Koordinator des Klinikdirektors (m/w/d)

Universitätsklinikum Jena; Jena; Vor Ort; EUR 42.000 - 62.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Teamvielfalt

Universitätsnähe

Öffentlicher Arbeitgeber

Betriebliches Gesundheitsmanagement

Zusammenfassung

Die Klinik für Psychiatrie und Psychotherapie am Universitätsklinikum Jena sucht eine Koordinator:in der Klinikdirektion. Sie steuern den gesamten dienstlichen Kalender, priorisieren Anfragen, bereiten Unterlagen vor und sorgen dafür, dass Informationen rechtzeitig ankommen.

Sie arbeiten eng mit dem Klinikdirektor, dem ärztlichen und pflegerischen Bereich, Verwaltung und externen Partner:innen zusammen. Zu Ihren Aufgaben gehört außerdem die Organisation von Abläufen, Personalthemen, Onboarding

Qualifikationen

• Eine abgeschlossene einschlägige dreijährige Berufsausbildung, vorzugsweise im kaufmännischen, medizinischen oder verwaltungsbezogenen Bereich.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer medizinischen Einrichtung oder im Hochschul-/Wissenschaftssystem von Vorteil.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (C1).
• Sicherer Umgang mit MS Office und Krankenhaus-IT-Systemen.
• Organisation komplexer Abläufe und Termine.
• Diskretion und professioneller Umgang mit sensiblen Informationen.

Aufgaben

• Sie koordinieren den gesamten dienstlichen Kalender des Klinikdirektors eigenständig und vorausschauend – von Sprechstunden bis zu Konferenzen.
• Sie bereiten Termine inklusive Unterlagen und relevanter Informationen vor.
• Abstimmung mit ärztlichen, pflegerischen und administrativen Bereichen.
• Sie koordinieren Gutachten, Diktate und medizinische Dokumentationen sprachlich und formal.
• Sie unterstützen bei Personalthemen, Onboarding und Mitarbeiterentwicklung.
• Sie prüfen und optimieren bestehende Abläufe und Ablagestrukturen.

Kenntnisse

Organisation komplexer Abläufe

Kommunikative Kompetenz

MS Office

Deutsch/Englischkenntnisse C1

Ausbildung

abgeschlossene dreijährige Berufsausbildung

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Hier treffen klinische Versorgung, universitäre Forschung, Lehre, Administration und zahlreiche interne wie externe Schnittstellen aufeinander. Die Klinik für Psychiatrie und Psychotherapie am Universitätsklinikum Jena behandelt unter anderem Menschen mit Depressionen, bipolaren und psychotischen Erkrankungen, Angst- und Zwangsstörungen, Abhängigkeitserkrankungen und Demenzen. Gleichzeitig ist sie Teil eines wissenschaftlich besonders dynamischen Umfelds: Klinikdirektor Prof. Dr. Martin Walter ist Standortsprecher des Deutschen Zentrums für Psychische Gesundheit (DZPG) für Halle-Jena-Magdeburg und seit Mai 2026 Präsident der Deutschen Gesellschaft für Biologische Psychiatrie.

Als Koordinator:in des Klinikdirektors sind Sie die zentrale organisatorische Schnittstelle rund um die Klinikdirektion. Sie koordinieren, priorisieren, bereiten vor, behalten Fristen im Blick und sorgen dafür, dass Informationen dort ankommen, wo sie gebraucht werden. Dabei arbeiten Sie eng mit dem Klinikdirektor, dem ärztlichen und pflegerischen Bereich, Verwaltung, Patientenmanagement, Funktionsdienst sowie internen und externen Partner:innen zusammen.

Wenn komplexe Kalender für Sie kein Stressfaktor, sondern eine lösbare Aufgabe sind, medizinische Fachsprache für Sie selbstverständlich ist und Sie auch dann den Überblick behalten, wenn fünf Dinge gleichzeitig passieren, könnte das hier sehr gut passen. Denn in der Klinik für Psychiatrie und Psychotherapie am Universitätsklinikum Jena geht es um weit mehr als klassische Assistenz. Für diese Position suchen wir kein reines Organisationstalent und auch keine klassische Assistenz „nach Checkliste“. Wir suchen jemanden, der komplexe Zusammenhänge schnell erfasst, Prioritäten selbstständig einschätzt und auch in einem anspruchsvollen universitätsmedizinischen Umfeld souverän bleibt.

