PowerPoint, Outlook und Adobe Acrobat) nachweisen können
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und effizientes Zeitmanagement sowie Liebe zum Detail und gutes Zahlenverständnis besitzen
• Selbstständig, flexibel, zuverlässig, verantwortungsbewusst, proaktiv und serviceorientiert arbeiten und ein Teamplayer sind

Darum wirst Du gerne bei uns arbeiten

Entdecke die Vorteile und die Kultur, die unseren Arbeitsplatz besonders machen.

Gesundheit und Wohlbefinden

• Flexibles Arbeiten im Homeoffice – inklusive bis zu 15 Tagen pro Jahr aus dem Ausland
• Ergonomische Büroausstattung und Zugang zum Hochschulsport in ganz Berlin
• Zuschuss zum Mittagessen in unserem Campus-Restaurant

Finanzielle Benefits

• Bezuschusstes ÖPNV-Ticket und Leasingoptionen für Fahrräder und E-Bikes
• Kostenfreie Nutzung von Adobe Cloud und Microsoft Office – auch privat
• Betriebliche Altersvorsorge über die Allianz

Persönliche Weiterentwicklung

• Zugang zu LinkedIn Learning
• Deutsch- und Englischkurse in kleinen Gruppen direkt auf dem Campus
• Möglichkeit zur Teilnahme an Weiterbildungen und Studienprogrammen der ESMT

Mehr als nur ein Job

Die ESMT ist ein internationaler und kollegialer Arbeitsplatz mit Mitarbeitenden aus über 55 Nationen. Wir schätzen Eigeninitiative und freuen uns über Beiträge, die echten und nachhaltigen Mehrwert schaffen.

Wir setzen uns für Chancengleichheit und ein inklusives Arbeitsumfeld ein, in dem sich alle – unabhängig von Identität oder Hintergrund – willkommen und wertgeschätzt fühlen. Davon profitieren nicht nur unsere Programme, sondern die gesamte Community.

Wir freuen uns auf Deine Bewerbung und darauf, mehr über Dich zu erfahren!

Bitte sende uns deine Unterlagen über unser Online-Bewerbungsformular und füge Folgendes bei:

• Motivationsschreiben
• Lebenslauf mit relevanten Zeugnissen und Referenzen
• Gehaltsvorstellungen und mögliches Eintrittsdatum

Schlossplatz 1