Mitarbeiter Sekretariat Berufungsmanagement (m/w/d)

Universitätsklinikum Jena; Jena; Vor Ort; EUR 48.000 - 72.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Mehrere Cafeterien

Öffentlicher Arbeitgeber

TV-L Entgeltstruktur

Zusammenfassung

Universitätsklinikum Jena sucht Unterstützung im Berufungsmanagement zur Gestaltung administrativer Abläufe, Koordination von Besprechungen und Vor- bzw. Nachbereitungen. Sie erstellen eigenständig Korrespondenz in Deutsch und ggf. Englisch und pflegen digitale Dokumentationssysteme.

Sie arbeiten eigenverantwortlich, diskret und lösungsorientiert in einem dynamischen universitätsmedizinischen Umfeld, mit Fokus auf Prioritäten, Abläufe und Details.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Berufsausbildung im Bürobereich bzw. Büromanagement.
• Erfahrungen in Verwaltungsprozessen vorteilhaft.
• Berufserfahrung im Sekretariat, Assistenz oder administrativer Koordination.
• Kenntnisse universitärer Strukturen sowie Hochschulmedizin von Vorteil.
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und hohe Diskretion.
• Kommunikationsstärke sowie sicheres Auftreten.
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) und digitalem Büromanagement.
• Grundkenntnisse in EGOTEC vorteilhaft.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Schrift und Sprache.
• Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise.

Aufgaben

• Unterstützung des Berufungsmanagements in administrativen Belangen sowie Organisation von Besprechungen, Sitzungen und Symposien inklusive Vor- und Nachbereitung.
• Selbstständige Erstellung und Bearbeitung von Korrespondenz und Dokumenten in Deutsch und ggf. Englisch – präzise, adressatengerecht, zuverlässig.
• Unterstützung akademischer Abläufe und organisatorischer Prozesse im Berufungsmanagement.
• Pflege digitaler Dokumentationssysteme sowie Unterstützung bei Auswertungen und Berichten.
• Mitwirkung an qualitätssichernden Prozessen im Berufungsmanagement.

Kenntnisse

Organisationsfähigkeit

Diskretion

Kommunikationsstärke

MS Office

Korrespondenz

Terminkoordination

Selbstständiges Arbeiten

Teamfähigkeit

Ausbildung

Berufsausbildung Bürokommunikation/Büromanagement

Tools

MS Office

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

EGOTEC

Jobbeschreibung

Am Universitätsklinikum Jena unterstützen Sie das Berufungsmanagement bei der organisatorischen Gestaltung von Berufungsverfahren – damit sorgen Sie dafür, dass anspruchsvolle akademische Prozesse strukturiert, professionell und zuverlässig umgesetzt werden. Sie begleiten Berufungsverfahren mit hoher Eigenverantwortung, organisatorischem Feingefühl und einem sicheren Blick für Prioritäten, Abläufe und Details. Dabei koordinieren Sie relevante Termine und Prozesse, bereiten erforderliche Unterlagen auf und unterstützen die Kommunikation mit internen sowie externen Beteiligten auf professionellem Niveau.

Freuen Sie sich auf eine vielseitige Position in einem dynamischen universitätsmedizinischen Umfeld, in der Organisationstalent, Diskretion, vorausschauendes Arbeiten und ein souveräner Umgang mit komplexen Abläufen entscheidend zum Erfolg akademischer Berufungsverfahren beitragen.

Das sind Ihre Aufgaben:

• Unterstützung des Berufungsmanagements in administrativen und organisatorischen Belangen sowie Organisation von Besprechungen, Sitzungen und Symposien einschließlich Vor- und Nachbereitung
• Selbstständige Erstellung und Bearbeitung von Korrespondenz und Dokumenten in deutscher und ggf. englischer Sprache – präzise, adressatengerecht, zuverlässig und verantwortungsbewusst
• Unterstützung akademischer Abläufe und organisatorischer Prozesse im Berufungsmanagement
• Pflege digitaler Dokumentationssysteme sowie Unterstützung bei der Erstellung von Auswertungen und Berichten
• Mitwirkung an qualitätssichernden Prozessen im Berufungsmanagement

Darauf kommt es uns an:

• Abgeschlossene Berufsausbildung, vorzugsweise auf dem Gebiet der Bürokommunikation / des Büromanagements
• Erfahrungen in Verwaltungsprozessen von Vorteil
• Berufserfahrung im Bereich Sekretariat, Assistenz oder administrativer Koordination
• Kenntnisse universitärer Strukturen sowie der Hochschulmedizin sind von Vorteil
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und hohe Diskretion
• Kommunikationsstärke sowie ein sicheres, freundliches und wertschätzendes Auftreten
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office (insbesondere Outlook, Word, Excel, PowerPoint) und digitalem Büromanagement
• Grundkenntnisse in EGOTEC von Vorteil
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Schrift und Sprache
• Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise

Wir bieten noch mehr:

• Teamvielfalt mit gemeinsamer Haltung: Zusammenarbeit mit unterschiedlichsten Berufsgruppen und Charakteren – vereint durch Verantwortungsbewusstsein, Pragmatismus und ein großes Herz für den öffentlichen Auftrag des UKJ.
• Begegnung & Austausch im Alltag: Mehrere Cafeterien als soziale Treffpunkte für kurze Pausen, Austausch über Berufsgrenzen hinweg und kleine Auszeiten im Arbeitsalltag.
• Stabilität mit Sinn: Öffentlicher Arbeitgeber mit langfristiger Perspektive, klaren Strukturen und dem guten Gefühl, Teil von etwas gesellschaftlich Relevantem zu sein.
• Gesundheit & Wohlbefinden: Betriebliches Gesundheitsmanagement, Präventions- und Sportangebote sowie regelmäßige Team Events
• Die Eingruppierung erfolgt nach TV-L in der Entgeltgruppe E8 bei Erfüllung der persönlichen und tarifrechtlichen Voraussetzungen.

* Befristet für einen Zeitraum von 2 Jahren, eine Entfristung wird angestrebt.

Unabhängig von Herkunft, Alter, Geschlecht oder Behinderung – bei uns am Universitätsklinikum Jena sind Sie willkommen.