Mitarbeiter/in Empfang & kaufmännische Administration (m/w/d)

HOLZER Firmengruppe; Bobingen; Vor Ort; EUR 26.000 - 34.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

30 Tage Urlaub

Unbefristete Anstellung

Zuschuss Rentenvorsorge

Corporate-Benefits-Programm

Bike-Leasing

Team- und Firmenevents

Sicherer Arbeitsplatz

Zusammenfassung

HOLZER Firmengruppe in Bobingen sucht eine freundliche Empfangs- und Office-Managerin bzw. -Manager, die Besucher begrüßt, die Telefonzentrale betreut und die kaufmännische Administration unterstützt.

Sie koordinieren Besprechungsräume, organisieren Reisen, Rechnungen und Lieferscheine und arbeiten eng mit der Geschäftsleitung zusammen, um einen professionellen Eindruck zu sichern.

Wir bieten ein sicheres Arbeitsumfeld, 30 Tage Urlaub, unbefristete Anstellung und attraktive Benefits.

Qualifikationen

• Erfahrung im Empfang oder Büroassistenz bevorzugt.
• Sorgfältige Bearbeitung von Rechnungen und Lieferscheinen.
• Organisation von Besprechungsräumen und Reisebuchungen.

Aufgaben

• Besuchermanagement inklusive Ausgabe von Besucherausweisen
• Vorbereitung und Koordination der Besprechungsräume inklusive Getränke und Verpflegung
• Organisation von Besucherparkplätzen
• Betreuung der Telefonzentrale als zentrale Kommunikationsschnittstelle
• Ansprechpartner/in für interne und externe Anfragen sowie Partnerunternehmen
• Kontrolle und Bearbeitung von Eingangsrechnungen sowie Abgleich mit Lieferscheinen
• Auftragserfassung und Erstellung von Lieferscheinen
• Rechnungsstellung und Bearbeitung von Ausgangsrechnungen
• Organisation von Geschäftsreisen inklusive Flug-, Hotel- und Mietwagenbuchungen
• Koordination von Büromaterial und allgemeinen organisatorischen Themen

Kenntnisse

Empfang

Kundenbetreuung

Organisation

Kommunikation

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Zweck und Ziel der Stelle

Als Mitarbeiter/in am Empfang bist du die erste Anlaufstelle und das Gesicht unseres Unternehmens. Du begrüßt unsere Kunden, Geschäftspartner, Bewerber und Gäste und sorgst für einen professionellen und freundlichen ersten Eindruck. Gleichzeitig übernimmst du eine wichtige Rolle in unserer kaufmännischen Administration. Neben dem Empfang und Office-Management gehören unter anderem die Bearbeitung von Rechnungen, Auftragserfassung, Reiseorganisation sowie die administrative Unterstützung der Geschäftsleitung zu deinem vielseitigen Aufgabenbereich.

Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung

Empfang und Gästebetreuung

• Besuchermanagement inklusive Ausgabe von Besucherausweisen
• Vorbereitung und Koordination der Besprechungsräume inklusive Getränke und Verpflegung
• Organisation von Besucherparkplätzen

Telefon, E-Mail und Kommunikation

• Betreuung der Telefonzentrale als zentrale Kommunikationsschnittstelle
• Ansprechpartner/in für interne und externe Anfragen sowie Partnerunternehmen

Kaufmännische Administration

• Kontrolle und Bearbeitung von Eingangsrechnungen sowie Abgleich mit Lieferscheinen
• Auftragserfassung und Erstellung von Lieferscheinen
• Rechnungsstellung und Bearbeitung von Ausgangsrechnungen

Reise- und Office-Management

• Organisation von Geschäftsreisen inklusive Flug-, Hotel- und Mietwagenbuchungen
• Koordination von Büromaterial und allgemeinen organisatorischen Themen

Fachliche Anforderungen

Arbeitgeberleistungen / Unternehmensangebot

• 30 Tage Urlaubsanspruch
• Attraktive Konditionen mit unbefristeter Anstellung
• Zuschuss zur Rentenvorsorge
• Corporate-Benefits-Programm, Rabatte bei namhaften Onlineshops und Dienstleistern
• Bike-Leasing zu günstigen Konditionen
• Team- und Firmenevents sorgen für ein gutes Arbeitsklima
• Wir bieten Ihnen einen sicheren Arbeitsplatz
• Abwechslungsreiche und eigenverantwortliche Aufgabenbereiche mit kurzen Entscheidungswegen an einem modernen Arbeitsplatz
• Hohes Maß an persönlichen Gestaltungsmöglichkeiten und Eigenverantwortung – Ihre Kreativität ist gefragt
• Direkter Kontakt zur Geschäftsführung – wir leben eine offene Feedback Kultur – flache Hierarchien
• Ein motiviertes und freundliches Team in einem innovativen Familienunternehmen