Mitarbeiter Empfang & Office Management (m/w/d)

IFB International Freightbridge (Germany); Hamburg; Vor Ort; EUR 32.000 - 42.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

EGYM Wellpass

Bike-Leasing über JobRad

Attraktive Mitarbeiterkonditionen

Ergonomisch ausgestattete Arbeitsplf6

Betriebliche Altersvorsorge

Weiterbildungsmf6glichkeiten

Zusammenfassung

IFB International Freightbridge (Germany) sucht eine/n Mitarbeiter/in im Empfang & Office Management in Hamburg. Sie sind erste Anlaufstelle für Gäste, Kunden und Kolleginnen und Kollegen und sorgen im Hintergrund für reibungslose Büroabläufe.

Zu Ihren Aufgaben gehören der herzliche Empfang, die Telefonzentrale, Terminplanung, Postbearbeitung und die Organisation von Meetings. Sie arbeiten selbstständig, strukturiert und serviceorientiert.

Qualifikationen

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Idealerweise erste Erfahrungen im Empfang, Office Management oder Assistenzbereich.
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365
• Eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
• Sehr gute Deutschkenntnisse; Englischkenntnisse wünschenswert.

Aufgaben

• Sie begrüßen Besucher herzlich und professionell.
• Sie betreuen die Telefonzentrale und leiten Anfragen weiter.
• Sie koordinieren Besuchertermine und bereiten Besprechungsräume vor.
• Sie organisieren Posteingang und -ausgang sowie Bürobedarf.
• Sie unterstützen bei Meetings, Workshops und Firmenevents.
• Sie behalten Verträge, Unterlagen und administrative Prozesse im Blick.

Kenntnisse

Kommunikationsstärke

Organisationstalent

Teamfähigkeit

Kundenorientierung

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Microsoft 365

Jobbeschreibung

Du liebst den Kontakt mit Menschen, behältst auch dann den Überblick, wenn mehrere Dinge gleichzeitig passieren, und sorgst mit Deiner positiven Art für eine angenehme Atmosphäre? Dann bist Du bei uns genau richtig!

Als Mitarbeiter*in im Empfang & Office Management bist Du die erste Anlaufstelle für Gäste, Kunden und Kolleginnen und Kollegen. Gleichzeitig hältst Du im Hintergrund die organisatorischen Fäden zusammen und sorgst dafür, dass unser Büroalltag rundläuft.

• Du begrüßt unsere Besucher herzlich und professionell.
• Du betreust die Telefonzentrale und leitest Anfragen an die richtigen Ansprechpartner weiter.
• Du koordinierst Besuchertermine und bereitest Besprechungsräume vor.
• Du organisierst den Posteingang und - ausgang.
• Du sorgst dafür, dass sich Gäste und Mitarbeitende jederzeit willkommen fühlen.
• Du kümmerst Dich um einen reibungslosen Ablauf im Büroalltag.
• Du verwaltest und bestellst Büro- und Verbrauchsmaterialien.
• Du koordinierst externe Dienstleister, Lieferanten und Handwerker.
• Du unterstützt bei der Organisation von Meetings, Workshops und Firmenevents.
• Du behältst Verträge, Unterlagen und administrative Prozesse im Blick.

Administrative Unterstützung

• Du unterstützt bei organisatorischen und administrativen Aufgaben.
• Du koordinierst Termine und pflegst Kalender.
• Du erstellst Korrespondenzen, Präsentationen und kleinere Auswertungen.
• Du unterstützt das Onboarding neuer Kolleginnen und Kollegen.
• Du wirkst bei Bestellungen, Rechnungsprüfungen und weiteren administrativen Prozessen mit.
  

Das bringst Du mit:

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Idealerweise erste Erfahrungen im Empfang, Office Management oder Assistenzbereich
• Sicherer Umgang mit Microsoft 36 5
• Eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke und Organisationsgeschick
• Ein freundliches, professionelles Auftreten und Freude am Umgang mit Menschen
• Sehr gute Deutschkenntnisse und idealerweise gute Englischkenntnisse

Das zeichnet Dich aus:

• Du packst gerne mit an.
• Du denkst serviceorientiert und findest pragmatische Lösungen.
• Du behältst auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf.
• Du arbeitest zuverlässig, diskret und verantwortungsbewusst.
• Du bist ein echter Teamplayer.

Du liebst den Kontakt mit Menschen, behältst auch dann den Überblick, wenn mehrere Dinge gleichzeitig passieren, und sorgst mit Deiner positiven Art für eine angenehme Atmosphäre? Dann bist Du bei uns genau richtig!

Als Mitarbeiter*in im Empfang & Office Management bist Du die erste Anlaufstelle für Gäste, Kunden und Kolleginnen und Kollegen. Gleichzeitig hältst Du im Hintergrund die organisatorischen Fäden zusammen und sorgst dafür, dass unser Büroalltag rundläuft.

Empfang & Gästemanagement

• Du begrüßt unsere Besucher herzlich und professionell.
• Du betreust die Telefonzentrale und leitest Anfragen an die richtigen Ansprechpartner weiter.
• Du koordinierst Besuchertermine und bereitest Besprechungsräume vor.
• Du organisierst den Posteingang und - ausgang.
• Du sorgst dafür, dass sich Gäste und Mitarbeitende jederzeit willkommen fühlen.

Office Management

• Du kümmerst Dich um einen reibungslosen Ablauf im Büroalltag.
• Du verwaltest und bestellst Büro- und Verbrauchsmaterialien.
• Du koordinierst externe Dienstleister, Lieferanten und Handwerker.
• Du unterstützt bei der Organisation von Meetings, Workshops und Firmenevents.
• Du behältst Verträge, Unterlagen und administrative Prozesse im Blick.

Administrative Unterstützung

• Du unterstützt bei organisatorischen und administrativen Aufgaben.
• Du koordinierst Termine und pflegst Kalender.
• Du erstellst Korrespondenzen, Präsentationen und kleinere Auswertungen.
• Du unterstützt das Onboarding neuer Kolleginnen und Kollegen.
• Du wirkst bei Bestellungen, Rechnungsprüfungen und weiteren administrativen Prozessen mit.
  

Das bringst Du mit:

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Idealerweise erste Erfahrungen im Empfang, Office Management oder Assistenzbereich
• Sicherer Umgang mit Microsoft 36 5
• Eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke und Organisationsgeschick
• Ein freundliches, professionelles Auftreten und Freude am Umgang mit Menschen
• Sehr gute Deutschkenntnisse und idealerweise gute Englischkenntnisse

Das zeichnet Dich aus:

• Du packst gerne mit an.
• Du denkst serviceorientiert und findest pragmatische Lösungen.
• Du behältst auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf.
• Du arbeitest zuverlässig, diskret und verantwortungsbewusst.
• Du bist ein echter Teamplayer.

Warum wir?

• Ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit viel Eigenverantwortung
• Ein modernes und wertschätzendes Arbeitsumfeld
• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege
• Raum für eigene Ideen und Weiterentwicklung
• Ein motiviertes Team mit guter Zusammenarbeit
• EGYM Wellpass: Erhalte Zugang zu einem umfangreichen Sportangebot deutschlandweit
• Bike-Leasing über JobRad
• Attraktive Mitarbeiterkonditionen für zahlreiche Marken & Branchen über Corporate Benefits
• Ergonomisch ausgestattete Arbeitsplätze
• Ein modernisiertes Büro in zentraler Lage nahe dem Hamburger Hauptbahnhof
• Vermögenswirksame Leistungen sowie betriebliche Altersvorsorge
• Weiterbildungsmöglichkeiten
• Regelmäßige Firmenevents