Mitarbeiter für das Sekretariat (m/w/d)

Magistrat der Stadt Eschborn; Eschborn; On-site; EUR 42,000 - 64,000; Full time

Benefits offered by this job

Betriebliche Zusatzversorgung (Rente)

Jahressonderzahlung

Kostenfreies JobTicket Deutschland

Betriebliche Gesundheitsförderung

Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Vorteilsplattform benefits.me

Job summary

Der Magistrat der Stadt Eschborn sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine n Mitarbeiterin bzw. einen Mitarbeiter für das Sekretariat im Fachbereich Planen und Bauen.

Die Stelle ist unbefristet, in Vollzeit (39 Stunden/Woche) und bis EG 7 TVöD/VKA bewertet. Zu den Aufgaben gehören Vorzimmertätigkeiten, Erstellung von Vorlagen, Ausschussorganisation, Haushaltsüberwachung, Vertragsmanagement und Unterstützung bei Vergabeverfahren.

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in qualifizierter Vorzimmer-/Sekretariats- oder Assistenzfunktion
• Sehr gute Deutschkenntnisse
• Sicherer Umgang mit gängigen Softwareprogrammen (MS Office) und Bereitschaft, sich in EDV-Programme einzuarbeiten

Responsibilities

• Allgemeine Vorzimmertätigkeiten für die Fachbereichsleitung (Postbearbeitung, Terminkoordination, Korrespondenz)
• Erstellung und Prüfung von Magistratsvorlagen
• Organisation und Betreuung des Bau- und Umweltausschusses
• Haushaltssteuerung und Budgetüberwachung
• Vertragsmanagement und Prüfung von Verträgen
• Unterstützung bei Vergabeverfahren
• Erstellung von Bescheiden und Quartalsabrechnungen

Skills

Deutschkenntnisse – sehr gut

Organisationstalent

Teamfähigkeit

Education

Verwaltungsfachangestellte/r oder vergleichbare Ausbildung

Tools

MS-Office

Job description

Eschborn ist eine Stadt in der pulsierenden Region Rhein-Main, die über eine hohe Lebensqualität verfügt. Etwa 600 Kollegen (m/w/d) gestalten bei der als „Familienfreundlicher und gesunder Arbeitgeber“ anerkannten Stadtverwaltung die Zukunft unserer Stadt mit. Werden auch Sie ein Teil unseres Teams:

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt für den Fachbereich Planen und Bauen einen Mitarbeiter für das Sekretariat (m/w/d)

unbefristet in Vollzeit (39 Stunden/Woche); je nach Qualifikation bis zur EG 7 TVöD/VKA

Ihre Aufgabenschwerpunkte:

• Allgemeine Vorzimmertätigkeiten für die Fachbereichsleitung (Postbearbeitung, Terminkoordination, Korrespondenz aller Art)
• Erstellung und Prüfung von Magistratsvorlagen
• Organisation und Betreuung des Bau- und Umweltausschusses (bspw. Einladung, Aufbereitung von Sitzungsunterlagen, Nachbereitung von Sitzungen, Erstellen von Beschlussauszügen)
• Haushaltssteuerung und Budgetüberwachung (z. B. Haushaltsüberwachung, Budgetcontrolling Bearbeitung und Anweisung von Rechnungen)
• Vertragsmanagement (Erstellung und Prüfung von Verträgen)
• Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Vergabeverfahren
• Erstellung von Bescheiden (u. a. im Bereich Wasser, Kanal und Straße sowie im Bereich Vorkaufsrecht) und Quartalsabrechnungen

Was Sie mitbringen müssen:

• Abgeschlossene Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d), Kaufmann für Büromanagement (m/w/d) oder eine vergleichbare Ausbildung
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer qualifizierten Vorzimmer-, Sekretariats- oder Assistenzfunktion
• Sehr gute Deutschkenntnisse
• Sicheres Anwenderwissen im Umgang mit den gängigen Softwareprogrammen (z. B. MS- Office)
• Bereitschaft, sich rasch in neue EDV-Programme einzuarbeiten

Zudem wünschen wir uns von Ihnen:

• Einen sicheren Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen und einschlägiger Fach- bzw. Finanzsoftware sowie die Fähigkeit, sich rasch in neue Programme einzuarbeiten
• Kenntnisse im kommunalen Haushalts-, Kassen- und Steuerrecht sowie in den relevanten gesetzlichen Vorschriften und kommunalen Satzungen
• Durchsetzungsvermögen, Verhandlungsgeschick, ein freundliches und zugleich bestimmtes Auftreten sowie ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein
• Eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise sowie ausgeprägte Teamfähigkeit

Unser Angebot:

• Aufbau einer attraktiven Zusatzversorgung (Betriebsrente)
• Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf und Übernahme von Kinderbetreuungskosten für nicht schulpflichtige Kinder (max. 250 €/Monat/Kind)
• Alternierende Telearbeit im Rahmen innerdienstlicher Bestimmungen (nach erfolgter Einarbeitung bzw. bestandener Probezeit)
• Jahressonderzahlung
• Kostenfreies JobTicket Deutschland
• Zuwendung bei Jubiläen im öffentlichen Dienst ab 5 Jahren (gestaffelt in 250-€-Schritten bis max. 50 Jahre (5.000 €)); zusätzlich je einen Tag Dienstbefreiung bei einer Zugehörigkeit von 25 bzw. 40 Jahren
• Betriebliche Gesundheitsförderung mit jährlichem Gesundheitsprogramm und Zuschüssen zur hausintern angebotenen Massage
• Zinsloses, lohnsteuer- und sozialabgabenfreies Arbeitgeberdarlehen i. H. v. bis zu 2.600 € für den Kauf eines (Elektro-)Fahrrads
• Vielfältige Programme zur Fort- und Weiterbildung
• Nutzung der Vorteilsplattform „benefits.me“ mit attraktiven Deals und Rabatten namhafter Marken und Unternehmen
• Mehr dazu unter eschborn.de/benefits

Weitere Infos:

• Es besteht grundsätzlich die Möglichkeit zur Teilzeitbeschäftigung
• Bei gleicher Eignung werden schwerbehinderte Menschen bevorzugt
• Ausdrücklich erwünscht sind Bewerbungen aller Nationalitäten sowie von Frauen; bei gleicher Eignung werden Frauen nach Maßgabe des HGlG bevorzugt berücksichtigt
• Datenschutzhinweise unter eschborn.de/zukunft
• Kontakt für allgemeine Fragen: Frau Bancheri, Tel. [phone]
• Kontakt für Fachfragen: Herr Schilling, Tel. [phone]
• Ehrenamtsstärkung: Bewerbungen von aktiven Mitgliedern (m/w/d) der freiwilligen Feuerwehren, verbunden mit der Bereitschaft zur Teilnahme an den Einsatzdiensten der Freiwilligen Feuerwehr Eschborn während der Arbeitszeit, sind wünschenswert

Wir freuen uns, Sie kennenzulernen!