Sekretär des Klinikdirektors (m/w/d)

Uniklinikum Jena; Jena; Vor Ort; EUR 32.000 - 42.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Cafeterien

Team Events

Public employer

TV-L E5

Zusammenfassung

Universitätsklinikum Jena sucht eine erfahrene Verwaltungs- und Sekretariatskraft, die Dienstzeiten, Abwesenheiten und Dienstpläne koordiniert, Termine verwaltet und die Abläufe im Sekretariat der Oberärztinnen/ Oberärzte unterstützt.

Sie bringen mehrjährige Erfahrung im Sekretariat oder Verwaltungsbereich mit, arbeiten strukturiert, kommunizieren souverän über Hierarchieebenen und beherrschen MS-Office. SAP/PEP-Kenntnisse sind vorteilhaft. Die Eingruppierung erfolgt nach TV-L E5.

Qualifikationen

• Mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariats-, Assistenz- oder Verwaltungsbereich.
• Eigenständige, vorausschauende und strukturierte Arbeitsweise.
• Verlässliche Koordination von Abteilungsaufgaben.
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office; SAP/PEP-Kenntnisse von Vorteil.
• Serviceorientierte Kommunikation über verschiedene Hierarchieebenen hinweg.
• Bedarf erkennen und Aufgaben frühzeitig nachhalten.
• Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen.

Aufgaben

• Dienstzeiten, Abwesenheiten und Dienstpläne erfassen, koordinieren und aktuell halten
• Dienstzeitmodelle und DZR mitgestalten und weiterentwickeln
• Urlaubsplanung koordinieren und Anforderungen zusammenführen
• Personaladministration und Personalcontrolling verantworten
• Kolleginnen und Kollegen beim Einstieg in der Klinik organisatorisch unterstützen
• Doktorand*innen, PJ-Studierende und Famulant*innen betreuen und unterstützen
• Lehrkoordination der Klinik unterstützen und Abläufe in Studium und Lehre sichern
• Zentrale Ansprechperson im Sekretariat der Oberärztinnen/Professoren agieren
• Chefsekretariat vertreten und Anfragen professionell bearbeiten
• Schlüssel, Postfächer, Diensttelefone und Raumbelegungen koordinieren

Kenntnisse

Berufserfahrung Sekretariat

Eigenständige Arbeitsweise

Koordination & Organisation

MS Office

SAP/PEP Kenntnisse

Tools

SAP/PEP

Jobbeschreibung

Das sind Ihre Aufgaben:

• Dienstzeiten, Abwesenheiten und Dienstpläne für den ärztlichen und medizinisch-technischen Dienst erfassen, koordinieren und zuverlässig aktuell halten
• Dienstzeitmodelle und Dienstzeitregelungen (DZR) unter Berücksichtigung sich verändernder gesetzlicher und tariflicher Vorgaben mitgestalten und weiterentwickeln
• Die Urlaubsplanung für den ärztlichen und medizinisch-technischen Dienst koordinieren und unterschiedliche Anforderungen sicher zusammenführen
• Personaladministration und Personalcontrolling verantworten – von Stellenübersichten und Stellenausschreibungen bis zu Einstellungs- und Austrittsformalitäten
• Neue Kolleg:innen organisatorisch beim Start in der Klinik begleiten – von Softwarezugängen und Zimmerzuordnung über digitale Unterschriften und Einarbeitungsunterlagen bis hin zu Thoskakarte, Schlüsseln und Telefon
• Doktorand:innen, PJ-Studierende und Famulant:innen bei Anfragen, Verträgen und organisatorischen Themen betreuen
• Die Lehrkoordination der Klinik unterstützen und damit einen wichtigen Beitrag zu reibungslosen Abläufen in Studium und Lehre leisten
• Als zentrale Ansprechperson im Sekretariat der Oberärzt:innen agieren und administrative Anliegen zuverlässig koordinieren
• Das Chefsekretariat vertreten sowie Telefon- und E-Mail-Anfragen professionell bearbeiten und daraus entstehende Aufgaben konsequent nachhalten
• Die Verantwortung für Schlüssel, Postfächer, Diensttelefone und SIM-Karten sowie Raumbelegungen der Klinik übernehmen und dabei jederzeit den Überblick behalten

Darauf kommt es uns an:

• Mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariats-, Assistenz- oder Verwaltungsbereich – idealerweise in einem anspruchsvollen, dynamischen Umfeld
• Eine eigenständige, vorausschauende und ausgesprochen strukturierte Arbeitsweise – auch wenn sich Prioritäten kurzfristig verändern
• Gutes Verständnis für administrative Prozesse, Personalorganisation und koordinative Zusammenhänge
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office; Kenntnisse in SAP/PEP sind von Vorteil
• Verbindliche, souveräne und serviceorientierte Kommunikation über unterschiedliche Berufsgruppen und Hierarchieebenen hinweg
• Ein ausgeprägtes Gespür dafür, Informationen zusammenzuführen, Aufgaben nachzuhalten und frühzeitig zu erkennen, was als Nächstes gebraucht wird
• Freude daran, Verantwortung zu übernehmen und Dinge eigenständig voranzubringen – mit Blick für Details und das große Ganze

Wir bieten noch mehr:

• Teamvielfalt mit gemeinsamer Haltung: Zusammenarbeit mit unterschiedlichsten Berufsgruppen und Charakteren – vereint durch Verantwortungsbewusstsein, Pragmatismus und ein großes Herz für den öffentlichen Auftrag des UKJ.
• Begegnung & Austausch im Alltag: Mehrere Cafeterien als soziale Treffpunkte für kurze Pausen, Austausch über Berufsgrenzen hinweg und kleine Auszeiten im Arbeitsalltag.
• Stabilität mit Sinn: Öffentlicher Arbeitgeber mit langfristiger Perspektive, klaren Strukturen und dem guten Gefühl, Teil von etwas gesellschaftlich Relevantem zu sein.
• Gesundheit & Wohlbefinden: Betriebliches Gesundheitsmanagement, Präventions- und Sportangebote sowie regelmäßige Team Events
• Die Eingruppierung erfolgt nach TV-L in der Entgeltgruppe E5 bei Erfüllung der persönlichen und tarifrechtlichen Voraussetzungen.

Kennziffer: 250/2026

Unabhängig von Herkunft, Alter, Geschlecht oder Behinderung – bei uns am Universitätsklinikum Jena sind Sie willkommen.