Das sind Ihre Aufgaben:

• Sie koordinieren den gesamten dienstlichen Kalender des Klinikdirektors eigenständig und vorausschauend – von Sprechstunden und Visiten bis zu interdisziplinären Konferenzen und wichtigen Gesprächsterminen. Dabei geht es nicht nur darum, Termine einzutragen sowie zu planen. Sie priorisieren Anfragen, erkennen Überschneidungen, reagieren flexibel auf kurzfristige Änderungen und bringen medizinische, organisatorische und zeitliche Anforderungen zusammen.
• Vorbereitung von Terminen inklusive Unterlagen und relevanter Informationen
• Abstimmung mit ärztlichen, pflegerischen und administrativen Bereichen
• Arztbriefe, Gutachten, Stellungnahmen und Behandlungsdokumentationen gehören ebenso zu Ihrem Aufgabenbereich wie die Bearbeitung von Diktaten und Stichworten. Sie bereiten medizinische Inhalte sprachlich und formal sicher auf, wenden medizinische Fachterminologie routiniert an und koordinieren Gutachten einschließlich Fristen, Unterlagen und Abstimmungen.
• Auch bei Chef- und Spezialsprechstunden behalten Sie die organisatorischen Fäden in der Hand – inklusive patientenbezogener Vorgänge, Abrechnungsthemen und der Zusammenarbeit mit zuständigen Verwaltungsbereichen.
• Sie wissen, wer was braucht – und wann. Sie koordinieren die Arbeitsabläufe im zentralen Sekretariat, stimmen Aufgaben ab und organisieren Vertretungen. Gleichzeitig unterstützen Sie bei Personaleinsatzplanung, organisatorischen Personalthemen, beim Onboarding neuer Beschäftigter und bei Maßnahmen zur Mitarbeiterentwicklung.
• Ein Teil Ihrer Aufgabe ist ausdrücklich darauf ausgerichtet, bestehende Abläufe weiterzuentwickeln. Sie analysieren Arbeits- und Dokumentationsprozesse, entwickeln organisatorische Verbesserungen und begleiten deren Umsetzung. Auch Ablage- und Archivstrukturen sowie die Nachverfolgung beschlossener Maßnahmen gehören dazu.
• Kooperationen brauchen ebenfalls Organisation. Bei Vertrags- und Kooperationsangelegenheiten unterstützen Sie die Klinikleitung bei der Vorbereitung von Unterlagen und Entscheidungsgrundlagen, stimmen Informationen mit internen Fachbereichen ab und kommunizieren mit externen Institutionen.

Dazu bringen Sie idealerweise mit:

• eine abgeschlossene einschlägige dreijährige Berufsausbildung, vorzugsweise im kaufmännischen, medizinischen oder verwaltungsbezogenen Bereich, z. B. als Kauffrau/Kaufmann im Gesundheitswesen, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder Verwaltungsfachangestellte:r bzw. eine vergleichbare Qualifikation
• mehrjährige Berufserfahrung in einer medizinischen Einrichtung, einem Krankenhaus oder einem vergleichbaren Umfeld, beispielsweise im Hochschul- oder Wissenschaftssystem, in der Direktionsassistenz oder als Assistenz der Geschäftsleitung
• fundierte Kenntnisse der medizinischen Fachterminologie sind ein Plus
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, mindestens auf C1-Sprachniveau
• einen sicheren Umgang mit MS Office und bestenfalls den im Krankenhaus eingesetzten IT-Systemen
• Erfahrung in der Organisation komplexer Abläufe und Termine
• Kenntnisse der geltenden Datenschutz- und Verschwiegenheitsanforderungen
• ein ausgeprägtes Organisationsvermögen und eine strukturierte, selbstständige Arbeitsweise
• hohe kommunikative Kompetenz und ein souveränes Auftreten
• Diskretion und einen professionellen Umgang mit sensiblen Informationen
• Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Berufsgruppen und daran, auch zwischen unterschiedlichen Perspektiven den Überblick zu behalten

Benefits:

• Teamvielfalt mit gemeinsamer Haltung: Zusammenarbeit mit unterschiedlichsten Berufsgruppen und Charakteren – vereint durch Verantwortungsbewusstsein, Pragmatismus und ein großes Herz für den öffentlichen Auftrag des UKJ.
• Mittendrin im Jenaer Universitätsleben: Der Standort am Philosophenweg liegt in direkter Nähe zur Universität und zum Studierendenwerk mit Mensa. Auch die zentrale Uni-Mensa ist schnell erreichbar – praktisch für die Mittagspause und ein kleiner Bonus des universitären Umfelds.
• Stabilität mit Sinn: Öffentlicher Arbeitgeber mit langfristiger Perspektive, klaren Strukturen und dem guten Gefühl, Teil von etwas gesellschaftlich Relevantem zu sein.
• Gesundheit & Wohlbefinden: Betriebliches Gesundheitsmanagement, Präventions- und Sportangebote sowie regelmäßige Team Events

Klingt nach Ihnen?

Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Unabhängig von Herkunft, Alter, Geschlecht oder Behinderung – bei uns am Universitätsklinikum Jena sind Sie willkommen.