Koordinator - Sektion Epileptologie (m/w/d)

Uniklinikum Jena; Jena; Vor Ort; EUR 38.000 - 48.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Universitätsklinikum Jena sucht eine engagierte Verwaltungsfachkraft zur Koordination der neu aufzubauenden Epileptologie-Sektion, in enger Zusammenarbeit mit der Sektionsleitung. Sie planen Termine, bereiten Besprechungen vor, bearbeiten Anfragen und übernehmen Reiseplanung sowie Korrespondenz in Deutsch und Englisch.

Sie bringen eine abgeschlossene kaufmännische oder medizinische Ausbildung, Organisationstalent, Teamfähigkeit und sichere MS-Office-Kenntnisse mit; idealerweise Erfahrung mit

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische, medizinische oder vergleichbare Ausbildung.
• Berufserfahrung im administrativen oder organisatorischen Bereich vorteilhaft, aber nicht zwingend.
• Sicherer Umgang mit MS Office; idealerweise Krankenhausinformationssysteme (z. B. SAP).
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse (mind. C1) und hohe Diskretion.

Aufgaben

• Koordination der neu aufzubauenden Epileptologie-Sektion in enger Abstimmung mit der Sektionsleitung.
• Mitwirkung beim Aufbau und der Weiterentwicklung von Strukturen und Abläufen.
• Zentrale Schnittstellenfunktion zwischen Sektionsleitung, ärztlichem Dienst, techn. Personal, Pflege und Verwaltung.
• Unterstützung der Sektionsleitung bei Drittmittel- und Industrieprojekten sowie Kommunikation mit Partnern.

Kenntnisse

Organisationsstärke

Kommunikationsstärke

MS Office

SAP

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Medizinische Ausbildung

Tools

MS Office

SAP

Jobbeschreibung

Das sind Ihre Aufgaben:

• Organisatorische und administrative Koordination der neu aufzubauenden Sektion Epileptologie in enger Zusammenarbeit mit der Sektionsleitung
• Mitwirkung beim Aufbau und bei der Weiterentwicklung von Strukturen und Abläufen innerhalb der Sektion
• Zentrale Schnittstellenfunktion zwischen Sektionsleitung, ärztlichem Dienst, technischem Personal, Pflege, Patientenmanagement, Verwaltung und weiteren beteiligten Bereichen
• Unterstützung der Sektionsleitung bei der organisatorischen und administrativen Begleitung von Drittmittel- und Industrieprojekten sowie der Kommunikation mit internen und externen Projektpartnern
• Terminplanung und -koordination sowie Organisation, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Konferenzen und sonstigen Meetings
• Eigenständige Organisation des Sekretariats der Sektionsleitung einschließlich allgemeiner Büroorganisation, Bearbeitung von Anfragen sowie Reiseplanung und -abrechnung
• Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache sowie selbstständiges Verfassen von Briefen, E-Mails und internen Mitteilungen
• Korrektur und administrative Bearbeitung von Arztbriefen, Gutachten und Befunden
• Unterstützung bei administrativen Abläufen der Sektion, insbesondere Dokumentation, Abrechnung und Pflege relevanter Patienten- und Verwaltungsunterlagen

Darauf kommt es uns an:

• Abgeschlossene kaufmännische, medizinische oder vergleichbare Ausbildung bzw. eine für das Aufgabengebiet geeignete Qualifikation
• Berufserfahrung im administrativen oder organisatorischen Bereich, vorzugsweise im Krankenhaus-, Praxis- oder Gesundheitswesen, ist von Vorteil, aber keine Voraussetzung
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick und Freude an koordinierenden Aufgaben sowie Interesse daran, den Aufbau einer neuen Sektion aktiv mitzugestalten
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise, Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein
• Kommunikationsstärke und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Berufsgruppen sowie internen und externen Partnern
• Sicherer Umgang mit MS Office und idealerweise Erfahrung mit Krankenhausinformationssystemen, z. B. SAP
• Kenntnisse der medizinischen Terminologie bzw. die Bereitschaft, sich zügig in medizinische und klinische Themen einzuarbeiten; Erfahrungen im neurologischen oder epileptologischen Bereich sind von Vorteil
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mind. C1 Sprachniveau)
• Diskretion und Belastbarkeit

Wir bieten noch mehr:

• Teamvielfalt mit gemeinsamer Haltung: Zusammenarbeit mit unterschiedlichsten Berufsgruppen und Charakteren – vereint durch Verantwortungsbewusstsein, Pragmatismus und ein großes Herz für den öffentlichen Auftrag des UKJ.
• Begegnung & Austausch im Alltag: Mehrere Cafeterien als soziale Treffpunkte für kurze Pausen, Austausch über Berufsgrenzen hinweg und kleine Auszeiten im Arbeitsalltag.
• Stabilität mit Sinn: Öffentlicher Arbeitgeber mit langfristiger Perspektive, klaren Strukturen und dem guten Gefühl, Teil von etwas gesellschaftlich Relevantem zu sein.
• Gesundheit & Wohlbefinden: Betriebliches Gesundheitsmanagement …

Kennziffer: 270/2026

* Befristet für einen Zeitraum von 2 Jahren, eine Entfristung wird angestrebt.

Unabhängig von Herkunft, Alter, Geschlecht oder Behinderung – bei uns am Universitätsklinikum Jena sind Sie willkommen.